Os processos de negócios, sempre que possível, devem ser criados levando em conta a flexibilidade. Muitas organizações precisam de um conjunto adaptável de ferramentas para alcançar isso. A inclusão de uma ferramenta de processamento de documentos com uma ampla gama de recursos e opções pode ajudar a simplificar muitas ações que, de outra forma, seriam demoradas.
Fluxos de trabalho inteligentes e OCR com o MyQ Ultimate
Embora o Easy Scan seja um recurso extraordinário que simplifica a interação com dispositivos multifuncionais de várias maneiras, às vezes é necessária mais flexibilidade. Por padrão, os documentos digitalizados pelo MyQ podem ser convertidos em um PDF pesquisável, mas a saída em formato editável é uma funcionalidade que pode ser obtida por meio de uma solução de terceiros ou adquirida como parte do MyQ.
Se você preferir uma solução integrada, o MyQ Ultimate abre novas possibilidades para a captura de documentos graças aos fluxos de trabalho inteligentes do MyQ, que estão bem integrados.
Recursos do MyQ Ultimate
Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR) avançado
Saída em formatos editáveis (incluindo documentos do Microsoft Office)
Reconhecimento de códigos de barras e códigos QR
Reconhecimento automático de formulários (AFR)
Editor de expressões regulares
Assinatura de PDF
Execução condicional de conectores
…e muito mais.
As opções de armazenamento incluem uma pasta de rede, um banco de dados, armazenamento em nuvem ou o envio de documentos como anexo de e-mail.
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Por que usar um fluxo de trabalho inteligente?
Organize seus dados digitais
Uma grande vantagem dos fluxos de trabalho inteligentes é a organização de arquivos — predefina o destino e tenha seus arquivos digitalizados organizados em pastas na nuvem, pastas locais ou em uma biblioteca de documentos no SharePoint Online.
Até 85% dos líderes empresariais acreditam que a automação de sua carga de trabalho permitirá que eles e seus funcionários se concentrem mais em metas estratégicas importantes para o sucesso dos negócios. (4)
Organize seus documentos
Contar com um software dedicado ajudará na unificação do seu espaço digital, permitindo a criação de uma estrutura de nomenclatura robusta e a edição do conteúdo por meio de recursos do scanner, como limpeza de imagem e recorte de bordas.
Economize tempo
Reduza o tempo necessário para configurar um trabalho de digitalização, economize tempo dos funcionários e reduza a relutância em digitalizar documentos em 50% (1), aumentando a produtividade por meio de um fluxo de trabalho predefinido em uma única ação no menu superior.
Você também pode adicionar uma função de reconhecimento de páginas em branco para descartá-las e poupar esforço do usuário do seu espaço digital.
Evite erros no processamento manual
Do ponto de vista da segurança, contar com um Fluxo de Trabalho Inteligente pode mitigar qualquer erro humano cometido pelo administrador de TI e pelos usuários. Os destinos já estão especificados, evitando possíveis vazamentos de dados causados pela navegação em árvores de pastas.
Além disso, a segurança pode ser reforçada com a proteção das digitalizações por senha.
Funcionários de escritório comuns costumam ter dificuldades ao realizar várias tarefas ao mesmo tempo (40% da produtividade é perdida com a alternância entre tarefas (3)), o que pode resultar em um maior número de erros humanos.
Alivie seu orçamento
Com processos automatizados, o tempo de interação individual com um dispositivo diminui, o que significa menos horas desperdiçadas em tarefas rotineiras, que poderiam ser melhor aproveitadas.
Terceirizar parte do seu software é mais barato do que terceirizar hardware e também pode representar uma vantagem tangível e econômica. Melhor ainda, todo o suporte de TI e a organização já estão incluídos no mesmo produto, levando a um investimento mensal comparativamente menor.
“Devido à automação, os entrevistados esperavam uma redução média de custos de 24% nos próximos três anos (em áreas específicas), um aumento em relação aos 22% registrados em 2019” (2)
Um valor agregado dos fluxos de trabalho digitais otimizados para digitalização é a maior usabilidade futura do conteúdo.
Documentos que passam por mecanismos de OCR são mais fáceis de editar, manter e arquivar a longo prazo. Além disso, as tendências atuais de trabalho continuam na direção de espaços de trabalho híbridos, e os documentos digitalizados facilitam o trabalho para quem trabalha remotamente ou em modos sem papel.
56% dos funcionários de escritório acreditam que a automação os ajudará a trabalhar com mais eficiência (5).
Nota de rodapé: