O MyQ X oferece dois modos gerais de contabilidade à sua escolha:
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Grupos contábeis (AG)
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Centros de custo (CC)
Em ambos os modos de contabilidade, a principal forma de monitoramento são as cotas. Elas podem ser configuradas para monitorar o número de páginas (impressas/digitalizadas) e o custo dos trabalhos impressos/digitalizados (caso sejam utilizadas listas de preços em seu ambiente).
Grupos de contabilidade x Centros de custo
Vamos dar uma olhada nas principais diferenças e vantagens de cada modo.
Grupos de contabilidade
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Cada usuário pode ser atribuído a apenas um grupo de contabilidade.
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Todos os gastos do usuário são então contabilizados nesse grupo de contabilidade, caso haja uma cota associada a ele.
Quando usar grupos contábeis?
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Quando se deseja um método simples de monitoramento de impressão, cópia e digitalização, por departamento, classe etc.
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Quando os projetos forem o principal método de monitoramento ou categorização do uso.
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Quando o crédito for o principal método de cobrança.
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Quando não for necessário combinar cotas (os grupos contábeis são o modo padrão e podem ser mantidos nesses casos).
Centros de custo
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Os usuários podem ter vários centros de custo atribuídos.
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O usuário escolhe em qual centro de custo deseja contabilizar sua operação após fazer login no Terminal MyQ Embedded ou nos clientes para desktop e dispositivos móveis.
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A operação é contabilizada apenas no centro de custo selecionado pelo usuário; os centros de custo de outros usuários não são afetados.
Quando usar centros de custo?
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Quando for necessária uma contabilidade mais complexa e em camadas.
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Quando os usuários precisam selecionar entre várias contas baseadas em cotas.
Recomenda-se selecionar o modo durante a configuração inicial do seu ambiente; no entanto, esses modos podem ser alterados posteriormente, caso você perceba a necessidade de recursos de contabilização diferentes.
Seleção do modo de contabilidade
Qualquer organização
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Organização de destino |
Situação |
Modo de contabilidade recomendado |
Benefícios |
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Ambiente de escritório moderno com diferentes níveis de uso de impressoras |
Quero ter um controle mais rigoroso sobre os gastos com recursos do escritório. Não preciso de contabilidade para contas compartilhadas. |
+ Páginas de monitoramento de cotas pessoais. |
Quando se tem limites mais transparentes e rígidos para o uso de recursos no escritório, fica mais fácil otimizar. De acordo com estudos, 45% do papel impresso em um escritório acaba no lixo [4]. |
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Salas de cópias |
Quero alocar uma quantia específica de recursos e permitir que minha equipe utilize essa quantia por período para imprimir em um ou vários dispositivos. |
+ Custo de monitoramento de cotas pessoais. |
A alocação de verbas para multifuncionais (MFPs) pré-definidas nas salas de cópias, com configurações que permitam um uso mais econômico e padronizado, ajuda a reduzir as despesas [6]. |
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Impressão para visitantes Espaços para clientes, hospitais, coworking |
Quero permitir que usuários registrados realizem trabalhos de impressão ocasionais de pequeno ou médio porte. |
+ Cotas pessoais por pessoa e sem cotas de grupo. |
Redirecionar as impressões ocasionais de visitantes para os funcionários efetivos de um escritório pode resultar em uma desaceleração do ritmo de trabalho. É muito mais fácil conceder acesso diretamente aos visitantes e permitir que eles utilizem os dispositivos de impressão e digitalização de forma controlada, o que pode diminuir a carga de trabalho da equipe. |
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Empresa com muitos departamentos em locais diferentes |
Quero configurar uma grande variedade de contas com diferentes métodos de contabilidade e permitir que os usuários compartilhem cotas ou tenham apenas contas pessoais com cotas individuais. |
+ Cotas pessoais ou de grupo, monitorando páginas ou custos. |
O tempo perdido com atrasos ao tentar consertar uma impressora emperrada custa dinheiro. Se você configurar seus dispositivos com os fluxos de trabalho mais necessários e utilizados, juntamente com um esquema de contas flexível, provavelmente observará um aumento na produtividade [3]. |
Educação
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Organização-alvo |
Situação |
Modo de contabilidade recomendado |
Benefícios |
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Ensino Fundamental |
Quero uma solução simples que permita que os alunos mais jovens imprimam seus trabalhos, mas que mantenha o controle sobre as despesas. |
+ Grupo de cotas compartilhadas. |
A implantação de serviços compartilhados pode ajudar a economizar até 25% de seus gastos[1]. |
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Ensino Superior |
Quero que os funcionários da instituição possam imprimir e copiar apostilas rapidamente antes da aula e ajustar o consumo de papel de acordo com a série da turma (usando impressão frente e verso, preto e branco e grampeamento durante a impressão). |
+ Várias contas de cota. |
Quando sua organização é grande, a tarefa de controlar as despesas se torna mais complexa, pois as circunstâncias individuais de uso podem ser muito diversas. Nesse contexto, algumas organizações adotam uma abordagem que prioriza a nuvem e padronizam o uso de outros aplicativos. Isso ajuda a aproveitar os benefícios de um ambiente flexível, mantendo, ao mesmo tempo, uma contabilidade precisa. Embora muitas organizações dos setores público e privado optem por serviços em nuvem para aumentar a agilidade, a flexibilidade e a escalabilidade, elas também obtêm eficiência de custos ao longo do tempo. Para alcançar economia de custos, é necessário implementar uma governança rigorosa da nuvem; caso contrário, corre-se o risco de ver aumentos nos custos de infraestrutura e de aplicativos [5]. |
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Ensino Universitário |
Quero uma solução na qual diferentes categorias de funcionários e alunos possam:
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É possível combinar diversos esquemas de contabilidade com outros serviços, como a Automação Robótica de Processos (RPA). Se o seu departamento interno de TI precisar de informações estatísticas, você pode configurar contas que monitorem exatamente quem utilizou qual conta e adicionar a RPA aos processos:
Isso libera mais tempo para a realização de tarefas que exigem maior reflexão. As empresas que aproveitarem essa iniciativa de redução de custos terão que investir menos na contratação futura de pessoal para realizar tarefas que a RPA pode executar facilmente [2]. |
Setor Público
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Organização-alvo |
Situação |
Modo de contabilidade recomendado |
Benefícios |
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Impressão não autorizada por visitantes Estações ferroviárias, aeroportos, repartições públicas |
Quero permitir que usuários não registrados possam imprimir ocasionalmente e sejam cobrados na hora. |
+ Crédito com pagamento por vales |
É importante economizar o tempo dos seus clientes em ambientes movimentados, como um aeroporto ou um órgão municipal. Portanto, a impressão deve ser uma parte fácil da experiência, e não algo complicado. Você pode configurar quiosques de impressão para imprimir trabalhos de usuários não cadastrados e cobrar na hora. O tempo é essencial e pode ajudar a aumentar o índice de satisfação geral da sua organização em até 60% [9]. |
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Funcionário de um ministério em seu escritório |
Gostaria de atribuir um número determinado de páginas por pessoa por um determinado período, e cada pessoa no sistema deve usar apenas uma conta em todas as ocasiões para reduzir o tempo entre o envio do trabalho para a fila de impressão e a retirada do trabalho pronto do dispositivo. |
+ Páginas de monitoramento de cotas pessoais |
Uma contabilidade precisa é vital ao gerenciar uma grande organização com vários departamentos. Unificar um portfólio de serviços de terceiros que ofereçam a oportunidade de rastrear e alocar recursos por pessoa pode ajudar a economizar custos, além de melhorar as buscas e a manutenção de dados, já que 95% das informações corporativas existem em papel[8]. |
O papel da contabilidade de crédito
Independentemente do modo de contabilidade utilizado, é sempre possível habilitar o Crédito para todos os usuários, indivíduos selecionados ou grupos de usuários. O Crédito não está vinculado a nenhum modo de contabilidade; é um recurso independente.
Com o crédito, cada usuário mantém seu próprio saldo. O crédito pode ser recarregado manualmente pelos administradores delegados, mas também pelo próprio usuário por meio de vouchers.
Em conjunto com o crédito, os usuários ainda podem ter páginas ativas de monitoramento de cotas ou do custo de seus trabalhos de impressão e digitalização.
Contabilidade de pagamento por impressão
Saiba mais sobre a contabilidade por crédito e como configurar métodos de recarga para impressão, digitalização ou ambos.
O papel da contabilidade por projeto
Outro método de contabilidade é por meio de projetos. Os projetos podem ser ativados em ambos os modos de contabilidade. Em comparação com as contas, que geralmente são usadas para monitorar indivíduos, grupos, departamentos ou turmas, os projetos têm como objetivo categorizar as operações de impressão, cópia e digitalização de acordo com sua finalidade.
Os projetos também são valiosos para o processamento de captura de documentos, pois são incluídos nos arquivos de metadados de digitalização e podem ser usados para fluxos de trabalho automatizados.
Notas de rodapé:
[2] https://www.impactmybiz.com/blog/cost-saving-initiatives-for-office-managers/
[3] https://naviant.com/wp-content/uploads/2020/04/Shocking-Document-Imaging-Industry-Statistics.pdf
[4] https://environmentalpaper.org/project/paper-saving-efficiency/
[6] https://www.impactmybiz.com/blog/cost-saving-initiatives-for-office-managers/
[7] https://naviant.com/wp-content/uploads/2020/04/Shocking-Document-Imaging-Industry-Statistics.pdf
[8] https://www.impactmybiz.com/blog/cost-saving-initiatives-for-office-managers/
[9] https://scanse.io/blog/office-printing-statistics/