Buchhaltung und Kostenüberwachung

Zielorganisation

Situation

Empfohlener Buchhaltungsmodus

Vorteile

Moderne Büroumgebung mit unterschiedlicher Druckernutzung

Ich möchte strengere Kontrolle ausüben über die Ausgaben für Büroressourcen.

Ich benötigen nicht Rechenschaft ablegen für gemeinsame Konten.

Buchhaltungsgruppen

+ Seiten zur Überwachung persönlicher Kontingente.

Wenn Sie transparentere und strengere Grenzen für die Ressourcennutzung im Büro festlegen, ist es einfacher, diese zu optimieren.

Studien zufolge landen 45 % des in einem Büro gedruckten Papiers im Abfall. ^[4].

Kopierräume

Ich möchte eine bestimmte Summe an Ressourcen zuweisen und gestatten Sie meinen Mitarbeitern, diesen Betrag pro Zeitraum für den Druck auf einem oder mehreren Geräten zu verwenden.

Buchhaltungsgruppen

Kosten für die Überwachung persönlicher Kontingente.

Die Bereitstellung von Geldmitteln für vordefinierte Multifunktionsgeräte in Kopierräumen mit Einstellungen, die auf eine sparsamere und einheitliche Nutzung ausgerichtet sind, trägt zur Reduzierung der Ausgaben bei. ^[6].

Gastdruck

Kundenbereiche, Krankenhäuser, Coworking-Spaces

Ich möchte registrierten Benutzern die Möglichkeit geben, gelegentlich kleine oder mittelgroße Druckaufträge auszuführen.

Buchhaltungsgruppen

+ Persönliche Kontingente pro Person, keine Gruppenkontingente.

Die Weiterleitung von gelegentlichen Druckaufträgen von Gästen an die tatsächlichen Mitarbeiter eines Büros kann zu einer Verlangsamung des Arbeitstempos im Büro führen. Es ist wesentlich einfacher, den Gästen selbst Zugriff zu gewähren und sie Druck- und Scan-Geräte in kontrollierter Weise nutzen zu lassen, was die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter verringern kann.

Unternehmen mit mehreren Abteilungen an verschiedenen Standorten

Ich möchte ein umfangreiche Auswahl an Konten mit unterschiedlichen Abrechnungsmethoden und ermöglichen es Benutzern, Kontingente zu teilen oder nur persönliche Konten mit persönlichen Kontingenten zu haben.

Kostenstellen

+ Überwachung persönlicher oder Gruppen-Kontingente, entweder hinsichtlich Seiten oder Kosten.

Die Zeit, die durch Verzögerungen bei der Behebung eines Druckerproblems verloren geht, ist mit Kosten verbunden. Wenn Sie Ihre Geräte mit den am häufigsten benötigten und verwendeten Workflows und einem flexiblen Kontosystem einrichten, können Sie mit einer Steigerung der Produktivität rechnen. ^[3].

Grundschulbildung

Ich suche nach einer einfachen Lösung, die es jüngeren Schülern ermöglicht, ihre Arbeiten auszudrucken, wobei ich jedoch die Kontrolle über die Ausgaben behalten möchte.

Kostenstellen

+ Kontingentgruppe gemeinsam genutzt.

Die Einführung von Shared Services kann Ihnen helfen, bis zu 25 % Ihrer Ausgaben einzusparen.^[1].

Hochschulbildung

Ich wünsche mir, dass das Schulpersonal Handouts vor dem Unterricht schnell ausdrucken und kopieren kann und den Papierverbrauch je nach Klassenstufe anpassen kann (durch Duplexdruck, Schwarz-Weiß-Druck und Heften während des Druckvorgangs).

Kostenstellen

Mehrere Kontingentkonten.

Wenn Ihr Unternehmen groß ist, wird die Kontrolle der Ausgaben komplexer, da die individuellen Nutzungsbedingungen sehr unterschiedlich sein können. Einige Unternehmen verfolgen einen Cloud-First-Ansatz und standardisieren die Nutzung anderer Anwendungen. Dies trägt dazu bei, die Vorteile einer flexiblen Umgebung zu nutzen und gleichzeitig eine genaue Buchhaltung zu gewährleisten. Viele Unternehmen des privaten und öffentlichen Sektors entscheiden sich für Cloud-Dienste, um ihre Agilität, Flexibilität und Skalierbarkeit zu erhöhen, und profitieren im Laufe der Zeit auch von Kosteneinsparungen. Um Kosteneinsparungen zu erzielen, sollten Sie eine strenge Cloud-Governance durchführen, da sonst ein Anstieg der Infrastruktur- und Anwendungskosten droht. ^[5].

Hochschulausbildung

Ich wünsche mir eine Lösung, bei der verschiedene Mitarbeiterkategorien und Studierende kann:

• Bitte drucken oder kopieren Sie mit standardisierter Ausgabe.

• Dokumente in die Cloud scannen.

• Erhalten Sie statistische Informationen darüber, welche Studierenden oder Fachbereiche bestimmte Geräte häufiger nutzen.

Kostenstellen

1. Kostenstelle mit persönlichen Kontingenten zur Überwachung kostspieligerer Optionen (z. B. Farbe).

2. Kostenstelle für die Scan-Überwachung oder als Teil mehrerer persönlicher Kontingente.

3. Kostenstellen-Mehrfachkontingente ohne Einschränkungen, wenn das Kontingentmaximum ausgeschöpft ist.

Sie können verschiedene Buchhaltungssysteme mit anderen Diensten wie Robotic Process Automation (RPA) kombinieren. Wenn Ihre interne IT-Abteilung statistische Informationen benötigt, können Sie Konten einrichten, die genau überwachen, wer welches Konto verwendet hat, und RPA zu den Prozessen hinzufügen:

• Informationen aus Rechnungen extrahieren.

• Versenden automatisierter Mitteilungen.

• Berichte an Führungskräfte übermitteln.

• Bestandsverwaltung.

Dadurch steht mehr Zeit für anspruchsvolle Aufgaben zur Verfügung. Unternehmen, die diese kostensparende Initiative nutzen, müssen in Zukunft weniger in die Einstellung von Personal investieren, um Aufgaben zu erledigen, die RPA problemlos bewältigen kann. ^[2].

Zielorganisation

Situation

Empfohlener Buchhaltungsmodus

Vorteile

Unbefugtes Drucken durch Gäste

Bahnhöfe, Flughäfen, Gemeindeverwaltungen

Ich möchte nicht registrierte Benutzer in der Lage sein gelegentlich drucken und sein vor Ort in Rechnung gestellt.

Buchhaltungsgruppen

Gutschrift bei Zahlung mit Gutscheinen

Es ist von Bedeutung, Ihren Kunden in einer geschäftigen Umgebung wie einem Flughafen oder einem Gemeindeamt Zeit zu sparen.

Daher sollte das Drucken ein einfacher Teil der Erfahrung sein und keine Herausforderung darstellen.

Sie können Druckkioske einrichten, um Druckaufträge von nicht registrierten Benutzern zu drucken und diese vor Ort in Rechnung zu stellen.

Zeit ist ein entscheidender Faktor und kann dazu beitragen, die Gesamtzufriedenheit in Ihrem Unternehmen um bis zu 60 % zu steigern. ^[9].

Mitarbeiter des Ministeriums in ihrem Büro

Ich möchte gerne pro Person eine bestimmte Anzahl von Seiten zuweisen für einen bestimmten Zeitraum, und jede Person im System muss Bitte verwenden Sie nur ein Konto für alle Zwecke. Möglichkeiten, die Zeit zwischen dem Spoolen des Auftrags und dem Abrufen des fertigen Auftrags vom Gerät zu verkürzen.

Buchhaltungsgruppen

+ Seiten zur Überwachung des persönlichen Kontingents

Bei der Verwaltung einer großen Organisation mit mehreren Abteilungen ist eine präzise Buchhaltung von entscheidender Bedeutung.

Die Vereinheitlichung eines Portfolios von Diensten, die die Möglichkeit bieten, Ressourcen pro Person zu verfolgen und zuzuweisen, kann zur Kosteneinsparung beitragen und die Datensuche und -pflege verbessern. 95 % der Unternehmensinformationen liegen in Papierform vor.^[8].