Automatisierung von Dokumenten und OCR

Automatisierte Dokumentenverarbeitung und OCR (Optische Zeichenerkennung) sind nicht mehr nur großen und finanzstarken Unternehmen vorbehalten. Unternehmen weltweit und in verschiedenen Branchen setzen zunehmend auf diese Optionen, die Zeit und Kosten einsparen.

Als Digitalisierung noch ein neuer und etwas einschüchternder Begriff war, gingen die Menschen davon aus, dass die damit verbundenen Technologien komplex und teuer seien. Wie könnten sie auch anders sein – sie erforderten zahlreiche Ressourcen und umfangreiche Konfigurationen.

Diese Zeiten sind vorbei. Unternehmen benötigen einfacher Datenzugriff, schnelle Zusammenarbeitund sofortige ErgebnisseProzesse, die früher Stunden in Anspruch nahmen, können nun innerhalb weniger Minuten abgeschlossen werden. Zu diesen Fortschritten gehört natürlich auch die Dokumentenverarbeitung.

Was ist OCR?

Optische Zeichenerkennung oder optischer Zeichenerfasser bezeichnet die elektronische oder mechanische Umwandlung von Bildern mit getipptem, handgeschriebenem oder gedrucktem Text in maschinencodierten Text, sei es aus einem gescannten Dokument, einem Foto eines Dokuments, einem Szenenfoto oder aus Untertiteln, die einem Bild überlagert sind.

Kurz gesagt, OCR extrahiert den Text aus einem Bild oder einem gescannten Dokument und wandelt ihn in Text um, den Computersoftware verarbeiten und nutzen kann. So können beispielsweise gescannte Seiten eines Romans in ein durchsuchbares PDF-Dokument umgewandelt werden.

OCR Einfach gemacht

Durch die Kombination von Easy Scan mit einem OCR-Server können Sie erstellen Ein-Klick-Erfassung und OCR-Workflows in kürzester Zeit.

Sie verfügen nicht über einen OCR-Server? Bitte beachten Sie die OCR-Server MyQ wird kostenlos zur Verfügung gestellt.
Verfügen Sie bereits über eine OCR-Lösung? Integrieren Sie diese einfach in MyQ X, um Dokumente aus Easy Scan zu verarbeiten.

MyQ OCR-Server

MyQ X bietet eine eigene OCR-Server die leicht in Ihre Umgebung integriert.

Bitte starten Sie das Programm, verbinden Sie es mit Ihrem MyQ-Print Server und lassen Sie es die OCR-Erkennung für Sie durchführen.

Es nutzt die leistungsstarke Tesseract-Engine, die unterstützt mehr als 60 Sprachen und kann durchsuchbare PDF- und Textdateien ausgeben.

Selbst gehostet und sicher

Der MyQ OCR-Server führt die gesamte Verarbeitung lokal durchDies bedeutet, dass kein Dokument das Gelände Ihrer Organisation verlässt.

Je weniger Schritte zwischen dem Original und seiner digitalen Kopie liegen, desto besser ist die Sicherheit sensibler Daten.

PDF für die Archivierung (PDF-A)

Standard-PDFs erfüllen möglicherweise nicht alle Ihre Anforderungen, wenn Sie Ihre erfassten Dokumente über einen längeren Zeitraum archivieren müssen.

PDF-A, ein Format, das der OCR-Server erzeugen kann, ist ein eigenständiges Format, das alle Informationen enthält, die für die Anzeige unabhängig von der Umgebung erforderlich sind.

Als ISO-Standard gewährleistet er eine umfassende Unterstützung für verschiedene Anwendungen und genießt daher das Vertrauen von Bibliotheken, Behörden und anderen Branchen, die eine solche Lösung benötigen. langfristig Dokumentformat.

https://www.youtube.com/watch?v=FkaXygNgGqg

Vereinfacht Automatisierung von Dokumentenverarbeitung

Dank spezieller Metadaten, die zusammen mit einer gescannten Datei generiert werden können, kann Ihr Scanvorgang mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) verbunden.

Metadaten sind Informationen über das Dokument, wie beispielsweise der Autor, das Datum, das Gerät und weitere Angaben, einschließlich der Parameter, die der Benutzer beim Scannen auswählen kann. DMS kann die Metadaten einfach lesen und verschiedene Workflows auslösen, um automatische Dokumentenverarbeitung.

Beispiel: Rechnung zur Genehmigung einreichen

Eine Quittung wird in einen Hotfolder gescannt und zusammen mit einer Metadatendatei übermittelt. Eine Drittanbieterlösung wie Power Automate kann in den Workflow integriert werden.

Das Automatisierungstool erfasst das gescannte Dokument und liest dessen Metadatendatei. Es erkennt den Benutzer, der die Anfrage gesendet hat, sowie das Projekt, das beim Scannen des Dokuments auf dem Embedded Terminal ausgewählt wurde, und liest „Quittungsgenehmigung“.

Das Tool ist so eingerichtet, dass Anträge auf Quittungsgenehmigung an den Vorgesetzten des Mitarbeiters weitergeleitet werden. Dieser kann die Quittung per E-Mail erhalten, und eine Kopie kann an die Rechnungsgenehmigungssoftware (IAS) des Unternehmens, wie beispielsweise FreshBooks, oder ein anderes Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) gesendet werden.

https://www.youtube.com/watch?v=NYhCUpv-Bpg

Auf der Suche nach erweiterte Funktionen?

Benötigt Ihr Unternehmen zonale OCR, Barcode-Lesung, PDF-Signatur und mehr? Dann könnte Sie Folgendes interessieren: MyQ Ultimate das zusätzliche Funktionen und komplexe Arbeitsabläufe bietet.

Bitte lesen Sie über MyQ Ultimate auf unserer Website oder im Überblick über intelligente Arbeitsabläufe.