O processamento automatizado de documentos e o OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres) não estão mais restritos a grandes corporações com recursos financeiros. Empresas em todo o mundo e em diversos setores estão cada vez mais adotando essas opções que economizam tempo e dinheiro.
Quando a digitalização ainda era um termo novo e um tanto intimidante, as pessoas presumiam que as tecnologias associadas fossem complexas e caras. Como não seriam? Elas exigiam inúmeros recursos e configurações extensas.
Esses tempos já ficaram para trás. As organizações exigem acesso fácil aos dados, colaboração rápida e resultados instantâneos. Processos que antes levavam horas agora podem ser concluídos em questão de minutos. É claro que esses avanços incluem o processamento de documentos.
O que é OCR?
O reconhecimento óptico de caracteres, ou leitor óptico de caracteres, é a conversão eletrônica ou mecânica de imagens de texto digitado, manuscrito ou impresso em texto codificado por máquina, seja a partir de um documento digitalizado, de uma foto de um documento, de uma foto de cena ou de um texto de legenda sobreposto a uma imagem.
Em resumo, o OCR extrai o texto de uma imagem ou documento digitalizado e o transforma em texto que um software de computador pode processar e utilizar. Por exemplo, páginas digitalizadas de um romance podem ser convertidas em um documento PDF pesquisável.
OCR simplificado
Ao combinar o Easy Scan com um servidor de OCR, você pode criar fluxos de trabalho de captura e OCR com um único clique em um piscar de olhos.
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Não tem um servidor de OCR? Dê uma olhada no servidor de OCR que o MyQ oferece gratuitamente.
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Já tem uma solução de OCR? Basta conectá-la ao MyQ X para usá-la no processamento de documentos do Easy Scan.
Servidor de OCR do MyQ
O MyQ X oferece seu próprio servidor de OCR, que pode ser facilmente incorporado ao seu ambiente.
Execute-o, conecte-o ao seu servidor de impressão MyQ e deixe que ele realize o OCR para você.
Ele utiliza o poderoso mecanismo Tesseract, que suporta mais de 60 idiomas e pode gerar arquivos PDF pesquisáveis e arquivos de texto.
Hospedado localmente e seguro
O Servidor OCR do MyQ realiza todo o processamento localmente, o que significa que nenhum documento sai das instalações da sua organização.
Quanto menos etapas houver entre o original e sua cópia digital, maior será a segurança dos dados confidenciais.
PDF para arquivamento (PDF-A)
Os PDFs padrão podem não atender a todas as suas necessidades caso você precise arquivar seus documentos capturados por um longo período.
O PDF-A, um formato que o OCR Server pode gerar, é um formato autônomo que contém todas as informações necessárias para ser visualizado independentemente do ambiente.
Por ser uma norma ISO, ele garante ampla compatibilidade entre aplicativos e, por esse motivo, conta com a confiança de bibliotecas, órgãos governamentais e outros setores que precisam de um formato de documento de longo prazo.
Automação simplificada do processamento de documentos
Graças a metadados especiais que podem ser gerados junto com um arquivo digitalizado, sua digitalização pode ser conectada a um sistema de gerenciamento de documentos (DMS).
Metadados são informações sobre o documento, como autor, data, dispositivo e muito mais, incluindo parâmetros que o usuário pode selecionar ao realizar a digitalização. O DMS pode simplesmente ler os metadados e acionar vários fluxos de trabalho para o processamento automático de documentos.
Exemplo: Envio de uma fatura para aprovação
Um recibo é digitalizado para uma pasta ativa e entregue juntamente com um arquivo de metadados. Uma solução de terceiros, como o Power Automate, pode ser integrada ao fluxo de trabalho.
A ferramenta de automação pega o documento digitalizado e lê seu arquivo de metadados. Ela reconhece o usuário que enviou a solicitação e o projeto que foi selecionado no Terminal Embutido quando o documento foi digitalizado; ela identifica “Aprovação de Recibo”.
A ferramenta está configurada para encaminhar os pedidos de aprovação de recibos ao gerente do funcionário. Ele pode receber o recibo por e-mail, e uma cópia pode ser enviada ao software de aprovação de faturas (IAS) da organização, como o FreshBooks, ou a outro sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP).
Procurando recursos mais avançados?
Sua organização precisa de OCR por zona, leitura de código de barras, assinatura de PDF e muito mais? Você pode se interessar pelo MyQ Ultimate, que oferece recursos adicionais e fluxos de trabalho complexos.
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