Utilisation de Document Processor

MyQ Document Processor étend les fonctionnalités d’Easy Scan grâce à des capacités avancées de traitement des documents. Cette page décrit les cas d’utilisation courants de la numérisation et fournit des recommandations pour la configuration de vos profils de numérisation.

Les administrateurs configurent ces options au niveau de chaque profil de configuration. Une fois la configuration effectuée, le traitement s’effectue automatiquement lorsque les utilisateurs numérisent des documents à l’aide de ce profil.

Référence rapide

Cas d’utilisation de la numérisation

Fractionnement d’une numérisation en documents distincts

Lorsque les utilisateurs numérisent une pile de pages, Document Processor peut automatiquement diviser le résultat en fichiers distincts. Cela permet d’obtenir un fichier par document au lieu d’un seul fichier volumineux qu’il faudrait diviser manuellement.

Division par nombre de pages

Idéal pour : les lots dans lesquels chaque document comporte le même nombre de pages, comme une pile de contrats de quatre pages.

Fonctionnement : configurez un intervalle de pages dans le profil de configuration. Par exemple, un intervalle de quatre pages crée un document distinct toutes les quatre pages numérisées.

Division par code-barres ou code QR

Idéal pour : les lots mixtes contenant des documents de longueurs différentes, tels que des factures, des formulaires RH ou du courrier entrant. Un code-barres identifie le début d’un nouveau document ; les utilisateurs n’ont donc pas besoin de compter les pages ni de numériser chaque document séparément.

Vous pouvez utiliser la division par code-barres de deux manières.

Option 1 : code-barres sur une page de séparation

1. Placez une feuille de séparation à code-barres avant chaque document de la pile.

2. Numérisez la pile entière.

3. Document Processor crée un nouveau fichier de sortie dès qu’il détecte un code-barres répondant aux critères configurés.

4. Selon la configuration du profil de configuration, la page de séparation est soit incluse, soit exclue du fichier de sortie.

Option 2 : code-barres sur la première page

1. Assurez-vous que la première page de chaque document comporte un code-barres, ou apposez-y une étiquette à code-barres.

2. Numérisez la pile entière.

3. Document Processor crée un nouveau fichier de sortie chaque fois qu’il détecte un code-barres répondant aux critères configurés.

Les codes-barres maculés, trop petits, endommagés ou mal imprimés risquent de ne pas être détectés. Si un code-barres n’est pas détecté, les pages concernées risquent d’être rattachées au document précédent ou regroupées de manière incorrecte.

Regroupement de documents par code-barres

Idéal pour : les pages ou parties de documents liées qui comportent le même code-barres et doivent être livrées sous la forme d’un seul fichier. Par exemple, plusieurs parties d’une commande peuvent toutes contenir le même code-barres de commande.

Fonctionnement : activez le fractionnement par code-barres et l’option de regroupement (ajout) dans le profil de numérisation. Document Processor regroupe les pages portant la même valeur de code-barres en un seul fichier de sortie, au lieu de fournir chaque partie séparée par un code-barres sous forme de fichier distinct.

Exemple : trois parties de document numérisées portent le code-barres ORDER-5521. Sans regroupement, Document Processor crée trois fichiers distincts. Lorsque le regroupement est activé, Document Processor les combine en un seul fichier. Les pages sans code-barres sont regroupées avec la page précédente qui en contient un.

Ignorer les pages blanches

Idéal pour : supprimer les pages blanches indésirables, telles que le verso vierge de documents recto numérisés en mode recto-verso.

Fonctionnement : activez la suppression des pages blanches et sélectionnez un profil de papier correspondant aux documents numérisés. Document Processor détecte et supprime alors les pages blanches avant de générer le fichier de sortie.

Les profils de papier suivants sont disponibles :

• Papier standard

• Papier standard – agrafé

• Papier standard – perforé

• Papier écologique

• Papier écologique – agrafé

• Papier écologique – perforé

Sélectionnez le profil qui correspond le mieux au papier à numériser. Un profil inadapté peut entraîner la suppression de pages presque vierges, telles que celles comportant un tampon à l’encre pâle ou une seule ligne. Il peut également entraîner la conservation de pages présentant des marques d’arrière-plan alors qu’elles devraient être supprimées.

Si des pages vierges sont régulièrement détectées à tort, vérifiez le profil de papier sélectionné.

Formats de sortie OCR

Lorsque Document Processor traite une numérisation avec l’OCR, le format de sortie sélectionné détermine la manière dont le contenu reconnu est restitué. Chaque format répond à un objectif différent.

PDF consultable (PDF/A)

Utilisez-le pour : conserver l’aspect du document numérisé tout en le rendant consultable et adapté à l’archivage à long terme.

Fonctionnement : l’image de la page numérisée est conservée et une couche de texte invisible est ajoutée. Les utilisateurs peuvent rechercher, copier et indexer le texte reconnu sans remplacer l’image de la page par du contenu reconstitué.

Choisissez le format PDF/A lorsque : la fidélité visuelle, la possibilité de recherche ou le stockage à long terme sont plus importants que la modification du document. Il s’agit du format recommandé pour la plupart des profils de numérisation.

Texte brut (TXT)

Utilisez-le pour : extraire du texte sans mise en forme ni mise en page.

Fonctionnement : la mise en forme, la mise en page et les images sont supprimées. Le fichier de sortie ne contient que le texte reconnu.

Optez pour le format TXT lorsque : seul le contenu textuel est requis, par exemple pour transmettre le texte reconnu à un autre système. Le format TXT produit le fichier de sortie le plus simple.

Document Word (DOCX)

Utilisez-le pour : transformer un document numérisé en contenu modifiable.

Fonctionnement : Document Processor reconstitue le texte, les images et la mise en page reconnus dans un document Word. Des différences au niveau de l’espacement, des sauts de ligne, de la mise en forme ou du positionnement sont normales.

Choisissez le format DOCX lorsque : les utilisateurs ont besoin de modifier ou de réutiliser le contenu de documents tels que des lettres, des rapports ou des contrats.

Feuille de calcul Excel (XLSX)

À utiliser pour : les numérisations contenant des tableaux, des formulaires ou tout autre contenu organisé en lignes et en colonnes.

Fonctionnement : Document Processor reconstitue le contenu reconnu et la structure tabulaire dans une feuille de calcul.

Choisissez le format XLSX lorsque : les utilisateurs ont besoin de travailler avec du contenu tabulaire numérisé sous forme de données. Pour un contenu essentiellement narratif, tel que des lettres ou des contrats, utilisez plutôt le format DOCX.

Présentation PowerPoint (PPTX)

À utiliser pour : les contenus numérisés provenant à l’origine de diapositives de présentation ou devant être modifiés sous forme de présentation.

Fonctionnement : Document Processor reconstitue le texte, les images et la mise en page reconnus sur les diapositives de présentation.

Choisissez le format PPTX lorsque : les utilisateurs doivent continuer à modifier le contenu numérisé sous forme de diaporama.

Bonnes pratiques pour les profils OCR

Utilisez les langues du serveur d’impression comme point de départ

Lors de la configuration d’un profil OCR de Document Processor, utilisez la langue Générale et les Langues supplémentaires configurées sur le MyQ Print Server comme référence. Celles-ci indiquent les langues couramment utilisées par votre organisation.

Vérifiez les langues configurées dans MyQ > Paramètres > Général > Langues supplémentaires, puis sélectionnez uniquement celles que vous prévoyez de retrouver dans les documents traités par ce profil.

Utilisez le moins de langues possible

La précision de l’OCR est optimale lorsque le profil ne comprend que les langues présentes dans les documents numérisés.

Le moteur OCR compare les caractères et les mots reconnus à chaque modèle linguistique sélectionné. La sélection de langues superflues peut réduire la précision de la reconnaissance et allonger le temps de traitement.

Lors de la configuration d’un profil de configuration :

• Ne sélectionnez qu’une seule langue lorsque les documents sont systématiquement rédigés dans cette langue.

• N’activez pas de langues supplémentaires « au cas où ».

• N’activez plusieurs langues que lorsque les documents traités par le profil en contiennent réellement.

• Envisagez de créer des profils distincts pour les documents rédigés dans différentes langues.

Utilisez le format PDF/A par défaut

Pour la plupart des besoins de numérisation, le format PDF consultable (PDF/A) est le format par défaut approprié. Il conserve l’image de la page numérisée tout en y ajoutant une couche de texte consultable.

Les formats DOCX, XLSX et PPTX reconstituent le contenu reconnu dans un format modifiable. Leur mise en page peut différer de celle du document numérisé et nécessiter un formatage supplémentaire. Le format TXT ne conserve que le texte reconnu.

N’utilisez un format modifiable que lorsque les utilisateurs ont besoin de modifier ou de réutiliser le contenu reconnu.