Configuração do SharePoint Online

O MyQ se integra ao SharePoint Online para permitir que os usuários digitalizem e imprimam a partir do armazenamento em nuvem do SharePoint Online.

Uma única conexão pode oferecer suporte ao SharePoint Online em dois modos:

Modo de site único: o administrador define uma URL específica do site no destino e, opcionalmente, uma pasta raiz. O terminal não exibe uma lista de sites. Quando a navegação por pastas está habilitada, os usuários podem navegar apenas dentro desse site.

Modo de múltiplos sites: o URL do site é deixado em branco. O terminal exibe uma lista de todos os sites ou apenas dos sites seguidos; os usuários selecionam um site no terminal e, quando a navegação por pastas está habilitada, podem navegar pelas bibliotecas de documentos e pastas em todos os sites do SharePoint Online.

Para configurar uma conexão entre o MyQ X e o SharePoint Online, siga estas etapas.

1. Acesse MyQ > Configurações > Conexões.

2. Clique em Adicionar e selecione SharePoint Online.
   Na janela pop-up, adicione um Título para sua conexão e, em seguida, selecione uma das opções:

   • Criar automaticamente

   • Configurar manualmente

Criar automaticamente

Esse modo permite que o administrador faça com que o MyQ crie o Aplicativo Corporativo (Entidade de Serviço) em seu locatário e conceda a esse aplicativo permissões para acessar pastas e arquivos do SharePoint Online.

Pré-requisitos

• Para criar a entidade de serviço no locatário do cliente, são necessárias as funções de Administrador de Aplicativos ou Administrador de Aplicativos em Nuvem.

• Para conceder consentimento de administrador à entidade de serviço, é necessária a função de Administrador Global.

• Para acabar com todas as etapas da configuração automática, é necessária a função de Administrador Global.

Etapas para configurar automaticamente o aplicativo do SharePoint Online

1. O administrador faz login com sua conta de Administrador do Azure. A entidade de serviço do MyQ SharePoint Online Connector é criada no locatário.

2. O administrador concede a permissão delegada para gerenciar aplicativos do Azure.

   1. Permissões solicitadas nesta etapa: Application.ReadWrite.All (para criar o segredo do cliente) Directory.Read.All (para ler o nome de domínio padrão no locatário conectado)
      

      

3. O administrador concede ao aplicativo permissões para ler e gravar arquivos e concede o consentimento de administrador (os usuários individuais não precisam dar consentimento posteriormente)

   • Permissões solicitadas nesta etapa: Sites.ReadWrite.All
     

     

     
     

4. Assim que o processo for concluído, o conector do SharePoint Online é salvo, e os detalhes da conexão são armazenados com segurança no MyQ.

Autorização da conexão com o SharePoint Online

A conexão automática com o SharePoint Online pode ser alterada após sua criação. A opção “Autorizar novamente” estará disponível no menu de contexto ao clicar com o botão direito do mouse na conexão.

O usuário verá a mesma caixa de diálogo exibida quando a conexão foi criada. O usuário pode repetir todas as etapas para criar um novo segredo para a conexão existente com o SharePoint Online. Ou pode executar a etapa 3 — Consentimento do administrador —, caso ela não tenha sido concluída quando a conexão foi criada por qualquer motivo, por exemplo, devido a direitos insuficientes do administrador do Azure.

Além disso, a opção “Reautorizar” permite alterar o tipo de conexão criada de automática para manual e vice-versa.

Configuração manual

Espera-se que o administrador tenha configurado o aplicativo do Azure manualmente. Ele pode fornecer diretamente as credenciais ao aplicativo: ID do aplicativo (ID do cliente) e chave de segurança (chave secreta).

Na maioria dos casos, basta deixar o ID do diretório (locatário) pré-preenchido como common. Ela deve conter um ID de locatário específico se o acesso do aplicativo ao armazenamento do SharePoint Online de todos os sites estiver habilitado.

Ativando o acesso em todo o aplicativo

Quando a opção “O aplicativo tem acesso ao armazenamento do SharePoint Online de todos os sites” está ativada nas configurações de conexão, ela concede aos usuários do MyQ acesso em todo o aplicativo para ler e gravar arquivos em qualquer site selecionado do SharePoint Online. Isso é feito configurando o aplicativo no Azure para que tenha as permissões necessárias para acessar o armazenamento do SharePoint Online em todos os sites.

Para implementar essa funcionalidade, o aplicativo deve ser registrado no Azure Entra ID com as permissões adequadas para acessar o SharePoint Online. A permissão necessária é Sites.ReadWrite.All, que permite que o aplicativo leia e grave arquivos em todas as coleções de sites sem a necessidade de logins individuais de usuários. Essa permissão é concedida por meio do consentimento de um administrador no portal do Azure.

Etapas de configuração

1. Registre o MyQ como um aplicativo no Microsoft Entra ID (Azure).

2. Atribua a Sites.ReadWrite.All permissão ao aplicativo no Azure AD.

3. É necessário o consentimento do administrador para habilitar essas permissões para o aplicativo.

4. Nas configurações de conexão do MyQ, especifique o site do SharePoint Online por meio de sua URL.

5. Habilite a opção “O aplicativo tem acesso ao armazenamento do SharePoint Online de todos os sites”.

Desativando o acesso em todo o aplicativo

Se a opção estiver desativada, os usuários deverão conectar individualmente seu armazenamento do SharePoint Online por meio da interface de usuário da Web do MyQ. Eles precisam fazer login usando um connect link, o que exige que tenham uma conta da Microsoft dentro de sua organização. Ao se conectarem, um token de acesso para o SharePoint Online é armazenado no MyQ.

Para permitir que os usuários naveguem apenas pelos sites do SharePoint que seguem, desative o acesso em todo o aplicativo e use a opção “Apenas sites seguidos” ao configurar os parâmetros de armazenamento em nuvem da ação do terminal de digitalização ou impressão.

Autenticação por token do usuário

Quando o acesso em todo o aplicativo está desativado, qualquer ação realizada em arquivos dentro do site do SharePoint Online é executada na conta individual do usuário. O token de acesso do usuário é único e está sujeito às permissões específicas da conta da Microsoft desse usuário. Isso garante que as interações com arquivos sejam gerenciadas com segurança e sigam as políticas de controle de acesso da organização.

Considerações de segurança

• Ao habilitar o acesso em todo o aplicativo, é fundamental compreender as implicações de segurança decorrentes da concessão de permissões abrangentes ao aplicativo no SharePoint Online. Os administradores devem avaliar cuidadosamente a necessidade dessas permissões em relação às políticas de segurança da organização.

• A autenticação por token de usuário individual oferece um nível mais granular de controle de acesso, aplicando as permissões específicas da conta Microsoft de cada usuário às suas interações com os arquivos do SharePoint Online.