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Stampa in mobilità con Job Roaming
Per molti lavoratori, sono ormai lontani i tempi in cui lavoravano esclusivamente in un unico luogo, con le loro attività limitate a una singola stampante. MyQ si impegna a offrire soluzioni che supportino le organizzazioni e le persone che sono spesso in movimento.
Il Job Roaming in MyQ offre flessibilità quando si decide dove e come stampare i propri documenti. Se ci si sposta da una filiale all'altra, anche tra paesi o continenti, non c'è motivo per cui i propri lavori di stampa non debbano viaggiare con voi ed essere disponibili a vostro piacimento.
Che si tratti di un viaggio dell'ultimo minuto in un'altra filiale o della preferenza di preparare i documenti in un ufficio e stamparli in un altro dove si incontrano i clienti, i lavori di stampa possono essere pronti ovunque ne abbiate bisogno. Continuate a leggere per scoprire come il Job Roaming in MyQ non solo rende tutto questo possibile, ma anche facile.
Panoramica del Job Roaming
Il Job Roaming è possibile in qualsiasi configurazione MyQ che contenga più siti gestiti da un unico Central Server. I lavori di Stampa inviati in stampa da un sito possono essere recuperati e stampati da un Embedded Terminal in un altro sito.
Il lavoro di stampa viene memorizzato sul server della sede originale fino a quando l'utente non effettua l'accesso in un'altra sede, dove scarica il lavoro nella coda di Job Roaming. Grazie al fatto che i file non vengono trasferiti inutilmente tra i server, questo metodo garantisce il carico di rete più basso possibile.
È possibile selezionare quali utenti o gruppi di utenti si desidera autorizzare a utilizzare la funzione Job Roaming, se i lavori in roaming devono essere conservati in un elenco separato o aggiunti allo stesso elenco dei lavori locali e se devono essere stampati tramite il comando "Stampa tutto". È inoltre possibile gestire esattamente quali code devono essere utilizzate per i lavori in roaming.
Per fornire un semplice esempio di come funziona: un utente della filiale di Dublino sta preparando dei documenti da stampare per i clienti di Londra. Dalla filiale di Dublino, invia questi documenti per la stampa su una coda Pull Print, ma non li stampa. Il giorno successivo, una volta arrivato alla filiale di Londra, si autentica semplicemente su un Embedded Terminal, seleziona il lavoro inviato il giorno precedente e preme "Stampa" per ottenere una copia cartacea in pochi secondi.
Vantaggi del Job Roaming
Non è necessario viaggiare con i documenti
A un livello molto basilare, il Job Roaming può ridurre le risorse che devi portare con te quando ti sposti da una filiale all'altra della tua organizzazione. In alcuni casi, questa potrebbe essere la soluzione ideale perché viaggi leggero o non vuoi che i fogli si pieghino o si sgualciscano. In esempi più estremi, potresti avere centinaia di pagine da stampare che sono state preparate in un luogo ma sono necessarie in un altro. Le restrizioni sui bagagli delle compagnie aeree sono già un grattacapo a sufficienza senza dover aggiungere chili di carta all'equazione.
Un unico sistema di stampa unificato
A questo punto, vi starete chiedendo perché non salvare semplicemente i vostri documenti in un archivio cloud, accedervi dalla destinazione richiesta e premere "Stampa". Naturalmente, questa è un'opzione. Tuttavia, avere il roaming di stampa abilitato all'interno di MyQ significa che le vostre preferenze, politiche e impostazioni di stampa vengono replicate senza soluzione di continuità da un sito all'altro. Si tratta di una stampante diversa, ma tutto il resto rimane uguale.
Flessibilità tra le filiali
Se il vostro ruolo prevede frequenti spostamenti tra le sedi della vostra organizzazione, vorrete che il passaggio da una all'altra sia il più fluido possibile. Ciò include i vostri documenti, sia quelli nel cloud che quelli di cui avete bisogno in formato cartaceo. Non c'è motivo per cui i documenti che avete inviato in stampa a Dubai non debbano essere lì ad aspettarvi a New York, e utilizzando MyQ con Job Roaming, lo sono. Invia i tuoi documenti in stampa quando sono pronti e stampali quando e dove vuoi.
Maggiore sicurezza
Conservare i documenti all'interno di MyQ, anziché salvarli in un dispositivo o in una posizione di archiviazione esterna, contribuisce anche ad aumentare la sicurezza. Tutto rimane su un unico server, controllato da te fino a quando non sei pronto per la stampa. Ciò riduce la possibilità che i documenti vadano persi o vengano rubati, sia in formato cartaceo, su un dispositivo di archiviazione esterno o da una posizione online compromessa.
Casi d'uso nel settore
Se non sei ancora convinto dei vantaggi del Job Roaming, abbiamo raccolto alcuni casi d'uso specifici del settore per illustrarne la potenziale comodità.
Produzione
Fred lavora per una grande azienda manifatturiera con una sede centrale e diverse filiali, ognuna delle quali funge principalmente da fabbrica per la produzione di dispositivi elettronici. Si occupa di salute e sicurezza e una delle sue responsabilità è quella di recarsi in questi siti e supervisionare la formazione sulle nuove iniziative di sicurezza.
Dalla sede centrale, prepara un unico documento che, alla fine, deve essere stampato e distribuito a centinaia di lavoratori nelle diverse filiali quando ricevono una nuova formazione. Invece di salire su un treno o un aereo con valigette piene di questi fogli, si reca sul sito in questione con nient'altro che il suo PIN MyQ, accede a un Embedded Terminal nella filiale interessata e stampa il numero corretto di copie in base al numero di dipendenti che partecipano alla formazione di quel giorno.
Finanza
Jackie lavora per una grande società di investimento privata, con filiali in tutto il mondo. Si sposta spesso tra gli uffici per coordinarsi con i partner e i clienti di alto profilo, anche se non è sempre possibile sapere in anticipo esattamente cosa verrà discusso durante le riunioni.
Ha sempre a disposizione una serie di pacchetti informativi per diversi strumenti di investimento, in modo da avere sempre le risorse necessarie per fornire ai clienti informazioni sulle loro opzioni. Questi sono preparati per la stampa e salvati come Lavori di Stampa preferiti in MyQ. Ciò significa che, dopo una prima chiacchierata con un potenziale investitore, le bastano pochi minuti per recarsi al dispositivo di stampa più vicino e ottenere copie di tre diversi pacchetti informativi che ritiene possano essere di interesse in quella particolare riunione. La sua prossima tappa è a San Francisco, dove potrà ripetere il processo con i documenti che le sembreranno più appropriati in base a ciò che apprenderà dopo il suo arrivo.
Sanità
La dottoressa Singh esercita quasi esclusivamente in un grande complesso ospedaliero di Londra, una vecchia istituzione che si estende su diversi edifici con diverse specialità. Mentre prepara le copie cartacee della documentazione e delle opzioni terapeutiche di un paziente, scopre che questi è stato trasferito in un reparto specialistico in un altro edificio.
Sapendo che la famiglia del paziente è in visita e sperando di ricevere un aggiornamento sulle sue condizioni, si precipita al reparto specialistico, senza stampare i documenti sulla stampante dell’ufficio che usa normalmente. Fortunatamente, tutti i dispositivi del complesso sono gestiti da un Central Server MyQ, il che significa che i documenti che non ha ancora stampato sono in attesa nella sua coda privata quando accede alla stampante del reparto specialistico. In pochi minuti, può ottenere una copia cartacea delle informazioni che ha accuratamente compilato e stamparne una copia in più per la sorella del paziente da portare a casa.
Job Roaming da un'unica postazione
L'idea di utilizzare il Job Roaming senza recarsi in un'altra sede potrebbe sembrare controintuitiva e, certamente, per molte organizzazioni questa soluzione non è necessaria. Tuttavia, chi gestisce un parco stampanti ampio e diversificato potrebbe scoprire che questa soluzione semplifica e ottimizza i propri processi.
Se le vostre operazioni sono abbastanza grandi da giustificare l'utilizzo di più Print Server, potrebbe avere senso collegarli tutti a un unico Central Server e consentire agli utenti di implementare il Job Roaming per mantenere i loro lavori pronti indipendentemente dal dispositivo più vicino. Ciò significa che i lavori di stampa inviati su un piano o in un reparto che utilizza il Print Server A possono essere facilmente accessibili ed eseguiti su dispositivi che utilizzano il Print Server B, senza la necessità di inviare nuovamente i documenti.