Optical Character Recognition ist ein Dienst, der gescannte Dokumente in ein durchsuchbares und bearbeitbares Format wie ein MS Word-Dokument oder eine PDF-Datei konvertiert. Wenn Sie diese Funktion nutzen möchten, können Sie entweder den MyQ Optical Character Recognition (OCR)-Server verwenden, der als Teil der MyQ-Lösung erworben werden kann, oder eine Drittanbieteranwendung.
Benutzer können die gescannte Datei an die OCR senden, ohne die Easy-Scan-Funktion zu verwenden – einfach durch Senden der Datei an vordefinierte E-Mail-Adressen. Die Verwendung von Easy Scan vereinfacht jedoch den Prozess der Auswahl der richtigen OCR-Option und des Versendens der Datei.
Um die Verwendung von OCR zusammen mit Easy Scan zu ermöglichen, müssen Sie OCR-Profile erstellen und den Benutzern die Auswahl dieser Profile auf dem Embedded Terminal ermöglichen. Durch die Einrichtung der Profile legen Sie die Eingabeordner für die OCR-Software fest. Der Name des Profils sollte sich auf die für diesen Eingabeordner definierte OCR-Aktion beziehen. Wenn Sie beispielsweise Dokumente im Ordner in das DOC-Format konvertieren möchten, können Sie das Profil „OCRDOC“ nennen und die Software anweisen, jedes in dieses Profil gescannte Dokument (das im Ordner „OCRDOC“ gespeichert wird) in das Microsoft Word-Format zu konvertieren.
So richten Sie die OCR-Funktion ein:
-
Erstellen Sie ein OCR-Profil: Gehen Sie zu MyQ, Einstellungen, Scannen & OCR. Klicken Sie im Abschnitt „OCR“ neben „Profile“ auf „Hinzufügen“ und geben Sie den Profilnamen ein.
Die OCR-Profile werden den Werten des Parameters „Format“ der Aktion „Easy Scan“ hinzugefügt.
Im Feld „OCR-Arbeitsordner“ können Sie den Ordner ändern, in den die gescannten Daten gesendet werden. Es wird jedoch nicht empfohlen, den Standardordner (C:\ProgramData\MyQ\OCR) zu ändern.
Der OCR-Ordner enthält drei Unterordner: „in“, „out“ und „profiles“. Im Ordner „in“ werden die gescannten Dokumente vor der Verarbeitung gespeichert. Im Ordner „out“ werden die verarbeiteten Dokumente von der OCR-Software gespeichert und sind bereit zum Senden. Im Ordner „profiles“ werden Ihre OCR-Profile gespeichert.
So ermöglichen Sie Benutzern die Auswahl des entsprechenden OCR-Ordners auf dem Embedded Terminal:
-
Doppelklicken Sie im Eigenschaftenfenster des Aktionsknotens „Easy Scan“ auf der Registerkarte „Parameter“ auf den Parameter „Format“. Deaktivieren Sie die Option „Änderung des Werts verbieten“ und klicken Sie dann auf „Speichern“.
OCR-Verarbeitung
Die OCR-Software sollte die Dokument-Unterordner des Ordners „in“ (in\OCRDOC, in\OCRTXT, ...) überwachen, die dorthin gesendete Datei verarbeiten, das konvertierte Dokument im Ordner „out“ speichern und die Quelldatei aus dem Ordner „in***“ löschen.
MyQ überwacht den Ordner „out“, sendet die konvertierte Datei an die auf der Registerkarte „Destinations“ definierten Ziele und löscht sie aus dem Ordner.
Die von der OCR-Software an den Ordner „out“ gesendete Datei muss denselben Namen haben wie die Quelldatei im Ordner „in***“. Wenn der Name der konvertierten Datei von dem der Quelldatei abweicht, wird sie gelöscht, ohne an den Benutzer gesendet zu werden.