Na impressão direta padrão, um documento enviado para uma impressora é liberado imediatamente. Ele sai do seu computador e, em segundos ou minutos, já está pronto, na impressora. A principal vantagem da impressão direta também pode ser vista como sua maior desvantagem.
Isso é especialmente verdadeiro em ambientes movimentados, onde há constantemente pessoas se aproximando das impressoras, passando cartões e imprimindo.
Se você já esteve em um escritório assim, provavelmente sabe que não é nada legal quando você imprime seu documento por impressão direta e, antes mesmo de se levantar para pegá-lo, alguém já está lá, imprimindo seus próprios papéis e indo embora, folheando a impressão dele – e a sua!
Bastam alguns incidentes desse tipo para você começar a se perguntar se isso pode ser feito de maneira melhor. Felizmente, sim. Opções mais seguras e atraentes ficam disponíveis quando você usa a impressão “Pull” do MyQ X.
Hold Print
Com a função “Hold Print”, o trabalho de impressão não é liberado imediatamente; em vez disso, ele é armazenado e impresso somente depois que o proprietário do trabalho se autentica no dispositivo de impressão, evitando que documentos sem supervisão fiquem espalhados pelo escritório.
Pull Print
Com a função “Pull Print”, a tarefa pode ser liberada não apenas no dispositivo para o qual foi enviada, mas em qualquer dispositivo compatível do seu sistema de impressão.
Benefícios da Pull Print para administradores
Documentos confidenciais protegidos
Elimine o incômodo causado por pilhas de impressões nas impressoras do escritório. Os trabalhos em espera podem ser liberados pelos usuários somente quando estiverem prontos para retirá-los. É simples assim.
Para um número cada vez maior de empresas que estão revisando suas políticas de segurança e promovendo um comportamento responsável em relação à impressão, isso é imprescindível.
Gerenciamento simples da fila de impressão
Quando você precisa de apenas uma fila para permitir a impressão para todos na sua organização, imprimir de forma eficaz e segura não poderia ser mais simples.
Controle de desperdício
Uma maneira eficaz de reduzir o desperdício em sua organização é diminuir as impressões desnecessárias ou acidentais.
Os usuários podem ajustar as opções de liberação dos trabalhos em espera nas filas do Pull Print diretamente na tela do dispositivo e também visualizar seus documentos, o que leva a uma redução nos erros.
Impressão flexível em qualquer lugar e a qualquer hora
Você provavelmente percebe como isso é útil, por exemplo, quando uma impressora está fora de serviço e os usuários podem simplesmente imprimir em outra.
O Pull Print permite que seus usuários escolham quando e onde imprimir seus documentos. Pode ser a impressora mais próxima deles, mas também pode ser qualquer impressora que tenham permissão para usar na sua organização.
Você provavelmente já percebeu como isso é útil quando, por exemplo, uma impressora apresenta defeito e os usuários podem simplesmente imprimir em outra.
Benefícios do Pull Print para os usuários
Documentos confidenciais protegidos
Não se preocupe com a possibilidade de sua impressão se misturar com os documentos de outra pessoa.
Reduza o risco de seu documento ser visto ou até mesmo levado por outra pessoa.
Imprima em uma impressora do sistema
Pode ser assim tão fácil. A fila de impressão Pull Print requer apenas uma impressora do sistema instalada no seu computador, independentemente do número de impressoras para as quais você possa liberar o trabalho.
Altere as opções de impressão a qualquer momento
Também é fácil mudar um trabalho colorido para preto e branco, configurar a impressão em uma face e furar ou grampear os papéis, se necessário — mesmo depois de enviar o documento do seu computador.
Basta fazer isso no terminal integrado do dispositivo, na tela “Meus trabalhos”.
Impressão flexível em qualquer lugar e a qualquer hora
Você não precisa voltar à sua mesa se esquecer de imprimir um dos muitos formulários que está levando agora para o departamento de contabilidade. Basta enviá-los com antecedência e liberá-los a qualquer hora e em qualquer lugar.
E se você não os tiver enviado para o MyQ? Você pode fazer isso, por exemplo, pelo seu celular com o MyQ X Mobile Client.
E se você precisar imprimir algo com urgência, mas a impressora do seu departamento acabou de quebrar e não quer funcionar? Basta usar outra impressora para imprimir o que você precisa.
Saiba sempre o que você está imprimindo
Ver exatamente o que você está imprimindo ajuda a organizar seus documentos corretamente e liberar apenas o que você precisa no momento.
A opção de visualizar seu documento na tela do terminal integrado é inestimável.
Variedade de métodos de autenticação
Dependendo da configuração feita pelo administrador, os usuários do MyQ podem se autenticar em multifuncionais por meio de vários métodos, que atendem até mesmo aos ambientes mais exigentes, como instituições de saúde, órgãos governamentais, bancos, indústrias de manufatura ou… praticamente todos os setores, já que nenhuma organização deixaria de se beneficiar da impressão segura.
Métodos padrão de autenticação
Com um método simples (PIN, cartão de identificação ou nome de usuário e senha) ou com autenticação de dois fatores (cartão de identificação + PIN ou cartão de identificação + senha). Além disso, códigos QR podem ser usados para autenticação em dispositivos multifuncionais, aumentando a segurança do seu ambiente com verificação biométrica opcional.
Leia mais em “Usando a autenticação de dois fatores”.
Os códigos PIN podem ser gerados aleatoriamente quando os usuários são importados (e são enviados automaticamente por e-mail). PINs triviais (1111, 22222, etc.) são excluídos do processo de geração automática de PINs por motivos de segurança. Também é possível definir um comprimento mínimo obrigatório para o PIN.
O código PIN também pode ser adicionado como uma fonte extra de sincronização com um arquivo CSV ou criado manualmente no caso de estruturas pequenas. O MyQ oferece a opção de permitir que os usuários alterem seus próprios códigos PIN ou que o administrador force todos os usuários a alterá-los.
As senhas podem ser configuradas pelos usuários finais, e sua segurança é reforçada por políticas de complexidade de senha.
Autenticação por cartão de identificação
Mais de 60 tecnologias de cartões de identificação para identificação de usuários e, com fácil personalização, permite conectar praticamente todos os leitores disponíveis no mercado.
Registro de novos usuários
Normalmente, apenas usuários registrados podem acessar o sistema MyQ. No entanto, é possível habilitar o registro automático e, assim, fornecer acesso ao MyQ a todos os usuários. Os usuários podem ser registrados automaticamente no sistema MyQ das seguintes maneiras:
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Eles podem se registrar por conta própria na interface web do MyQ ou em um terminal integrado.
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Eles podem ser registrados automaticamente após enviar um trabalho para o MyQ a partir de seus computadores ou como anexo de e-mail.
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Eles podem se registrar passando um novo cartão de identificação.
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Eles podem se registrar enviando um trabalho para o MyQ a partir de sua estação de trabalho.
Cada uma dessas opções permite que os novos usuários sejam adicionados automaticamente a grupos específicos, para os quais o administrador pode definir regras apropriadas (direitos, políticas, cotas, listas de preços etc.). Mais informações sobre isso em (v1) Gerenciamento de usuários baseado em grupos.
Impressão por solicitação em dispositivos legados sem terminais embutidos
Você e seus usuários ainda podem se beneficiar do uso da Impressão Pull Segura (Impressão em espera) em dispositivos legados que não podem utilizar o Terminal Incorporado. Basta equipar o dispositivo com um código QR impresso e usar o MyQ X Mobile Client para autenticação e liberação de seus trabalhos.