MyQ X propose trois mécanismes de comptabilité pour le suivi, la limitation et la facturation des services d’impression, de copie et de numérisation : le crédit, les quotas et la comptabilité par projet. Ils peuvent être utilisés indépendamment ou en combinaison, et tous trois s’appuient sur des listes de prix qui définissent le coût de chaque opération effectuée sur un périphérique.
Voir Paramètres comptables.
Prérequis
Avant de configurer une méthode de comptabilité, vérifiez les points suivants :
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Analyste de travaux : la comptabilité par crédit et par quota nécessite toutes deux l’analyseur de travaux pour obtenir les métadonnées des travaux d’impression (nombre de pages, couleur, etc.). Pour l’activer, accédez à MyQ > Paramètres > Travaux.
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Devise : la comptabilité monétaire et tous les prestataires de paiement utilisent la devise définie dans l’onglet Paramètres généraux. Accédez à MyQ > Paramètres > Général et définissez la devise avant de générer des bons de recharge ou de configurer les prestataires de paiement.
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Listes de prix : la comptabilité par crédit et les quotas basés sur les coûts nécessitent qu’une liste de prix soit attribuée à chaque périphérique via son profil de configuration.
Comptabilité par crédit
Avec la comptabilité par crédit, les utilisateurs ne peuvent imprimer, copier et numériser que s’ils disposent d’un crédit suffisant sur leur compte MyQ. L’impression n’est autorisée que pour les travaux dont le coût ne dépasse pas le solde actuel. Le crédit peut être rechargé par l’administrateur (ou des utilisateurs autorisés) via l’interface Web MyQ, ou par les utilisateurs eux-mêmes à l’aide de bons de recharge, de bornes de recharge, de l’application mobile MyQ ou de prestataires de paiement tiers tels que PayPal, Stripe, GP webpay et SnapScan.
Voir Crédit.
Comptabilité des quotas
Les quotas fixent des limites à l’utilisation des services d’impression sur une période définie. Un quota peut limiter le nombre de pages imprimées, copiées ou numérisées, ou fixer une limite de coût globale basée sur les tarifs de la liste de prix. Les utilisateurs reçoivent un avertissement par e-mail lorsqu’ils approchent de leur limite, et les opérations supplémentaires peuvent être désactivées une fois la limite atteinte. Les quotas peuvent s’appliquer à des utilisateurs individuels, à des membres d’un groupe ou à des groupes de comptabilité, et peuvent être temporairement augmentés en cas de besoin.
Voir Quotas.
Comptabilité par projet
La comptabilité par projet permet aux utilisateurs d’affecter des travaux d’impression, de copie et de numérisation à des projets spécifiques, en répartissant les coûts entre les projets à des fins de facturation interne. Elle constitue également un niveau de comptabilité indépendant, parallèlement aux périphériques, aux utilisateurs et aux groupes. Les projets peuvent être créés manuellement ou importés à partir de fichiers CSV, et les travaux peuvent être affectés via l’interface Web, les Terminaux embarqués et d’autres applications clientes.
Voir Projets.
Listes de prix
Les listes de prix définissent le coût de chaque opération effectuée sur un périphérique d’impression et sont associées aux périphériques via des profils de configuration. Elles sont indispensables à toute comptabilité monétaire : crédit, quotas basés sur les coûts et répartition des coûts par projet. Des remises (ou des majorations de prix) peuvent être appliquées par utilisateur ou par groupe en plus de n’importe quelle liste de prix.