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Contabilidad y control de costes
MyQ X ofrece dos modos de contabilidad general entre los que puede elegir:
Grupos contables (AG)
Centros de coste (CC)
En ambos modos de contabilidad, la forma principal de supervisión son las cuotas. Se pueden configurar para supervisar el número de páginas (impreso/escaneado) y el coste de los puestos de trabajo impreso/escaneado (si se utilizan listas de precios en su entorno).
Grupos contables frente a centros de coste
Echemos un vistazo a las principales diferencias y ventajas de cada modo.
Grupos contables
El usuario puede ser asignado solo un grupo contable.
Todos los gastos de los usuarios se contabilizan en este grupo contable si existe una cuota asociada al mismo.
¿Cuándo utilizar los grupos contables?
Cuando se desea un método sencillo para supervisar las funciones de impresión, copia y escaneo, por departamento, clase, etc.
Cuando los proyectos serán el método principal para supervisar o categorizar el uso.
Cuando el crédito será el método de cobro principal.
Cuando no es necesario combinar cuotas (los grupos contables son el modo predeterminado y pueden mantenerse en tales casos).
Centros de coste
Los usuarios pueden tener Varios centros de coste asignados.
Usuario eligen a qué centro de costes quieren contabilizar su funcionamiento después de iniciar sesión en el Embedded Terminal MyQ o en los clientes de escritorio y móviles.
La operación solo se contabiliza en el centro de costes seleccionado por el usuario; los centros de costes de otros usuarios no se ven afectados.
¿Cuándo utilizar los centros de coste?
Cuando se necesita una contabilidad más compleja y con más niveles.
Cuando los usuarios necesitan seleccionar entre varias cuentas basadas en cuotas.
Se recomienda seleccionar el modo durante la configuración inicial de su entorno; sin embargo, estos modos se pueden cambiar más adelante si descubre que necesita diferentes capacidades contables.
Seleccionar Su modo de contabilidad
Cualquier organización
Organización objetivo | Situación | Modo de contabilidad recomendado | Beneficios |
Entorno de oficina moderno con diferentes niveles de uso de impresoras. | Quiero tener un control más estricto sobre los gastos de recursos de la oficina. I no necesita responsabilidad cuentas compartidas. |
+ Páginas de seguimiento de cuotas personales. | Cuando se establecen límites más transparentes y estrictos para el uso de los recursos en la oficina, es más fácil optimizarlos. Según los estudios, el 45 % del papel impreso en una oficina acaba en la basura. [4]. |
Salas de fotocopias | Quiero asignar una cantidad específica de recursos y permitir que su personal utilice esta cantidad por período de tiempo para imprimir en uno o varios dispositivos. |
+ Coste de supervisión de las cuotas personales. | La asignación de dinero para impresoras multifunción predefinidas en salas de copiado con ajustes configurados para gastar de forma más económica y unificada ayuda a reducir los gastos. [6]. |
Impresión para invitados Espacios para clientes, hospitales, coworking | Quiero permitir que los usuarios registrados realicen trabajos de impresión ocasionales de tamaño pequeño o mediano. |
+ Cuotas personales por persona y sin cuotas por grupo. | Redirigir las impresiones ocasionales de los invitados a los empleados reales de una oficina puede ralentizar el ritmo de trabajo. Es mucho más fácil dar acceso a los propios invitados y permitirles utilizar los dispositivos de impresión y escaneo de forma controlada, lo que puede reducir la carga de trabajo del personal. |
Empresa con muchos departamentos en diferentes ubicaciones. | Quiero configurar un gran variedad de cuentas con diferentes métodos contables y permitir a los usuarios compartir asignaciones o tener solo cuentas personales con cuotas personales. |
+ Control de cuotas personales o grupales, ya sea por páginas o por coste. | El tiempo perdido por los retrasos al intentar reparar una impresora atascada cuesta dinero. Si configura sus dispositivos con los flujos de trabajo más necesarios y utilizados con un esquema de cuentas flexible, es probable que vea un aumento de la productividad. [3]. |
Grupos contablesEducación
Organización objetivo | Situación | Modo de contabilidad recomendado | Beneficios |
|---|---|---|---|
Educación primaria | Quiero una solución sencilla que permita a los alumnos más jóvenes imprimir sus trabajos, pero sin perder el control sobre los gastos. |
+ Cuota compartida por grupo. | La introducción de servicios compartidos puede ayudar a ahorrar hasta un 25 % de sus gastos.[1]. |
Educación superior | Quiero que el personal del colegio pueda imprimir y copiar rápidamente los folletos antes de la clase y ajustar el consumo de papel en función del curso (utilizando impresión a doble cara, en blanco y negro y grapado durante la impresión). |
+ Varias cuentas con cuota. | Cuando su organización es grande, la tarea de controlar los gastos se vuelve más compleja, ya que las circunstancias individuales de uso pueden ser muy diversas. En este caso, algunas organizaciones adoptan un enfoque que da prioridad a la nube y estandarizan el uso de otras aplicaciones. Esto ayuda a aprovechar las ventajas de un entorno flexible, al tiempo que se mantiene una contabilidad precisa. Aunque muchas organizaciones del sector público y privado eligen los servicios en la nube para aumentar la agilidad, la flexibilidad y la escalabilidad, con el tiempo también experimentan una mayor rentabilidad. Para lograr un ahorro de costes, aplique una gobernanza estricta de la nube o se arriesgará a ver aumentar los costes de infraestructura y aplicaciones. [5]. |
Educación universitaria | Quiero una solución en la que diferentes categorías de personal y estudiantes puede:
|
| Puede combinar diversos esquemas contables con otros servicios como la automatización robótica de procesos (RPA). Si su departamento interno de TI necesita información estadística, puede configurar cuentas que supervisen quién ha utilizado cada cuenta y añadir RPA a los procesos:
Esto permite disponer de más tiempo para realizar tareas que requieren un mayor esfuerzo intelectual. Las empresas que aprovechen esta iniciativa de ahorro de costes tendrán que invertir menos en la contratación futura de personal para realizar tareas que la RPA puede llevar a cabo fácilmente. [2]. |
Sector público
Organización objetivo | Situación | Modo de contabilidad recomendado | Beneficios |
Impresión no autorizada por parte de un invitado Estaciones de tren, aeropuertos, oficinas municipales. | Quiero dejar usuarios no registrados ser capaz de imprimir ocasionalmente y ser cobrado en el acto. |
+ Crédito con pago mediante vales | Es importante ahorrar tiempo a sus clientes en entornos concurridos, como aeropuertos u oficinas municipales. Por lo tanto, imprimir debería ser una parte fácil de la experiencia, no algo abrumador. Puede configurar quioscos de impresión para imprimir trabajos de usuarios no registrados y facturárselos en el acto. El tiempo es esencial y puede ayudar a aumentar el índice de satisfacción general de su organización hasta en un 60 %. [9]. |
Trabajador del ministerio en su oficina | Me gustaría asignar un número de páginas por persona durante un cierto período de tiempo y cada persona del sistema debe utilicen solo una cuenta en todos los casos ocasiones para reducir el tiempo entre el inicio del trabajo y la recuperación del trabajo terminado del dispositivo. |
+ Páginas de supervisión de cuentas de cuota personal | Una contabilidad precisa es fundamental a la hora de gestionar una gran organización con múltiples departamentos. Unificar una cartera de servicios de terceros que ofrecen la posibilidad de realizar un seguimiento y asignar recursos por persona puede ayudar a ahorrar costes, así como a mejorar las búsquedas y el mantenimiento de datos, ya que El 95 % de la información corporativa existe en papel.[8]. |
El papel de Contabilidad de créditos
Independientemente del modo de contabilidad que utilice, siempre puede habilitar Crédito para todos los usuarios, personas seleccionadas, o grupos de usuariosEl crédito no está vinculado a ningún modo de contabilidad; es una función independiente.
Con el crédito, cada usuario mantiene su propio saldo. El crédito puede ser recargado manualmente por los administradores delegados, pero también por los propios usuarios mediante el uso de vales.
Además del crédito, los usuarios pueden seguir teniendo páginas activas de supervisión de cuotas o del coste de sus trabajos de impresión y escaneo.
Contabilidad de pago por impresión
Más información sobre contabilidad de créditos y cómo configurar los métodos de recarga para imprimir, escanear o ambas cosas.
El papel de Contabilidad de proyectos
Otro método de contabilidad es mediante proyectos. Los proyectos se pueden habilitar en ambos modos de contabilidad. En comparación con las cuentas, que suelen utilizarse para supervisar a personas, grupos, departamentos o clases, los proyectos sirven para clasificar las operaciones de impresión, copia y escaneo según su finalidad.
Los proyectos también son valiosos para el procesamiento de captura de documentos, ya que se incluyen en los archivos de metadatos de escaneo y se pueden utilizar para flujos de trabajo de automatización.
Notas al pie:
[2] https://www.impactmybiz.com/blog/cost-saving-initiatives-for-office-managers/
[3] https://naviant.com/wp-content/uploads/2020/04/Shocking-Document-Imaging-Industry-Statistics.pdf
[4] https://environmentalpaper.org/project/paper-saving-efficiency/
[6] https://www.impactmybiz.com/blog/cost-saving-initiatives-for-office-managers/
[7] https://naviant.com/wp-content/uploads/2020/04/Shocking-Document-Imaging-Industry-Statistics.pdf
[8] https://www.impactmybiz.com/blog/cost-saving-initiatives-for-office-managers/
[9] https://scanse.io/blog/office-printing-statistics/