Contabilização baseada em grupos

Se você utilizar grupos de usuários ao configurar as definições de contabilidade em sua organização, o gerenciamento de usuários e custos se tornará muito mais fácil. Isso porque a atribuição de associações a grupos pode ser automatizada durante a sincronização de usuários; assim, a atribuição de limites de cota predefinidos aos seus usuários também pode ser automatizada.

Isso evitará situações em que um novo usuário seja adicionado ao MyQ a partir, por exemplo, do seu Active Directory, e ninguém perceba. Isso poderia significar que os usuários não fizessem parte de nenhuma unidade de contabilidade por semanas ou meses e, portanto, seus gastos não fossem incluídos no relatório mensal de uso do departamento.

Grupos de Contabilidade

Um grupo de contabilidade é uma unidade de usuários que deve ter os mesmos níveis de impressão e digitalização disponíveis. Normalmente, esses grupos são baseados nos departamentos de uma organização, mas podem ser baseados em qualquer característica relevante considerada adequada para controlar o uso de recursos em sua organização.

Ao utilizar o método de contabilidade “Grupos de contabilidade”, cada usuário pertence a exatamente um grupo de contabilidade ao qual você pode atribuir uma regra de cota com um volume permitido de impressão ou digitalização. Todos os usuários desse grupo de contabilidade compartilham então esse saldo de cota, e as ações de cada um durante um período definido irão reduzir essa cota compartilhada até que ela seja reiniciada (e recomece do zero).

As operações de cada usuário são automaticamente contabilizadas em seu grupo de contabilidade, e a cota desse grupo é reduzida, a menos que o usuário também tenha uma cota individual que seja utilizada primeiro.

Configuração baseada em grupos de contabilidade

Se os grupos de contabilidade forem seu método preferido para monitorar o uso, recomenda-se a seguinte configuração.

Criar grupos específicos do MyQ (opcional)

Se sua estrutura organizacional existente não atender às suas necessidades de contabilidade, você pode criar grupos internos adicionais que serão usados apenas no MyQ para diversas atribuições. A qualquer momento, você pode optar por sincronizar alguns grupos de usuários com esses grupos internos, o que permite combinar vários grupos em um único.

Criar fontes de sincronização de usuários

Primeiro, é necessário que seus grupos apareçam no MyQ. Configure as fontes de seus usuários de acordo com nossos manuais.

Durante essa configuração, você tem um certo grau de flexibilidade. Em uma fonte de sincronização, geralmente é possível definir:

• Grupos organizacionais em sua árvore a partir dos quais você deseja sincronizar (no LDAP, podem ser DNs de base em sua árvore; no Entra ID, apenas grupos de usuários do Entra ID podem ser selecionados).

• Filtros de atributos (no LDAP, você pode filtrar usuários e importar apenas aqueles que possuam o valor definido por você em um atributo, selecionando efetivamente apenas os usuários que deseja importar nessa fonte).

Exemplo: Combinar todos os professores em um único grupo

Imagine que você administra uma escola e, na sua estrutura organizacional no Active Directory, seus professores estão divididos por turma. Mas você não precisa desse nível de granularidade para o MyQ.

1. Crie um grupo interno chamado Professores no MyQ.

2. Adicione uma fonte de sincronização LDAP do Active Directory.

3. Selecione os grupos organizacionais nos quais seus professores estão:

   1. Seja por meio de DNs de base

   2. Ou filtrando, por exemplo: OU=teachers.

4. Importe todos esses professores para o grupo “Professores”.

Agora, você pode criar uma regra de cota para todos os professores, independentemente da turma em que estejam.

Para isso, crie várias fontes de sincronização; em cada uma delas, use filtros (fontes LDAP) ou selecione os grupos organizacionais que deseja combinar em um único grupo interno.

Centros de custo

Com a contabilidade por centro de custo, cada usuário pode ter acesso a vários centros de custo. Cada um deles também pode ter uma regra de cota associada, e essas regras podem variar entre os centros de custo.

Dessa forma, um usuário pode acessar várias contas de cota diferentes. É solicitado que ele especifique qual de seus centros de custo deseja usar para imprimir, copiar e digitalizar antes de iniciar a ação em um dispositivo.