Auto-registro do usuário

O gerenciamento simplificado de usuários é uma espécie de “Santo Graal” quando se trata de criar e manter sistemas de TI complexos. Idealmente, qualquer número de usuários deve estar bem organizado em grupos relevantes, com configurações de políticas e direitos que lhes permitam trabalhar com eficiência. Além disso, a incorporação de novos usuários ao sistema deve ser descomplicada e adaptável às circunstâncias relevantes.

O MyQ ajuda oferecendo uma variedade de soluções de gerenciamento de usuários, desde configurações complexas de políticas e direitos até maneiras simples e de baixo esforço para adicionar novos usuários ao seu ambiente de impressão. Para organizações menores, a adição manual de novos usuários pode não representar um fardo significativo; empresas maiores, por sua vez, costumam contar com a sincronização de usuários a partir de uma fonte externa, como o Entra ID. No entanto, em muitos cenários, dar aos usuários a possibilidade de se cadastrarem por conta própria (com as restrições necessárias) pode representar uma enorme economia de tempo.

Os administradores podem configurar o sistema MyQ para permitir o cadastro automático de novos usuários de diversas maneiras. Esses usuários podem ser automaticamente adicionados a grupos específicos para garantir que tenham as permissões adequadas e recebam um e-mail configurável com todas as informações necessárias sobre sua nova conta.

Continue lendo para conhecer os métodos disponíveis para o auto-registro de usuários, como configurá-los e considerações adicionais que podem ser necessárias, dependendo das circunstâncias da sua organização.

Métodos de auto-registro

Os métodos permitidos para o auto-registro podem ser configurados em “Configurações”, “Usuários”. Quatro métodos estão disponíveis e podem ser usados em combinação:

• Cadastro na interface de usuário da Web — permite que os usuários criem uma nova conta a partir da tela de login do MyQ.

• Registro ao receber um trabalho via protocolos LPR/IPPS/RAW — depois que um usuário não registrado envia um trabalho de seu computador usando um desses protocolos, o MyQ detecta seu nome de acordo com o método de detecção de usuários definido no momento e cria uma nova conta.

• Registro ao receber um trabalho por e-mail — se o envio de trabalhos por e-mail estiver habilitado, novos usuários que enviem um trabalho dessa forma podem ser registrados com o endereço de e-mail do qual o trabalho foi enviado.

• Registro ao receber metadados de trabalhos locais — esse método permite que o MyQ Desktop Client detecte trabalhos enviados por meio do monitoramento de impressão local e crie novas contas de usuário de acordo com isso; no entanto, ele foi descontinuado na versão 10.2 do Desktop Client.

Qualquer um desses métodos pode ser configurado para adicionar novos usuários a um grupo específico, e você pode optar por registrar novos usuários de um método em um grupo diferente daquele selecionado para os outros métodos. Além disso, é possível editar o e-mail automático enviado aos usuários recém-registrados; por padrão, esse e-mail contém o nome de usuário, o PIN e o prazo de validade do PIN do novo usuário.

Além disso, em “Configurações”, “Autenticação de Usuário”, é possível configurar um quinto método. Esse método envolve o cadastro de um novo usuário quando um cartão de identificação desconhecido é passado no leitor. Os administradores podem escolher entre três fluxos de trabalho caso um cartão de identificação desconhecido seja passado:

• A autenticação falha.

• Se um usuário existente passar um cartão de identificação novo ou desconhecido, ele poderá inserir as credenciais de sua conta existente e registrar o cartão nessa conta (essa opção é compatível apenas com a versão dos Terminais Embutidos10.2+).

• Um novo usuário é criado com base nas credenciais do cartão e pode ser adicionado automaticamente ao grupo de usuários especificado por um administrador nas configurações de Autenticação de Usuário.

Analisaremos cada um desses métodos com mais detalhes, levando em conta as possíveis limitações de cada um e as melhores práticas.

Registro na Interface Web

Em muitos casos, esse é o método mais simples para permitir o auto-registro de novos usuários. Os usuários simplesmente clicam em “Nova conta” na tela de login da interface de usuário da Web, inserem seu nome completo e e-mail e, em seguida, recebem um e-mail contendo seu PIN (eles também podem optar por visualizar o PIN imediatamente na janela pop-up que aparece após o registro).

A principal vantagem desse fluxo de trabalho de cadastro é que praticamente qualquer pessoa que use a internet regularmente estará perfeitamente familiarizada com ele. Além disso, após se cadastrarem dessa forma, os novos usuários que acessarem a interface do usuário na web verão imediatamente a opção de editar seu perfil de usuário na guia “Página inicial”. Lá, eles podem alterar seu nome completo, e-mail e idioma padrão, definir uma senha para sua conta e optar por gerar um novo PIN.

No entanto, é importante ter em mente que provavelmente apenas alguns usuários encontrarão ou utilizarão esse método de cadastro. Eles precisarão saber como acessar a tela de login da Interface de Usuário da Web para localizá-lo e, mesmo assim, é improvável que o utilizem sem a orientação de seu gerente imediato ou do administrador do escritório.

Registro por meio do envio de tarefa via protocolo LPR/IPPS/RAW

Com essa opção selecionada, os usuários podem se registrar enviando um trabalho de impressão de seus computadores por meio dos protocolos LPR, IPPS ou RAW.

Embora essa opção possa ser útil para permitir que novos usuários imprimam diretamente em dispositivos da rede, ela não é recomendada como método padrão de cadastro de usuários. Embora uma nova conta seja criada, como nenhum e-mail é fornecido, o usuário recém-criado não poderá receber seus dados de login.

Em casos pontuais, um administrador poderia localizar as credenciais desse usuário no MyQ e repassar as informações; no entanto, isso requer muita intervenção manual e, portanto, é impraticável.

Registro por meio do envio de tarefa por e-mail

Essa opção requer uma conta no MyQ já configurada para receber trabalhos por e-mail; os administradores definem essas configurações em “Configurações”, “Trabalhos”, na Interface Web do Usuário. Uma vez configurado, já deve existir um endereço de e-mail e um procedimento definidos para o envio de trabalhos ao MyQ, que sejam claramente comunicados aos usuários da sua organização.

Uma vez estabelecido o procedimento de envio de trabalhos por e-mail, novos usuários podem enviar trabalhos por e-mail como forma de auto-registro. O nome da conta recém-criada é o endereço de e-mail de onde a mensagem foi enviada, e o usuário receberá um e-mail com os detalhes da conta.

Em organizações onde o envio de trabalhos por e-mail é prática comum, esse método pode ser valorizado por sua simplicidade; perguntar a um colega como ele costuma imprimir pode resultar, de forma rápida e fácil, em um novo registro eficaz. Por outro lado, se seus usuários não enviam regularmente trabalhos para impressão por e-mail, esse método pode parecer contraintuitivo e permanecer praticamente sem uso.

Registro ao passar um cartão de identificação desconhecido

Diferentemente das outras opções listadas aqui, o registro de novos usuários ao passar um cartão de identificação desconhecido é configurado nas definições de Autenticação de Usuário da Interface de Usuário da Web. Na seção “Comportamento de cartão de identificação desconhecido”, os administradores podem selecionar “Registrar um novo usuário” e, opcionalmente, selecionar um grupo ao qual esses novos usuários possam ser adicionados.

Isso significa que, se um cartão de identificação reconhecido pelo seu sistema MyQ for passado em um leitor de cartões e não estiver vinculado a uma conta existente, uma nova conta será criada. Essa conta é inicialmente criada com o nome anonymX (anonym1, anonym2, etc.) e o usuário é automaticamente conectado ao terminal. Lá, o usuário pode editar a conta usando a ação incorporada “Editar conta”. Se a opção “Habilitar edição do perfil do usuário” estiver ativada na guia “Configurações de usuários”, ele poderá alterar seu nome completo, e-mail e idioma padrão; caso contrário, só poderá alterar o idioma padrão.

Esse método funciona bem em situações em que as organizações possuem procedimentos robustos para cartões de identificação e pode frequentemente resultar na criação de novas contas para usuários que não estavam necessariamente cientes de que precisavam de uma. No entanto, esse método não inclui um e-mail automático informando ao usuário que uma conta foi criada. Por esse motivo, é fundamental orientar os usuários sobre esse método de registro, assim como solicitar que novos usuários editem os detalhes de suas contas.

Problemas comuns com o auto-registro de usuários

Se os usuários se auto-registrarem com frequência em sua conta MyQ, é uma boa ideia acompanhar esse comportamento para garantir que não surjam complicações como resultado. Problemas que podem ser causados pelo auto-registro frequente incluem:

• Usuários registrados que não sabem que possuem uma conta ativa e podem tentar criar outra.

• Usuários registrados com informações básicas incompletas ou incorretas.

• Várias contas criadas por um mesmo usuário por meio de diferentes métodos de cadastro.

• Usuários existentes que criam novas contas acidentalmente (por exemplo, após enviar um trabalho por e-mail a partir de um endereço desconhecido).

Para identificar e corrigir erros desse tipo, recomendamos revisar regularmente seus usuários na guia “Usuários” da interface de usuário da web. Para grandes organizações, a edição e a classificação das colunas disponíveis podem ajudar a identificar contas de usuário com problemas, como informações de usuário ausentes. Os detalhes do usuário podem ser editados manualmente aqui, mas, mais importante ainda, essas informações podem ajudar você a entender como o auto-registro pode estar sendo usado indevidamente.

Com uma compreensão dos erros que podem estar ocorrendo durante o auto-registro, as organizações podem orientar seus membros para ajudá-los a criar e gerenciar contas de maneira adequada no futuro. Além disso, erros passados podem servir de base para a tomada de decisões futuras ao escolher como gerenciar o registro de usuários em sua configuração do MyQ.