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Imprimer en déplacement avec Job Roaming
Pour de nombreux employés, l'époque où ils travaillaient exclusivement dans un seul lieu, leurs activités étant limitées à une seule imprimante, est révolue depuis longtemps. MyQ s'efforce de proposer des solutions qui répondent aux besoins des organisations et des personnes qui se déplacent fréquemment.
La fonction Job Roaming de MyQ vous offre une grande flexibilité lorsque vous décidez où et comment imprimer vos documents. Si vous vous déplacez d’une succursale à une autre, voire d’un pays ou d’un continent à l’autre, il n’y a aucune raison pour que vos travaux d’impression ne vous suivent pas et ne soient pas disponibles à votre convenance.
Que ce soit parce que vous avez effectué un déplacement de dernière minute vers une autre succursale ou que vous préférez préparer vos documents dans un bureau et les imprimer dans un autre où vous rencontrez vos clients, vos travaux d'impression peuvent être prêts là où vous en avez besoin. Poursuivez votre lecture pour découvrir comment la fonction Job Roaming de MyQ rend cela non seulement possible, mais aussi facile.
Présentation de la fonction Job Roaming
La fonction Job Roaming est disponible dans toute configuration MyQ comprenant plusieurs sites gérés à partir d’un Central Server. Les travaux envoyés pour impression depuis un site peuvent être récupérés et imprimés à partir d’un terminal intégré sur un autre site.
Le travail d'impression est stocké sur le serveur du site d'origine jusqu'à ce que l'utilisateur se connecte sur un autre site, où il télécharge le travail dans la file d'impression Job Roaming. Grâce au fait que les fichiers ne sont pas transférés inutilement entre les serveurs, cette méthode garantit une charge réseau minimale.
Vous pouvez sélectionner les utilisateurs ou groupes d'utilisateurs autorisés à utiliser la fonctionnalité de Job Roaming, choisir si les travaux en itinérance doivent être conservés dans une liste de travaux distincte ou ajoutés à la même liste que les travaux locaux, et déterminer si ils doivent être imprimés via la commande « Imprimer tout ». Vous pouvez également gérer précisément les files d'impression à utiliser pour les travaux en itinérance.
Voici un exemple simple illustrant ce fonctionnement : un utilisateur de votre succursale de Dublin prépare des documents à imprimer pour des clients à Londres. Depuis la succursale de Dublin, il envoie ces documents vers une file d’impression sécurisée, mais ne les imprime pas. Le lendemain, à son arrivée à la succursale de Londres, il lui suffit de s’authentifier sur un terminal intégré, de sélectionner le travail qu’il a envoyé la veille et d’appuyer sur « Imprimer » pour obtenir une copie papier en quelques secondes.
Avantages du Job Roaming
Plus besoin de se déplacer avec des documents
À un niveau très basique, Job Roaming peut réduire les ressources que vous devez transporter d’une succursale de votre organisation à une autre. Dans certains cas, cela peut être idéal car vous voyagez léger ou ne voulez pas que les papiers soient pliés ou froissés. Dans des cas plus extrêmes, vous pouvez avoir plusieurs centaines de pages à imprimer qui ont été préparées à un endroit mais sont nécessaires à un autre. Les restrictions de bagages des compagnies aériennes sont déjà un casse-tête sans avoir à ajouter des kilos de papier à la charge.
Un système d'impression unifié
Vous vous demandez peut-être, à ce stade, pourquoi ne pas simplement enregistrer vos documents dans un espace de stockage cloud, y accéder une fois arrivé à destination et lancer l'impression. Bien sûr, c'est une option. Cependant, l'activation de l'itinérance d'impression dans MyQ signifie que vos préférences, politiques et paramètres d'impression sont répliqués de manière transparente d'un site à l'autre. L'imprimante est différente, mais tout le reste reste identique.
Flexibilité entre les succursales
Si votre fonction implique de fréquents déplacements entre les différents sites de votre organisation, vous souhaitez que ces déplacements se déroulent de la manière la plus fluide possible. Cela inclut vos documents, qu’ils se trouvent dans le cloud ou que vous ayez besoin d’une copie papier. Il n’y a aucune raison pour que les documents que vous avez envoyés à l’impression à Dubaï ne vous attendent pas à New York, et grâce à MyQ et à la fonction de Job Roaming, c’est exactement ce qui se passe. Envoyez vos documents à l'impression lorsqu'ils sont prêts, et imprimez-les quand et où vous le souhaitez.
Sécurité renforcée
Conserver vos documents dans MyQ, plutôt que de les enregistrer sur un support ou un périphérique de stockage externe, contribue également à renforcer votre sécurité. Tout reste sur un seul serveur, sous votre contrôle jusqu’à ce que vous soyez prêt à les imprimer. Cela réduit le risque de perte ou même de vol de documents, qu’ils soient sous forme papier, sur un périphérique de stockage externe ou sur un site en ligne compromis.
Cas d'utilisation dans l'industrie
Si vous n'êtes pas encore convaincu des avantages du Job Roaming, nous avons compilé quelques cas d'utilisation spécifiques à certains secteurs d'activité afin d'illustrer le potentiel de cette fonctionnalité.
Fabrication
Fred travaille pour une grande entreprise manufacturière dotée d'un siège social et de plusieurs succursales, chacune servant principalement d'usine de production de périphériques électroniques. Il supervise la santé et la sécurité, et l'une de ses responsabilités consiste à se rendre sur ces sites pour superviser la formation aux nouvelles initiatives de sécurité.
Depuis le siège social, il prépare un document unique qui, à terme, doit être imprimé et distribué à des centaines de travailleurs dans différentes succursales lorsqu’ils reçoivent une nouvelle formation. Plutôt que de prendre le train ou l'avion avec des valises remplies de ces documents, il se rend sur le site concerné avec pour seule chose son code PIN MyQ, se connecte à un terminal intégré dans la succursale en question et imprime le nombre exact de copies en fonction du nombre d'employés participant à la formation ce jour-là.
Finances
Jackie travaille pour une grande société d'investissement privée, dont les succursales sont réparties dans le monde entier. Elle se déplace souvent d'un bureau à l'autre pour coordonner les activités avec des partenaires et des clients de premier plan, même s'il n'est pas toujours possible de savoir à l'avance exactement ce qui sera abordé lors des réunions.
Elle dispose à tout moment d’une variété de dossiers d’information sur différents véhicules d’investissement, afin d’avoir toujours les ressources nécessaires pour présenter aux clients les options qui s’offrent à eux. Ces dossiers sont prêts à être imprimés et enregistrés comme travaux favoris dans MyQ. Ainsi, après un premier entretien avec un investisseur potentiel, il ne lui faut que quelques minutes pour se rendre à l’imprimante la plus proche et obtenir des copies de trois dossiers d’information différents qui, selon elle, pourraient présenter un intérêt lors de cette réunion particulière. Sa prochaine étape est San Francisco, où elle pourra répéter le processus avec les documents qui lui sembleront les plus appropriés en fonction de ce qu’elle aura appris à son arrivée.
Santé
Le Dr Singh exerce presque exclusivement dans un grand complexe hospitalier de Londres, une institution ancienne répartie sur plusieurs bâtiments abritant différentes spécialités. Alors qu’elle prépare des copies papier du dossier d’un patient et des options de traitement, elle découvre que celui-ci a été transféré dans un service spécialisé situé dans un autre bâtiment.
Sachant que la famille du patient est en visite et espérant obtenir des nouvelles de son état, elle se précipite vers le service spécialisé, sans imprimer les documents sur l’imprimante de bureau qu’elle utilise habituellement. Heureusement, tous les périphériques du complexe sont gérés par un Central Server MyQ, ce qui signifie que les documents qu’elle n’a pas encore imprimés l’attendent dans sa file d’impression privée lorsqu’elle se connecte à l’imprimante du service spécialisé. En quelques minutes, elle peut obtenir une copie papier des informations qu’elle a soigneusement compilées et en imprimer une copie supplémentaire que la sœur du patient pourra emporter chez elle.
Job Roaming à partir d'un seul emplacement
L'idée d'utiliser Job Roaming sans se rendre sur un autre site peut sembler contre-intuitive, et il est certain que, pour de nombreuses organisations, cette solution n'est pas nécessaire. Cependant, ceux qui gèrent un parc d'imprimantes vaste et diversifié peuvent trouver que cette solution simplifie et rationalise leurs processus.
Si vos opérations sont suffisamment importantes pour justifier l'utilisation de plusieurs Print Server, il peut être judicieux de les connecter tous à un Central Server unique et de permettre aux utilisateurs de mettre en œuvre le Job Roaming afin de garder leurs travaux prêts, quel que soit l'appareil le plus proche. Cela signifie que les travaux envoyés pour impression à un étage ou un service fonctionnant sur le Print Server A peuvent être facilement consultés et exécutés sur des périphériques fonctionnant sur le Print Server B, sans qu'il soit nécessaire de renvoyer les documents.