Para muitos profissionais, já ficaram para trás os dias em que trabalhavam exclusivamente em um único local, com suas atividades restritas a uma única impressora. O MyQ se empenha em oferecer soluções que complementem organizações e indivíduos que estão frequentemente em movimento.
O Job Roaming no MyQ oferece flexibilidade na hora de decidir onde e como imprimir seus documentos. Se você estiver se deslocando de uma filial para outra, mesmo entre países ou continentes, não há motivo para que seus trabalhos de impressão não viajem com você e estejam disponíveis quando for conveniente.
Seja porque você fez uma viagem de última hora para outra filial ou porque prefere preparar seus documentos em um escritório e imprimi-los em outro, onde se encontra com clientes, seus trabalhos de impressão podem estar prontos para você onde quer que você precise deles. Continue lendo para descobrir como o Job Roaming no MyQ torna isso não apenas possível, mas também fácil.
Visão geral do Job Roaming
O Job Roaming é possível em qualquer configuração do MyQ que contenha vários locais administrados a partir de um servidor central. Trabalhos enviados para impressão a partir de um local podem ser recuperados e impressos em um terminal integrado em outro local.
O trabalho de impressão fica armazenado no servidor do local original até que o usuário faça login em outro local, onde ele baixa o trabalho para a fila de Job Roaming. Como os arquivos não são transferidos desnecessariamente entre servidores, esse método garante a menor carga de rede possível.
Você pode selecionar quais usuários ou grupos de usuários deseja autorizar a usar o recurso de roaming de tarefas, se as tarefas em roaming relevantes devem ser mantidas em uma lista de tarefas separada ou adicionadas à mesma lista que as tarefas locais, e se devem ser impressas pelo comando “Imprimir tudo”. Você também pode gerenciar exatamente quais filas devem ser usadas para tarefas em roaming.
Para dar um exemplo simples de como isso funciona: um usuário em sua filial de Dublin está preparando documentos para imprimir para clientes em Londres. Da filial de Dublin, ele envia esses documentos para impressão em uma fila de Pull Print, mas não os imprime. No dia seguinte, ao chegar à filial de Londres, ele simplesmente se autentica em um terminal embutido, seleciona o trabalho que enviou no dia anterior e clica em “Imprimir” para receber uma cópia impressa em segundos.
Benefícios do roaming de tarefas
Não é preciso viajar com documentos
Em um nível muito básico, o job roaming pode reduzir os recursos que você precisa transportar de uma filial da sua organização para outra. Em alguns casos, isso pode ser ideal porque você está viajando com pouca bagagem ou não quer que os papéis fiquem dobrados ou amassados. Em exemplos mais extremos, você pode ter centenas de páginas para imprimir que foram preparadas em um local, mas são necessárias em outro. As restrições de bagagem das companhias aéreas já são uma dor de cabeça suficiente, mesmo sem levar em conta os quilos de papel envolvidos.
Um sistema unificado de impressão
Você pode estar se perguntando, neste momento, por que não simplesmente salvar seus documentos em um armazenamento em nuvem, acessá-los no destino desejado e clicar em “imprimir”. É claro que essa é uma opção. No entanto, ter o roaming de impressão habilitado no MyQ significa que suas preferências, políticas e configurações de impressão são replicadas de forma integrada de um local para outro. É uma impressora diferente, mas todo o resto permanece igual.
Flexibilidade entre filiais
Se sua função envolve viagens frequentes entre os locais da sua organização, você quer que a transição entre eles seja a mais fluida possível. Isso inclui seus documentos, tanto aqueles na nuvem quanto aqueles dos quais você precisa de uma cópia impressa. Não há motivo para que os documentos que você enviou para impressão em Dubai não estejam lá, esperando por você em Nova York; e, usando o MyQ com o roaming de trabalhos, eles estarão. Envie seus documentos para impressão quando estiverem prontos e imprima-os quando e onde você estiver.
Maior segurança
Manter seus documentos no MyQ, em vez de salvá-los em um local de armazenamento externo ou dispositivo, também contribui para aumentar sua segurança. Tudo fica em um único servidor, controlado por você até que esteja pronto para imprimi-los. Isso reduz a possibilidade de documentos serem perdidos ou até mesmo roubados, seja em cópia impressa, em um dispositivo de armazenamento externo ou em um local online comprometido.
Casos de uso setoriais
Se você ainda não está convencido dos benefícios do “job roaming”, compilamos alguns casos de uso específicos do setor para ilustrar a conveniência potencial.
Manufatura
Fred trabalha para uma grande empresa de manufatura com uma sede central e várias filiais, cada uma delas atuando principalmente como fábrica, produzindo dispositivos eletrônicos. Ele supervisiona a saúde e a segurança, e uma de suas responsabilidades é viajar para essas unidades e supervisionar o treinamento de novas iniciativas de segurança.
Na sede central, ele prepara um único documento que, eventualmente, precisa ser impresso e distribuído a centenas de trabalhadores em diferentes filiais, quando eles recebem um novo treinamento. Em vez de pegar um trem ou avião carregando malas cheias desses papéis, ele se desloca até a unidade em questão levando nada além do conhecimento de seu PIN do MyQ, faz login em um Terminal Embarcado na filial correspondente e imprime o número correto de cópias com base na quantidade de funcionários que participarão do treinamento daquele dia.
Finanças
Jackie trabalha para uma grande empresa de investimentos privada, com filiais espalhadas pelo mundo. Ela costuma viajar entre escritórios para coordenar com parceiros e clientes de alto nível, embora nem sempre seja possível saber exatamente com antecedência o que será discutido durante as reuniões.
Ela mantém, a qualquer momento, diversos pacotes informativos sobre diferentes veículos de investimento preparados, de modo que sempre tenha os recursos necessários para fornecer aos clientes informações sobre suas opções. Eles estão prontos para impressão e salvos como “Trabalhos favoritos” no MyQ. Isso significa que, após uma conversa inicial com um investidor em potencial, ela leva apenas alguns minutos para ir até a impressora mais próxima e obter cópias de três pacotes informativos diferentes que ela acredita que possam ser de interesse nessa reunião específica. Sua próxima parada é em São Francisco, onde ela pode repetir o processo com os documentos que parecerem mais adequados com base no que descobrir após chegar.
Saúde
A Dra. Singh atende quase exclusivamente em um grande complexo hospitalar em Londres; trata-se de uma instituição antiga, distribuída por vários prédios com diferentes especialidades. Enquanto prepara cópias impressas da documentação e das opções de tratamento de um paciente, ela descobre que ele foi transferido para uma ala especializada em outro prédio.
Sabendo que a família do paciente está de visita e na esperança de obter notícias sobre seu estado, ela corre para a ala especializada, sem imprimir os documentos na impressora do consultório que costuma usar. Felizmente, todos os dispositivos do complexo são gerenciados por um servidor MyQ Central, o que significa que os documentos que ela ainda não imprimiu estão aguardando em sua fila privada quando ela faz login na impressora da ala especializada. Em poucos minutos, ela consegue obter uma cópia impressa das informações que compilou cuidadosamente e imprimir uma cópia extra para a irmã do paciente levar para casa.
Transferência de tarefas a partir de um único local
A ideia de usar o Job Roaming sem se deslocar para um local diferente pode parecer contraintuitiva e, certamente, para muitas organizações, não há necessidade dessa solução. No entanto, aqueles que gerenciam um parque grande e diversificado de impressoras podem descobrir que essa solução simplifica e agiliza seus processos.
Se suas operações forem grandes o suficiente para justificar a utilização de vários servidores de impressão, pode fazer sentido conectá-los todos a um único servidor central e permitir que os usuários implementem o Job Roaming para manter seus trabalhos prontos, independentemente de qual dispositivo estiver mais próximo. Isso significa que os trabalhos enviados para impressão em um andar ou departamento que opera no servidor de impressão A podem ser facilmente acessados e executados em dispositivos que operam no servidor B, sem a necessidade de reenviar documentos.