Bei aktivierter Guthabenabrechnung können Benutzer nur dann kopieren, drucken und scannen, wenn sie über ausreichend Guthaben auf ihrem MyQ-Konto verfügen. Das Drucken ist nur für Druckaufträge zulässig, die das Guthaben nicht überschreiten, und das Kopieren wird sofort beendet, sobald das Guthaben aufgebraucht ist. Das Guthabensystem kann auf ausgewählte Benutzer und Gruppen beschränkt werden.
Benutzer können den aktuellen Guthabenstand auf ihren Konten über die MyQ-Weboberfläche und in der MyQ-Mobil-App einsehen. Ist ein Druckgerät mit einem Embedded Terminal oder einem Lesegerät mit LCD-Display ausgestattet, können angemeldete Benutzer dort ihren aktuellen Guthabenstand überprüfen und dürfen nur solche Aufträge auswählen, die ihr Guthaben nicht überschreiten.
Je nach Einrichtung und Eigenschaften der Druckumgebung können verschiedene Auflademethoden zum Einsatz kommen. Der MyQ-Administrator kann das Guthaben über das MyQ-Webinterface verwalten und den Benutzern zudem die Möglichkeit bieten, das Guthaben selbst über Embedded Terminals, an Aufladeterminals, in der MyQ-Mobil-App, mittels Aufladegutscheinen oder über eine Zahlungsmethode eines Drittanbieters aufzuladen.
Der MyQ-Administrator (und autorisierte MyQ-Benutzer) können das Guthaben über das MyQ-Webinterface auch auf einen bestimmten Betrag zurücksetzen.