Em um mundo onde as preocupações ambientais ganharam destaque, setores em todo o mundo estão reconhecendo a necessidade urgente de práticas sustentáveis.
A demanda por materiais impressos continua a prosperar, mesmo em nossa sociedade cada vez mais digitalizada. Ao mesmo tempo, a necessidade imperativa de reduzir o desperdício, minimizar a pegada de carbono e adotar alternativas sustentáveis nunca foi tão crítica.
Em suma, o setor de impressão está passando por uma transformação rumo à consciência ecológica.
Responsabilidade social
O objetivo comum é minimizar nossa pegada de carbono e o impacto ambiental geral. Isso pode ser alcançado por meio do uso de opções sustentáveis de papel, da redução de resíduos e da reciclagem sempre que possível.
Custos reduzidos
A sustentabilidade ajuda a economizar dinheiro. Embora os primeiros passos possam exigir algum investimento (tanto de tempo quanto de dinheiro), vale a pena a longo prazo. A sustentabilidade na impressão consiste em reduzir a energia e os recursos gastos na impressão – o que, obviamente, economiza dinheiro a longo prazo.
O que é impressão sustentável?
A esta altura, já deve estar claro por que a impressão ecológica é o caminho a seguir. Agora, vamos ver como começar.
Esses são os principais objetivos nos quais as organizações que desejam reduzir seu impacto ambiental devem se concentrar.
Reduzir o desperdício de papel
O consumo de papel e impressão há muito tempo está associado ao impacto ambiental, incluindo o desmatamento, o consumo de energia e a geração de resíduos.
Ao adotar práticas conscientes, podemos contribuir ativamente para economizar papel e evitar desperdício desnecessário.
Reduzindo o consumo de energia
O consumo de energia é um bom indicador. Se seus dispositivos estiverem sendo usados em excesso periodicamente, isso naturalmente leva a um alto consumo de energia.
Além disso, dispositivos sobrecarregados estão sujeitos a problemas técnicos, o que resulta na necessidade frequente de manutenção e reparos.
Reduzindo o consumo de toner
Ao adotar práticas sustentáveis de consumo de toner e gestão de resíduos, podemos contribuir significativamente para um ambiente mais limpo e saudável.
A reciclagem e o descarte adequados de cartuchos de toner usados são essenciais para evitar que eles acabem em aterros sanitários e causem danos ao meio ambiente.
Avaliação e otimização
Estabelecer uma impressão sustentável em sua organização não é uma mudança que ocorre da noite para o dia. Na realidade, trata-se de uma abordagem de longo prazo, sustentável e adaptável.
É importante revisar periodicamente as metas e os resultados e agir de forma adequada.
Como o MyQ X contribui para a impressão ecologicamente correta
A adoção de uma solução de gerenciamento de impressão é um passo positivo para alcançar metas de impressão sustentável. Essa solução pode auxiliar na fase de planejamento e apoiar o progresso rumo aos resultados desejados.
Saiba como o MyQ X pode ajudá-lo a integrar a sustentabilidade à sua impressão:
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Monitore e colete dados com facilidade.
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Implemente políticas ecológicas.
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Habilite a impressão “Hold and Pull”.
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Permita que os usuários visualizem os documentos antes de imprimi-los.
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Incentive comportamentos ecológicos por meio da contabilidade.
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Incentive os usuários com dicas em tempo real sobre suas impressões.
Monitore e colete dados com facilidade
Antes de implementar qualquer mudança em direção à impressão sustentável, é importante entender como a impressão é utilizada em sua organização.
Sem compreender seu ambiente e os hábitos dos usuários, você teria que simplesmente estimar onde sua organização causa o impacto mais significativo. Isso pode resultar em ações ineficientes, já que os usuários podem ser afetados de maneiras que os impeçam de realizar seu trabalho diário e atingir suas metas.
Os administradores podem elaborar relatórios que revelarão dados valiosos sobre os hábitos dos usuários relacionados à impressão e digitalização, indicarão as impressoras com maior volume de impressão e abordarão métricas importantes relacionadas às metas ambientais – emissões de CO₂ e consumo de energia.
Uso por usuário, impressora e muito mais
Relatórios padrão
Use-os para visualizar uma variedade de dados por grupo de usuários (que, na maioria das organizações, refletem departamentos), usuários individuais, impressoras ou, por exemplo, projetos e centros de custo.
Dessa forma, você pode comparar estatísticas em toda a sua organização e determinar onde é possível tentar reduzir a impressão.
Os usuários também têm acesso a relatórios pessoais na interface de usuário da Web, onde podem visualizar um resumo individualizado.
Cada departamento da sua organização pode ter necessidades diferentes no que diz respeito à impressão. Incluir dados por usuário individual ou departamento, mas também por projeto ou centros de custo, pode lhe dar uma ideia melhor de onde a impressão é necessária e onde ela pode ser reduzida.
Foco no Meio Ambiente
Widget de Impacto Ambiental
Na interface web do MyQ, os administradores podem ver o resumo das emissões de CO₂, do consumo de energia e a conversão para o número de árvores consumidas pela impressão em sua organização.
Relatórios ambientais
O objetivo é apresentar dados em métricas ambientais – CO₂, consumo de energia e árvores consumidas.
Essas métricas são comprovadamente fáceis de comparar e podem ajudar a identificar áreas problemáticas.
Consumo de toner
neste caso, todos os toners do dispositivo foram substituídos ao mesmo tempo pela primeira vez; por se tratar de um dispositivo novo, as datas e horários de instalação desses toners são desconhecidos.
Monitorar substituições de toner
Para monitorar de forma eficaz o uso de toner em sua organização, você pode gerar relatórios regularmente para verificar quando os toners foram substituídos.
Dessa forma, é possível identificar os dispositivos que exigem substituições de toner com maior frequência. A substituição frequente de toner pode indicar que um dispositivo é muito utilizado ou que políticas de impressão menos eficientes estão sendo aplicadas nesse dispositivo.
Implemente políticas ecológicas
Você definiu metas e agora, com os relatórios, também dispõe dos dados necessários para começar.
Primeiro, talvez seja interessante dar uma olhada nas configurações gerais e nas políticas que podem ser aplicadas a pessoas e dispositivos em seu ambiente.
Dessa forma, é possível reduzir o desperdício de papel e toner de maneira eficiente.
Com o MyQ X, você pode implementar políticas que restrinjam a impressão apenas ao modo duplex, proíbam a impressão em cores e garantam que o modo de impressão ecológico seja utilizado. É importante ressaltar que você pode definir onde essas regras se aplicam. Leia mais sobre as políticas e seu uso no MyQ aqui.
Configurações de políticas
Configurações detalhadas de políticas permitem que os administradores alcancem resultados diferentes para diferentes usuários ou dispositivos. Isso permite que você otimize os fluxos de trabalho de impressão e reaja ao perceber que recursos valiosos estão sendo desperdiçados.
No MyQ X, você pode definir dois tipos de políticas:
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As políticas de fila são aplicadas a todos os trabalhos recebidos em uma determinada fila. É possível alterar algumas delas de forma granular por meio de políticas complementares de usuário e impressora.
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As políticas de usuário permitem adaptar as opções de liberação de impressão de acordo com usuários específicos ou grupos de usuários. Além disso, você também pode definir permissões por dispositivo ou grupo de dispositivos.
Políticas de impressão úteis para aumentar a sustentabilidade
Algumas das políticas mais relevantes são:
CHANGE COLOR – determina se os usuários podem imprimir trabalhos em cores.
CHANGE DUPLEX – determina se os usuários podem imprimir em simplex (frente e verso).
CHANGE TONER SAVING – determina se os usuários poderão imprimir com ou sem o modo Eco (funcionalidade de economia de toner daquele dispositivo específico).
Lembre-se de que seus usuários sempre saberão como o trabalho será impresso, pois as opções finais de liberação exibidas no Terminal Embarcado refletirão todas as políticas aplicadas.
Facilite a impressão duplex (impressão frente e verso)
Quando se trata de reduzir o desperdício de papel, não há opção mais útil do que a impressão duplex. No entanto, é preciso ter cuidado, pois nem todas as impressões podem ser executadas em duplex.
Em toda organização, alguns materiais precisam ser impressos em uma única face porque isso é necessário para seu processamento posterior, porque têm um formato padronizado ou porque são fixados em superfícies.
O MyQ X resolve isso oferecendo configurações de política detalhadas que podem ser personalizadas por departamento, dispositivo ou indivíduo.
Exemplo: impressão duplex como padrão, com exceção de um departamento
Quando sua organização imprime documentos internos do escritório, é perfeitamente aceitável impor a impressão duplex, já que esses documentos não precisam ter um formato específico.
No entanto, a equipe da sala de correspondência precisa imprimir recibos postais em uma face.
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Crie filas de impressão diretas ou de Pull Print com as políticas definidas para “duplex na borda longa” para sua organização.
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Defina uma política de usuário para toda a sua organização para desativar a alteração do parâmetro de impressão duplex.
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Configure uma política de usuário para toda a equipe da sala de correspondência, definindo as “Configurações padrão da tarefa” como “Simplex” e, em “Permissões”, permita que eles alterem para “Duplex” quando necessário.
Habilite as funções “Retenção” e “Impressão sob demanda”
A impressão direta faz com que os documentos sejam impressos imediatamente após serem enviados por um usuário. Embora isso traga alguns benefícios, a maior desvantagem é que não há como intervir e garantir que o documento esteja configurado corretamente depois que sai do computador do usuário.
Como o MyQ X resolve esse desafio
Imprimir em filas de “Pull Print” resolve isso. Os documentos enviados para essas filas são pausados e aguardam que os usuários se autentiquem no dispositivo para liberá-los. Isso significa que os usuários podem acessar a tela “Meus trabalhos” e:
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Verificar as configurações do documento, por exemplo, se ele foi enviado em modo duplex.
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Caso contrário, eles podem alterar as opções de liberação manualmente e, somente depois disso, liberar o documento.
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Se não tiverem certeza de que este é o documento correto, podem exibir uma pré-visualização do trabalho.
Leia mais: Retenção segura e “Pull Print”
Permita que os usuários visualizem os documentos antes da impressão
Em combinação com as filas de impressão sob demanda, isso garante que apenas os documentos corretos sejam impressos.
Como o MyQ X resolve esse desafio
Existem três maneiras pelas quais os usuários podem visualizar os trabalhos de impressão com o MyQ.
Pré-visualização em terminais integrados
Esse é o momento perfeito para visualizar o documento – quando você está no dispositivo, se preparando para imprimi-lo.
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Certifique-se de que seja o arquivo correto que você deseja enviar para impressão.
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Você pode ampliar a imagem para ver exatamente o que está no documento.
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Se não for o que você esperava, basta excluir o arquivo diretamente da tela do dispositivo.
Pré-visualização na interface de usuário web do MyQ
Seus usuários podem acessar a visualização prévia de seus documentos pendentes na interface de usuário da Web do MyQ.
Isso é útil caso nem todos os terminais integrados em seu ambiente ofereçam visualização de trabalhos.
Pré-visualização no MyQ X Mobile Client
No MyQ X Mobile Client, você também pode exibir facilmente a visualização dos seus trabalhos em espera.
Seus usuários podem rapidamente pegar o celular e conferir o arquivo ali mesmo.
Melhor ainda: eles também podem imprimi-lo diretamente do aplicativo.
Isso é muito útil caso nem todos os terminais integrados em seu ambiente ofereçam suporte à visualização de trabalhos.
Incentive comportamentos ecológicos com a contabilidade
Você, como administrador, provavelmente tem uma boa visão geral da impressão em sua organização (especialmente se já tiver consultado os relatórios do MyQ mencionados acima). Agora é hora de colocar esse conhecimento em prática e otimizar seu ambiente de impressão.
Use cotas para controlar os gastos
Há um motivo pelo qual os limites de cotas são um método popular para restringir a impressão excessiva: em resumo, eles funcionam.
Se você quiser garantir que a impressão em seu ambiente não ultrapasse determinados limites, as cotas são uma excelente opção.
Tanto a impressão quanto a digitalização podem ser monitoradas e controladas com facilidade.
Como você pode monitorar as cotas?
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Os monitores de cota baseados em páginas indicam o número de páginas impressas.
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As cotas baseadas em custo monitoram o custo da impressão, que é calculado com base em listas de preços que você pode atribuir a dispositivos individuais ou grupos de dispositivos.
Quem você pode monitorar?
Com essas cotas, é possível configurar limites por usuário, por membros de um grupo (onde cada membro recebe seu próprio limite) ou cotas coletivas (compartilhadas) por grupo de contabilidade ou centro de custo.
Seus usuários poderão verificar suas cotas de impressão e digitalização nos Terminais Embarcados, no Cliente para Desktop, no Cliente Móvel e na Interface de Usuário da Web.
Incentive os usuários com dicas em tempo real para suas impressões
Você possui um ambiente de impressão complexo com o MyQ X, que apoia suas metas ambientais por meio das etapas descritas acima. Para onde seguir a partir daqui?
E se disséssemos que você pode influenciar as decisões dos seus usuários com dicas úteis em tempo real sobre como imprimir?
Como o MyQ X resolve esse desafio
Sugira alterações com notificações interativas
Um script de interação com o usuário aplicado a uma fila de impressão permite que você programe uma interação com o proprietário do trabalho e modifique o trabalho com base na resposta dele.
Exemplo: Promova a impressão responsável
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Se um trabalho tiver mais de 10 páginas, pergunte ao usuário se ele deseja imprimi-lo em duplex.
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Se um trabalho for colorido, pergunte ao usuário se ele deseja considerar a impressão em monocromático.
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Peça aos usuários que ativem o modo Eco (economia de toner).
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Você pode redirecionar o trabalho para uma fila com uma impressora que faça uso mais eficiente dos recursos e informar ao usuário para onde o trabalho foi enviado.
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Envie o trabalho para uma fila em tandem e faça com que ele seja liberado na impressora menos utilizada.
Também é possível usar scripts para aplicar diretamente opções de liberação em um trabalho com base em suas propriedades, sem a necessidade de interação do usuário. Saiba mais em nossa documentação sobre Scripts de Trabalho.