Scan to Me

Pour la plupart des flux de travail de numérisation, Easy Scan est la méthode recommandée. Easy Scan est configuré comme une action terminal et envoie les documents numérisés vers la messagerie électronique de l’utilisateur, le stockage dans le cloud, des serveurs FTP, etc., d’un simple clic sur le terminal embarqué.

Le flux de travail décrit sur cette page s’applique aux cas particuliers où Easy Scan n’est pas disponible – par exemple, sur des périphériques dont les options natives du panneau de numérisation ne sont pas entièrement prises en charge par MyQ.

La fonction Scan to Me permet aux utilisateurs de numériser un document à partir du panneau natif du périphérique et de l’envoyer vers leur compte MyQ à l’aide du client SMTP embarqué sur le périphérique. L’appareil envoie le document numérisé sous forme de pièce jointe à un e-mail vers le serveur SMTP de MyQ. MyQ reçoit le travail, identifie le périphérique émetteur, identifie l’utilisateur actuellement connecté à ce périphérique, puis achemine le document vers la destination configurée, qui peut être l’adresse e-mail principale de l’utilisateur ou son dossier de stockage des numérisations.

La destination est déterminée par l’adresse e-mail du destinataire utilisée sur le périphérique.

Configuration de la numérisation via le SMTP du périphérique

La configuration comprend les étapes suivantes :

1. Configurez la numérisation sur le serveur MyQ.

2. Configurez le protocole SMTP sur le périphérique d’impression.

3. Définissez les destinations pour les utilisateurs MyQ sur le serveur MyQ.

Configurer la numérisation sur le serveur MyQ

1. Accédez à MyQ > Paramètres > Numérisation et OCR, puis configurez les paramètres par défaut d’un e-mail avec numérisation. Les options suivantes sont disponibles :

   • Taille maximale de l’e-mail : si l’e-mail dépasse la taille maximale, un lien sécurisé vers le document sera envoyé.

   • Expéditeur : l’expéditeur de la numérisation. Les options disponibles sont les suivantes :

     • Utilisateur connecté

     • Expéditeur par défaut MyQ@MyQ.local

   • Objet : définit la ligne d’objet de l’e-mail. Vous pouvez insérer des valeurs de manière dynamique à l’aide de variables de substitution : %username%, %timestamp%, %originalSubject%, %originalBody% et %admin%

   • Type de message : vous pouvez envoyer le document numérisé sous forme de pièce jointe ou via un lien de téléchargement. Sélectionnez Numérisation en pièce jointe ou Numérisation via un lien sécurisé.

   • Corps du message : personnalisez le corps de l’e-mail.

2. Accédez à MyQ > Paramètres > Profils de configuration, puis ouvrez le profil correspondant au périphérique. Dans l’onglet Terminaux, assurez-vous que l’option Définir MyQ comme serveur SMTP du périphérique est activée.

Configurer le SMTP sur le périphérique d’impression

Pour activer la fonction Scan to Me sur un périphérique, vous devez d’abord activer et configurer le protocole SMTP dans l’interface Web du périphérique. Pour savoir comment accéder à l’interface Web du périphérique et localiser les paramètres concernés, consultez le manuel de l’imprimante.

Effectuez les étapes suivantes dans l’interface Web du périphérique d’impression :

• Activez le protocole SMTP.

• Saisissez l’adresse IP ou le nom d’hôte du serveur MyQ comme adresse du serveur SMTP.

• Assurez-vous que le port SMTP correspond au port SMTP configuré dans MyQ > Paramètres > Réseau > Serveur SMTP MyQ. Le port par défaut dans MyQ est le 25.

• Saisissez une adresse e-mail d’expéditeur. Cette valeur est libre.

Définissez les destinations pour les utilisateurs MyQ sur le serveur MyQ

Dans le panneau des propriétés de chaque utilisateur, renseignez les champs appropriés conformément au tableau suivant :

Fournir aux utilisateurs des destinations de numérisation

Pour permettre aux utilisateurs d’envoyer leurs numérisations vers la bonne destination MyQ à partir du panneau de numérisation natif du périphérique, fournissez-leur les adresses e-mail des destinataires appropriées :

• email@domain.local : achemine la numérisation vers l’adresse e-mail principale de l’utilisateur.

• folder@domain.local : achemine le document numérisé vers le dossier de stockage des numérisations de l’utilisateur.

Vous pouvez ajouter ces adresses au carnet d’adresses du périphérique sous forme de raccourcis afin que les utilisateurs puissent les sélectionner rapidement à partir de l’action native Numériser et envoyer.