.png)
Contabilità e monitoraggio dei costi
MyQ X offre due modalità di contabilità generale tra cui è possibile scegliere:
Gruppi contabili (AG)
Centri di costo (CC)
In entrambe le modalità di contabilità, la forma principale di monitoraggio è rappresentata dalle quote. È possibile configurarle per monitorare il numero di pagine (stampato/scansionato) e il costo del lavoro stampato/scansionato (se nel Suo ambiente si utilizzano listini prezzi).
Gruppi contabili e centri di costo
Esaminiamo le principali differenze e i vantaggi di ciascuna modalità.
Gruppi contabili
L'utente può essere È stato assegnato un solo gruppo contabile..
Tutte le spese degli utenti vengono quindi imputate a questo gruppo contabile se esiste una quota associata ad esso.
Quando è opportuno utilizzare i gruppi contabili?
Quando si desidera un metodo semplice per monitorare le operazioni di stampa, copia e scansione, per reparto, classe, ecc.
Quando i progetti saranno il metodo principale per monitorare o classificare l'utilizzo.
Quando il credito sarà il metodo di addebito principale.
Quando non è necessario combinare alcuna quota (i gruppi contabili sono la modalità predefinita e possono essere mantenuti in tali casi).
Centri di costo
Gli utenti possono disporre di più centri di costo assegnati.
Utente decide a quale centro di costo desidera imputare i costi il loro funzionamento dopo aver effettuato l'accesso all'Embedded Terminal MyQ o ai client desktop e mobili.
L'operazione viene contabilizzata solo nel centro di costo selezionato dall'utente; i centri di costo degli altri utenti non sono interessati.
Quando è opportuno utilizzare i centri di costo?
Quando è necessaria una contabilità più complessa e articolata.
Quando gli utenti devono selezionare tra più account basati su quote.
Si consiglia di selezionare la modalità durante la configurazione iniziale dell'ambiente; tuttavia, queste modalità possono essere modificate in un secondo momento qualora si riscontrasse la necessità di diverse funzionalità di contabilità.
Selezionare La Sua modalità di contabilità
Qualsiasi organizzazione
Organizzazione target | Situazione | Modalità contabile raccomandata | Vantaggi |
Ambiente di ufficio moderno con diversi livelli di utilizzo delle stampanti | Desidero avere un controllo più rigoroso relative alle spese per le risorse dell'ufficio. I non è necessario responsabilità account condivisi. |
Pagine di monitoraggio delle quote personali. | Quando si dispongono di limiti più trasparenti e rigorosi per l'utilizzo delle risorse in ufficio, è più semplice ottimizzarne l'impiego. Secondo alcuni studi, il 45% della carta stampata in un ufficio viene scartata. [4]. |
Sale fotocopie | Desidero assegnare una somma specifica di risorse e consentire al mio personale di utilizzare tale importo per periodo di tempo per la stampa su uno o più dispositivi. |
+ Costo del monitoraggio delle quote personali. | L'assegnazione di fondi per dispositivi multifunzione predefiniti nelle sale fotocopie, con impostazioni configurate per un utilizzo più economico e uniforme, contribuisce a ridurre le spese. [6]. |
Stampa per gli ospiti Spazi clienti, ospedali, co-working | Desidero consentire agli utenti registrati di eseguire lavori di stampa occasionali di piccole o medie dimensioni. |
Quote individuali per persona, senza quote di gruppo. | Reindirizzare le stampe occasionali degli ospiti ai dipendenti effettivi di un ufficio può comportare un rallentamento del ritmo di lavoro. È molto più semplice fornire l'accesso agli ospiti stessi e consentire loro di utilizzare i dispositivi di stampa e scansione in modo controllato, riducendo così il carico di lavoro del personale. |
Azienda con numerosi reparti dislocati in diverse sedi | Desidero configurare un ampia varietà di conti con diversi metodi contabili e consentire agli utenti di condividere le quote o disporre solo di conti personali con quote individuali. |
Monitoraggio delle quote personali o di gruppo relative alle pagine o ai costi. | Il tempo perso a causa dei ritardi nel tentativo di riparare una stampante bloccata comporta un costo. Configurando i dispositivi con i flussi di lavoro più richiesti e utilizzati e con uno schema di account flessibile, è probabile che si ottenga un aumento della produttività. [3]. |
Gruppi contabiliIstruzione
Organizzazione target | Situazione | Modalità contabile raccomandata | Vantaggi |
|---|---|---|---|
Istruzione primaria | Desidero una soluzione semplice che consenta agli studenti più giovani di stampare i loro lavori, mantenendo il controllo delle spese. |
+ Quota gruppo condivisa. | L'introduzione di servizi condivisi può contribuire a ridurre fino al 25% delle spese.[1]. |
Istruzione superiore | Desidero che il personale scolastico possa stampare e fotocopiare rapidamente i materiali didattici prima della lezione e regolare il consumo di carta in base al livello della classe (utilizzando la stampa fronte-retro, in bianco e nero, con pinzatura durante la stampa). |
+ Account con quote multiple. | Quando la vostra organizzazione è di grandi dimensioni, il compito di controllare le spese diventa più complesso, poiché le circostanze individuali di utilizzo possono essere molto diverse. In questo caso, alcune organizzazioni adottano un approccio Cloud-first e standardizzano l'utilizzo di altre applicazioni. Ciò consente di sfruttare i vantaggi di un ambiente flessibile, mantenendo al contempo una contabilità accurata. Sebbene molte organizzazioni del settore pubblico e privato scelgano i servizi cloud per aumentare l'agilità, la flessibilità e la scalabilità, nel tempo ottengono anche efficienze in termini di costi. Per ottenere risparmi sui costi, è necessario attuare una governance rigorosa del cloud, altrimenti si rischia di incorrere in un aumento dei costi di infrastruttura e delle applicazioni. [5]. |
Istruzione universitaria | Desidero una soluzione in cui diverse categorie di personale e studenti può:
|
| È possibile integrare diversi schemi contabili con altri servizi come la Robotic Process Automation (RPA). Se il reparto IT interno necessita di informazioni statistiche, è possibile configurare account che monitorano chi ha utilizzato quale account e aggiungere la RPA ai processi:
Ciò consente di dedicare più tempo alle attività che richiedono un maggiore impegno intellettuale. Le aziende che adottano questa iniziativa di riduzione dei costi dovranno investire meno nell'assunzione futura di personale per svolgere mansioni che l'RPA è in grado di svolgere facilmente. [2]. |
Settore pubblico
Organizzazione target | Situazione | Modalità contabile raccomandata | Vantaggi |
Stampa non autorizzata da parte di ospiti Stazioni ferroviarie, aeroporti, uffici comunali | Desidero far sapere utenti non registrati essere in grado di stampare occasionalmente e essere fatturato immediatamente. |
+ Credito con pagamento tramite buoni | È fondamentale far risparmiare tempo ai propri clienti in contesti frenetici come aeroporti o uffici comunali. Pertanto, la stampa dovrebbe essere una parte semplice dell'esperienza, non un'attività complessa. È possibile configurare chioschi di stampa per stampare lavori da utenti non registrati e fatturarli immediatamente. Il tempo è un fattore essenziale e può contribuire ad aumentare il tasso di soddisfazione complessivo della vostra organizzazione fino al 60%. [9]. |
Funzionario ministeriale nel proprio ufficio | Vorrei assegnare un numero di pagine a persona per un certo periodo di tempo e ogni persona nel sistema deve Si prega di utilizzare un unico account su tutti i dispositivi. occasioni per ridurre il tempo che intercorre tra l'avvio della stampa e il recupero del lavoro pronto dal dispositivo. |
+ Pagine di monitoraggio dell'account Quota personale | Una contabilità accurata è fondamentale nella gestione di una grande organizzazione con più reparti. L'unificazione di un portafoglio di servizi di terze parti che offrono la possibilità di monitorare e allocare le risorse per persona può contribuire a ridurre i costi e a migliorare la ricerca e la manutenzione dei dati. Il 95% delle informazioni aziendali è conservato su supporto cartaceo.[8]. |
Il ruolo di Contabilità crediti
Indipendentemente dalla modalità di contabilità utilizzata, è sempre possibile abilitare Credito per tutti gli utenti, individui selezionati, o gruppi di utentiIl credito non è legato ad alcuna modalità contabile; è una funzione indipendente.
Con il credito, ogni utente dispone del proprio saldo. Il credito può essere ricaricato manualmente dagli amministratori delegati, ma anche dagli utenti stessi utilizzando dei voucher.
Insieme al credito, gli utenti possono comunque disporre di pagine di monitoraggio delle quote attive o del costo dei loro lavori di stampa e scansione.
Contabilità Pay-for-Print
Per ulteriori informazioni, consultare contabilità dei crediti e come impostare i metodi di ricarica per la stampa, la scansione o entrambe le funzioni.
Il ruolo di Contabilità di progetto
Un altro metodo di contabilità è quello basato sui progetti. I progetti possono essere abilitati in entrambe le modalità di contabilità. Rispetto ai conti, che di solito vengono utilizzati per monitorare singoli individui, gruppi, reparti o classi, i progetti servono a classificare le operazioni di stampa, copia e scansione in base al loro scopo.
I progetti sono inoltre utili per l'elaborazione dell'acquisizione dei documenti, poiché sono inclusi nei file dei metadati di scansione e possono essere utilizzati per i flussi di lavoro automatizzati.
Note a piè di pagina:
[2] https://www.impactmybiz.com/blog/cost-saving-initiatives-for-office-managers/
[3] https://naviant.com/wp-content/uploads/2020/04/Shocking-Document-Imaging-Industry-Statistics.pdf
[4] https://environmentalpaper.org/project/paper-saving-efficiency/
[6] https://www.impactmybiz.com/blog/cost-saving-initiatives-for-office-managers/
[7] https://naviant.com/wp-content/uploads/2020/04/Shocking-Document-Imaging-Industry-Statistics.pdf
[8] https://www.impactmybiz.com/blog/cost-saving-initiatives-for-office-managers/
[9] https://scanse.io/blog/office-printing-statistics/