Easy Scan e fluxos de trabalho de documentos

A captura de documentos e o OCR são recursos essenciais das soluções modernas de gerenciamento de documentos. Eles permitem que você digitalize seus documentos em papel e os armazene na nuvem ou em sua rede, facilitando o acesso e o compartilhamento.

O MyQ Scan Management oferece o recurso exclusivo de perfis de digitalização. A aparência e a função dos botões de ação do terminal integrado podem ser facilmente pré-configuradas. Um perfil de digitalização é então representado por um botão “Easy Scan” no Terminal Integrado. Isso significa que, com apenas alguns cliques, seus documentos são digitalizados, processados e ficam prontos onde você precisar deles.

 Saiba mais sobre a captura de documentos

Document Capture with Easy Scan

Easy Scan on the Embedded Terminals plays a pivotal role in setting up an accessible and simple scanning workflow. It allows automation of commonly used scanning workflows from start to finish. Each button may have a different function, one or multiple and/or predefined scan parameters, and one or more destinations.

Benefits for End Users

Sem telas complicadas e confusas, diálogos aparentemente intermináveis ou campos ocultos que só aparecem depois que você clica em “Sim”. Na MyQ, fazemos parte da luta contra a má experiência do usuário.

O Easy Scan pode ser totalmente configurado por um administrador para que faça exatamente o que é necessário e nada mais.
Basta um clique e o documento digitalizado é entregue.

As telas integradas nos dispositivos de digitalização podem ser confusas, desorganizadas e frustrantes. Por esse motivo, ao implementar fluxos de trabalho simples de digitalização, é uma ótima ideia ter o maior número possível de opções predefinidas, sem a necessidade de editar configurações no último momento.

Com o MyQ, é possível anexar Livros de Códigos predefinidos e prontos para uso com vários tipos de dados — e-mails de colegas, projetos, destinos de digitalização, perfis de processamento etc. — tudo o que for necessário selecionar para indicar onde e como a digitalização será processada ou como deve ser categorizada.

Além disso, os usuários podem manter sua própria Agenda de Endereços com endereços de e-mail e números de fax, o que fornece uma lista simples e pronta para uso de destinos de digitalização.

Os usuários podem enviar documentos para sua pasta pessoal, destinos de armazenamento no trabalho ou armazenamento em nuvem pessoal, e qualquer outra pasta local ou de rede – dependendo dos tipos de destino que tenham sido habilitados pelo administrador.

Como esses locais geralmente são protegidos por senhas ou outras formas de autenticação, os usuários podem conectar seus destinos de digitalização na interface web do MyQ e deixá-los prontos para uso posterior.

Se o usuário tentar digitalizar para um destino que ainda não tenha conectado (por exemplo, seu Dropbox), o MyQ enviará um e-mail por meio do qual ele poderá conectar o armazenamento, e seu documento será entregue conforme esperado.

Benefícios para os administradores

Configuração e personalização fáceis

A configuração na interface de administração web do MyQ é simples e precisa ser realizada apenas uma vez para todos os dispositivos conectados com terminais embutidos.

Os botões de digitalização rápida podem ser configurados para impressoras específicas ou exibidos para todos, determinados departamentos ou apenas usuários selecionados. Todos verão exatamente o que precisam, e nada mais.

Além disso, o MyQ pode ser usado para limitar o acesso dos usuários às funções padrão do painel do dispositivo.

As ações do Easy Scan têm a mesma aparência e funcionam da mesma forma em todos os dispositivos equipados com terminais embutidos em sua frota. Isso reduz o tempo e o custo de treinar as pessoas em sua organização sobre como usar copiadoras e suas funções de digitalização.

No entanto, os usuários ainda veem apenas as opções compatíveis com o dispositivo específico que estão usando, o que evita qualquer confusão. Isso pode reduzir significativamente o número de tickets de TI e suporte que seus usuários podem abrir devido a uma simples falta de conhecimento.

Simplificar seus fluxos de trabalho de digitalização é ótimo, mas, no fim das contas, eles ainda precisam garantir uma segurança na qual você possa confiar.

O MyQ permite que você transfira dados com segurança e criptografados. Os dados são entregues diretamente do MyQ para o seu armazenamento. Não há etapas intermediárias nas quais suas informações possam se perder.

Na MyQ, entendemos que os dados costumam ser o ativo mais valioso de uma organização e que protegê-los deve ser o objetivo de todos.

Digitalização definitiva com o MyQ X Ultimate

Além das opções do Easy Scan já disponíveis com uma licença Enterprise, você pode fazer o upgrade para a experiência definitiva de captura de documentos.

Sua organização pode desfrutar de benefícios como:

• OCR avançado e por zona

• Leitura de códigos de barras e códigos QR

• Reconhecimento e processamento de dados de formulários

• Recursos avançados de PDF, como assinatura segura

Tudo isso graças à integração com o ScannerVision, uma solução de captura e processamento repleta de recursos que aprimoram o OCR, a automação de processos, os fluxos de trabalho e os PDFs.

Vídeo: Como digitalizar com o MyQ