Intelligente Arbeitsabläufe mit MyQ Ultimate

Geschäftsprozesse sollten nach Möglichkeit mit Blick auf Flexibilität gestaltet werden. Viele Unternehmen benötigen dazu eine Reihe anpassungsfähiger Tools. Ein Dokumentenverarbeitungsprogramm mit einer Vielzahl von Funktionen und Optionen kann dazu beitragen, viele ansonsten zeitaufwändige Vorgänge zu vereinfachen.

https://www.youtube.com/watch?v=iw3Cx2DOzoY

Intelligente Arbeitsabläufe und OCR mit MyQ Ultimate

Easy Scan ist eine außergewöhnliche Funktion, die die Interaktion mit Multifunktionsgeräten in vielerlei Hinsicht vereinfacht, jedoch ist manchmal mehr Flexibilität erforderlich. Standardmäßig können mit MyQ gescannte Dokumente in ein durchsuchbares PDF-Dokument konvertiert werden. Eine Ausgabe in einem bearbeitbaren Format ist jedoch eine Funktion, die mithilfe einer Drittanbieterlösung oder als Teil von MyQ erworben werden kann.

Wenn Sie eine integrierte Lösung bevorzugen, eröffnet MyQ Ultimate dank der gut integrierten Funktionen neue Möglichkeiten für die Dokumentenerfassung. MyQ Intelligente Arbeitsabläufe.

MyQ Ultimate-Funktionen

Fortgeschrittene optische Zeichenerkennung (OCR)

Ausgabe in bearbeitbaren Formaten (einschließlich Microsoft Office-Dokumenten)

Barcode- und QR-Code-Erkennung

Automatische Formularerkennung (AFR)

Editor für reguläre Ausdrücke

PDF-Signatur

Ausführung bedingter Konnektoren

…und mehr.

Zu den Speichermöglichkeiten gehören ein Netzwerkordner, eine Datenbank, Cloud-Speicher oder die Speicherung von Dokumenten als E-Mail-Anhang.

Sind Sie bereit, zu beginnen?

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https://www.youtube.com/watch?v=FEPonFZIiGU

Warum verwenden Sie ein Intelligenter Arbeitsablauf?

Organisieren Ihre digitalen Daten

Ein wesentlicher Vorteil von Smart Workflows ist die Dateiorganisation – legen Sie das Ziel im Voraus fest und Ihre Scans werden ordentlich in Cloud-Ordnern, lokalen Ordnern oder einer Dokumentbibliothek in SharePoint Online abgelegt.

Bis zu 85 % der Führungskräfte sind der Ansicht, dass die Automatisierung ihrer Arbeitsabläufe es ihnen und ihren Mitarbeitern ermöglicht, sich stärker auf strategische Ziele zu konzentrieren, die für den Geschäftserfolg von Bedeutung sind. ⁽⁴⁾

Aufräumen Ihre Dokumente

Die Verwendung einer speziellen Software wird Ihnen dabei helfen, die Vereinheitlichung Ihres digitalen Raums durch die Ermöglichung der Erstellung einer robusten Benennungsstruktur und die Bearbeitung des Inhalts mithilfe von Scannerfunktionen wie Bildbereinigung und Randbeschneidung.

Speichern Zeit

Reduzieren Sie den Zeitaufwand für die Einrichtung eines Scanauftrags, sparen Sie Ihren Mitarbeitern Zeit und verringern Sie die Zurückhaltung bei der Digitalisierung von Dokumenten um 50 %. ⁽¹⁾Steigern Sie die Produktivität, indem Sie einen vordefinierten Workflow in einer einzigen Aktion im Hauptmenü verwenden.

Sie können auch eine Funktion zur Erkennung leerer Seiten hinzufügen, um diese Seiten zu verwerfen und Speicherplatz zu sparen.

Fehler vermeiden in der manuellen Bearbeitung

Aus Sicherheitsperspektive kann ein intelligenter Workflow menschliches Versagen minimieren durch den IT-Administrator und die Benutzer. Die Ziele sind bereits festgelegt, wodurch mögliche Datenlecks durch das Durchsuchen von Ordnerbäumen verhindert werden.

Darüber hinaus kann die Sicherheit durch passwortgeschützte Scans erhöht werden.

Durchschnittliche Büroangestellte haben häufig Schwierigkeiten beim Multitasking (40 % der Produktivität gehen durch den Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben verloren). ⁽³⁾), was zu einer erhöhten Fehlerquote führen kann.

Entlasten Ihr Budget

Durch automatisierte Prozesse wird die individuelle Interaktionszeit mit einem Gerät reduziert, was bedeutet, dass weniger Zeit für Routineaufgaben aufgewendet wird, die anderweitig sinnvoller genutzt werden könnten.

Das Outsourcing eines Teils Ihrer Software ist kostengünstiger als das Outsourcing von Hardware und kann zudem einen greifbaren und kosteneffizienten Vorteil bieten. Darüber hinaus sind der gesamte IT-Support und die Organisation bereits im selben Produkt enthalten, was zu einer vergleichsweise geringeren monatlichen Investition führt.

Aufgrund der Automatisierung erwarteten die Befragten für die nächsten drei Jahre eine durchschnittliche Kostensenkung von 24 % (in den Zielbereichen), gegenüber 22 % im Jahr 2019. ⁽²⁾

Ein zusätzlicher Vorteil digitaler Workflows, die für das Scannen optimiert sind, ist die verbesserte zukünftige Nutzbarkeit des Inhalts.

Dokumente, die OCR-Engines durchlaufen, lassen sich langfristig einfacher bearbeiten, pflegen und archivieren. Darüber hinaus geht der aktuelle Arbeitstrend weiterhin in Richtung hybrider Arbeitsbereiche, und digitalisierte Dokumente erleichtern die Arbeit für Personen, die remote oder papierlos arbeiten.

56 % der Büroangestellten sind der Meinung, dass Automatisierung ihnen dabei helfen wird, effizienter zu arbeiten. ⁽⁵⁾.

Fußnote: