Exemplos de melhores práticas utilizando terminais embarcados MyQ

Ao montar um escritório moderno, é possível encontrar muitos desafios. Eles podem variar desde a contratação de pessoal até a organização das estações de trabalho da maneira mais eficiente possível. Relata-se que pessoas que trabalham em ambientes de escritório modernos e bem planejados apresentam maior engajamento, melhor saúde e cometem menos erros. Uma das maneiras de alcançar isso é otimizar o tempo que a equipe gasta interagindo com impressoras multifuncionais (MFPs). Ao fazer isso, considere as oportunidades oferecidas pelo MyQ.

As práticas empresariais modernas exigem adaptação ágil durante o trabalho. As pessoas precisam se adaptar rapidamente às mudanças, assim como o software utilizado no escritório. Esse problema costuma ser negligenciado, mas não pelo MyQ.

Os aplicativos integrados podem ser adaptados a praticamente qualquer necessidade da sua empresa.

Impressão, cópia, digitalização e envio de fax de forma rápida e simples, com quantas ações “Easy” pré-configuradas você precisar.

• Seu escritório prefere digitalizar sua documentação e enviá-la para diferentes destinos para processamento posterior ou arquivamento? Isso pode ser facilitado com a configuração de vários perfis de digitalização com destinos diferentes, que vão desde pastas locais até unidades na nuvem. Uma digitalização pode ser iniciada com um clique.

Pare de digitar endereços de e-mail e números de fax na tela do dispositivo.

• Com os Catálogos de Endereços, seus usuários podem manter uma lista predefinida de seus contatos favoritos – endereços de e-mail e números de fax. Eles podem ter uma ação “Easy Scan” dedicada que lhes permitirá selecionar um destinatário a partir do Catálogo de Endereços.

• Combinado com os Livros de Códigos, você pode facilmente predefinir qualquer tipo de lista de opções que o usuário possa precisar selecionar durante a digitalização; assim, é possível reduzir efetivamente a necessidade de digitar qualquer informação na tela do dispositivo — economizando tempo e evitando frustrações.

Uma variedade de recursos menores que ajudam a agilizar o trabalho.

• Seus funcionários enfrentam problemas de tempo? Você pode ajudá-los usando o recurso “Imprimir tudo após o login” e permitir que todos os documentos pendentes sejam impressos assim que o usuário fizer login em sua conta na impressora.

• Qual é o método de autenticação mais rápido? Provavelmente, passar um cartão de identificação. Além disso, os usuários podem registrar um cartão de identificação por conta própria no dispositivo.

Ajude seus prestadores de serviços externos, visitantes e usuários convidados a realizar suas tarefas.

• Você precisa conceder acesso restrito às impressoras multifuncionais (MFPs) para seus usuários convidados e visitantes? Você pode fazer isso simplesmente usando a função “Login de convidado”, que pode ser configurada para exibir a tela de cópia como padrão, de acordo com suas necessidades.

A incidência de riscos de violação de segurança cresce a cada dia. A segurança pode ser comprometida não apenas por malware, mas também por simples erros humanos, como enviar um trabalho para a impressora errada.

Com a ajuda do MyQ, sua empresa pode tomar medidas para evitar isso.

Certifique-se de que os documentos sejam retirados imediatamente após a impressão.

• Implemente a impressão “Hold and Secure”, que exige que o usuário se autentique no dispositivo antes de imprimir – isso ajuda a evitar o mau hábito de não recolher as impressões.

Envie documentos sempre para o destino correto, sem complicações.

• Evite erros ao digitar manualmente números de fax ou endereços de e-mail no painel do dispositivo. Ofereça aos usuários a opção de selecionar o número de destino a partir de livros de códigos ou agendas de endereços predefinidos.

Proteja os documentos quando eles forem enviados de suas impressoras multifuncionais (MFPs) e proteja-os enquanto forem entregues ao destino final.

• Configure uma digitalização com link seguro como destino de digitalização, permitindo que seus usuários recebam seus documentos digitalizados para download protegido. A digitalização tem validade limitada e, uma vez excluída, o link deixa de funcionar.

O funcionário moderno às vezes se sente sobrecarregado pelo número crescente de ferramentas que se espera que ele utilize. Consequentemente, ele enfrenta uma necessidade urgente de aprender novos fluxos de trabalho. Isso pode resultar não apenas em uma queda na produtividade durante a curva de aprendizado, mas também em frustrações, reclamações dirigidas à equipe de TI e ainda mais tempo, esforço e dinheiro necessários para interromper esse ciclo vicioso.

No entanto, o MyQ também pode ajudar nesse aspecto.

Todos os dispositivos têm a mesma aparência e funcionamento – não há necessidade de reaprender os mesmos processos várias vezes para cada marca de impressora ou multifuncional.

• Mesmo instalações de escritório com frotas mistas têm a mesma aparência quando o MyQ é instalado nelas, já que o MyQ possui uma interface unificada para todas as marcas com as quais trabalha.

• Com os botões Easy, você pode definir configurações de impressão, digitalização, cópia e fax que serão idênticas em todos os dispositivos e personalizadas para cada departamento ou pessoa.

Uma interface intuitiva para multifuncionais melhora a administração e permite que sua equipe domine os processos de impressão rapidamente.

• As rotinas do escritório são simplificadas quando o aplicativo integrado é orientado para o usuário e ajuda a orientá-lo com recursos visuais simples, simplificando o processo de digitalização e impressão.

• Os usuários percebem benefícios reais quando se trata de opções de liberação de impressão, parâmetros de digitalização e outros tipos de interação – assim, eles sempre sabem o que esperar.

Os usuários da sua organização podem gerenciar suas contas a partir do Terminal Integrado do dispositivo, mas também no conforto de suas mesas – nos Clientes para Desktop e Dispositivos Móveis e na Interface Web.

• Uma única solução não atende a todos. Alguns usuários não vão querer instalar aplicativos adicionais; eles simplesmente querem enviar documentos da maneira tradicional, por meio das impressoras do sistema ou por e-mail, ir até o dispositivo e clicar duas vezes para iniciar a impressão. Nada menos, nada mais.

• Outros usuários podem querer mais flexibilidade do que isso. Eles podem querer verificar o saldo de sua cota nos clientes para desktop e dispositivos móveis sem precisar ir até uma impressora física. Podem querer configurar suas próprias “Ações do Terminal” favoritas para acesso rápido e fácil às operações usadas com frequência.