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Print On-The-Go con Job Roaming
Para muchos trabajadores, ya han quedado atrás los días en los que trabajaban exclusivamente en un solo lugar, con sus actividades limitadas a una única impresora. MyQ se esfuerza por ofrecer soluciones que complementen a las organizaciones y a las personas que se desplazan con frecuencia.
La función Job Roaming de MyQ te ofrece flexibilidad a la hora de decidir dónde y cómo imprimir tus documentos. Si te desplazas de una sucursal a otra, incluso entre países o continentes, no hay razón para que tus trabajos de impresión no te acompañen y estén disponibles cuando lo necesites.
Ya sea porque ha tenido que viajar a última hora a otra sucursal o porque prefiere preparar sus documentos en una oficina e imprimirlos en otra donde se reúne con los clientes, sus trabajos de impresión estarán listos donde los necesite. Siga leyendo para descubrir cómo la función Job Roaming de MyQ no solo lo hace posible, sino que lo hace fácil.
Descripción general de Job Roaming
Job Roaming es posible en cualquier configuración de MyQ que contenga varios sitios gestionados desde un Central Server. Los trabajos enviados a imprimir desde un sitio pueden recuperarse e imprimirse desde un Embedded Terminal en otro sitio.
El trabajo de impresión se almacena en el servidor de la sede original hasta que el usuario inicia sesión en otra sede, donde descarga el trabajo a la cola de Job Roaming. Gracias a que los archivos no se transfieren innecesariamente entre servidores, este método garantiza la menor carga de red posible.
Puede seleccionar qué usuarios o grupos de usuarios desea autorizar a utilizar la función de Job Roaming, si los trabajos de roaming relevantes deben mantenerse en una lista de trabajos separada o añadirse a la misma lista que los trabajos locales, y si deben imprimirse mediante el comando «Imprimir todo». También puede gestionar exactamente qué colas deben utilizarse para los trabajos de roaming.
Para dar un ejemplo sencillo de cómo funciona esto: un usuario de su sucursal de Dublín está preparando documentos para imprimir para clientes en Londres. Desde la sucursal de Dublín, envía estos documentos a imprimir en una cola de impresión Pull Print, pero no los imprime. Al día siguiente, al llegar a la sucursal de Londres, simplemente se autentica en un Embedded Terminal, selecciona el trabajo que envió el día anterior y pulsa imprimir para obtener una copia impresa en cuestión de segundos.
Ventajas del Job Roaming
No es necesario viajar con documentos
En un nivel muy básico, el Job Roaming puede reducir los recursos con los que tiene que viajar de una sucursal de su organización a otra. En algunos casos, esto puede ser ideal porque viaja ligero de equipaje o no quiere que los papeles se doblen o se arruguen. En ejemplos más extremos, puede que tenga que imprimir muchos cientos de páginas que se prepararon en un lugar pero que se necesitan en otro. Las restricciones de equipaje de las aerolíneas ya son un quebradero de cabeza sin tener que añadir kilos de papel a la ecuación.
Un sistema de impresión unificado
Quizás te preguntes, llegados a este punto, por qué no guardarías simplemente tus documentos en un almacenamiento en la nube, accederías a ellos en el destino requerido y pulsarías «imprimir». Por supuesto, esta es una opción. Sin embargo, tener la itinerancia de impresión habilitada en MyQ significa que tus preferencias, políticas y configuraciones de impresión se replican a la perfección de un sitio a otro. Es una impresora diferente, pero todo lo demás es igual.
Flexibilidad entre sucursales
Si su trabajo implica viajar con frecuencia entre las distintas sedes de su organización, querrá que el trasvase entre ellas sea lo más fluido posible. Esto incluye sus documentos, tanto los que están en la nube como aquellos de los que necesita una copia impresa. No hay razón para que los documentos que envió a imprimir en Dubái no estén allí esperándole en Nueva York, y gracias a MyQ con Job Roaming, así es. Envía tus documentos a imprimir cuando estén listos e imprímelos cuando y donde quieras.
Mayor seguridad
Mantener sus documentos dentro de MyQ, en lugar de guardarlos en una ubicación o dispositivo de almacenamiento externo, también sirve para aumentar su seguridad. Todo permanece en un único servidor MyQ, controlado por usted hasta que esté listo para imprimirlo. Esto reduce la posibilidad de que los documentos se pierdan o incluso sean robados, ya sea en papel, en un dispositivo de almacenamiento externo o desde una ubicación en línea comprometida.
Casos de uso en el sector
Si aún no te han convencido las ventajas del Job Roaming, hemos recopilado algunos casos de uso específicos del sector para ilustrar su potencial comodidad.
Fabricación
Fred trabaja para una gran empresa de fabricación con una oficina central y varias sucursales, cada una de las cuales funciona principalmente como una fábrica que produce dispositivos electrónicos. Se encarga de supervisar la salud y la seguridad, y una de sus responsabilidades es desplazarse a estas instalaciones y supervisar la formación sobre nuevas iniciativas de seguridad.
Desde la sede central, prepara un único documento que, finalmente, debe imprimirse y repartirse entre cientos de trabajadores de las diferentes sucursales cuando reciben nueva formación. En lugar de subir a un tren o a un avión con maletines llenos de estos papeles, se desplaza a la sede correspondiente con nada más que su PIN de MyQ, inicia sesión en un Embedded Terminal de la sucursal en cuestión e imprime el número correcto de copias en función del número de empleados que asisten a la formación de ese día.
Finanzas
Jackie trabaja para una gran empresa de inversión privada, con sucursales en todo el mundo. A menudo viaja entre oficinas para coordinarse con socios y clientes de alto perfil, aunque no siempre es posible saber de antemano exactamente qué temas se tratarán durante las reuniones.
Tiene preparados en todo momento diversos paquetes informativos sobre diferentes vehículos de inversión, de modo que siempre dispone de los recursos necesarios para informar a los clientes sobre sus opciones. Están preparados para imprimir y guardados como trabajos favoritos en MyQ. Esto significa que, tras una charla inicial con un posible inversor, solo le lleva unos minutos dirigirse al dispositivo de impresión más cercano y obtener copias de tres paquetes informativos diferentes que cree que podrían ser de interés en esa reunión en particular. Su próxima parada es en San Francisco, donde puede repetir el proceso con los documentos que le parezcan más adecuados en función de lo que averigüe tras llegar.
Sanidad
La Dra. Singh ejerce casi exclusivamente en un gran complejo hospitalario de Londres, una antigua institución que se extiende a lo largo de varios edificios con diferentes especialidades. Mientras prepara copias impresas de la documentación y las opciones de tratamiento de un paciente, descubre que lo han trasladado a una sala especializada en otro edificio.
Sabiendo que la familia del paciente está de visita y con la esperanza de recibir información actualizada sobre su estado, se apresura a ir a la sala especializada, sin imprimir los documentos en la impresora de la oficina que utiliza habitualmente. Afortunadamente, todos los dispositivos del complejo se gestionan a través de un Central Server MyQ, lo que significa que los documentos que aún no ha impreso la esperan en su cola privada cuando inicia sesión en la impresora de la sala especializada. En cuestión de minutos, puede obtener una copia impresa de la información que ha recopilado cuidadosamente e imprimir una copia extra para que la hermana del paciente se la lleve a casa.
Job Roaming desde una única ubicación
La idea de utilizar Job Roaming sin desplazarse a otra ubicación puede parecer contradictoria y, sin duda, para muchas organizaciones esta solución no es necesaria. Sin embargo, quienes gestionan un parque de impresoras amplio y diverso pueden encontrar que esta solución simplifica y agiliza sus procesos.
Si sus operaciones son lo suficientemente grandes como para justificar el uso de varios Print Server, puede tener sentido conectarlos todos a un único Central Server y permitir a los usuarios implementar Job Roaming para mantener sus trabajos listos independientemente del dispositivo que se encuentre más cerca. Esto significa que los trabajos enviados a imprimir en una planta o departamento que utilice el Print Server A pueden accederse y ejecutarse fácilmente en dispositivos que utilicen el Print Server B, sin necesidad de reenviar los documentos.