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Imprimer en déplacement avec Job Roaming
Pour de nombreux employés, l'époque où ils travaillaient exclusivement dans un seul endroit, leurs activités se limitant à une seule imprimante, est révolue depuis longtemps. MyQ s'efforce de proposer des solutions qui répondent aux besoins des organisations et des personnes qui se déplacent fréquemment.
Job Roaming MyQ offre une grande flexibilité lorsque vous décidez où et comment imprimer vos documents. Si vous vous déplacez d'une succursale à une autre, même dans différents pays ou continents, il n'y a aucune raison pour que vos travaux d'impression ne vous accompagnent pas et ne soient pas disponibles à votre convenance.
Que ce soit parce que vous avez effectué un déplacement de dernière minute dans une autre succursale ou que vous préférez préparer vos documents dans un bureau et les imprimer dans un autre où vous rencontrez vos clients, vos travaux d'impression peuvent être prêts où que vous en ayez besoin. Veuillez lire la suite pour découvrir comment. Job Roaming dans MyQ rend cela non seulement possible, mais également facile.
Présentation du Job Roaming
Le Job Roaming est possible dans toute configuration MyQ comprenant plusieurs sites gérés à partir d'un Central Server. Les travaux envoyés à l'impression depuis un site peuvent être récupérés et imprimés à partir d'un Embedded Terminal situé sur un autre site.
Les travaux d'impression sont stockés sur le serveur du site d'origine jusqu'à ce que l'utilisateur se connecte à un autre site, où il télécharge les travaux vers le Job Roaming file d'impression. Grâce au fait que les fichiers ne sont pas transférés inutilement entre les serveurs, cette méthode garantit une charge réseau minimale.
Vous pouvez sélectionner les utilisateurs ou groupes d'utilisateurs que vous souhaitez autoriser à utiliser le Job Roaming fonctionnalité, si les travaux d'itinérance pertinents doivent être conservés dans une liste de travaux distincte ou ajoutés à la même liste que les travaux locaux, et s'ils doivent être imprimés par le Imprimer tout commande. Vous pouvez également gérer précisément les files d'impression à utiliser pour les travaux itinérants.
Pour illustrer simplement le fonctionnement de ce système, prenons l'exemple suivant : un utilisateur de votre succursale de Dublin prépare des documents à imprimer pour des clients à Londres. Depuis la succursale de Dublin, il envoie ces documents à imprimer dans une file d'impression sécurisée, mais ne les imprime pas. Le lendemain, à son arrivée à la succursale de Londres, il s'authentifie simplement sur un Embedded Terminal, sélectionne le travail qu'il a envoyé la veille et clique sur « Imprimer » pour obtenir une copie papier en quelques secondes.
Avantages du Job Roaming
Il n'est pas nécessaire de voyager avec des documents
À un niveau très basique, le Job Roaming peut réduire les ressources dont vous avez besoin pour vous déplacer d'une succursale de votre organisation à une autre. Dans certains cas, cela peut être idéal, car vous voyagez léger ou vous ne souhaitez pas que vos documents soient pliés ou froissés. Dans des cas plus extrêmes, vous pouvez avoir plusieurs centaines de pages à imprimer qui ont été préparées à un endroit, mais qui sont nécessaires à un autre. Les restrictions imposées par les compagnies aériennes en matière de bagages sont déjà suffisamment contraignantes sans avoir à ajouter des kilogrammes de papier à la charge.
Un système d'impression unifié
À ce stade, vous vous demandez peut-être pourquoi vous ne sauvegarderiez pas simplement vos documents dans un espace de stockage cloud, y accéderiez à partir de la destination requise et cliqueriez sur « Imprimer ». Bien sûr, c'est une option. Cependant, l'activation de l'itinérance d'impression dans MyQ signifie que vos préférences, politiques et paramètres d'impression sont reproduits de manière transparente d'un site à l'autre. L'imprimante est différente, mais tout le reste est identique.
Flexibilité entre les succursales
Si votre fonction implique de fréquents déplacements entre les différents sites de votre organisation, vous souhaitez que ces déplacements se déroulent de manière aussi fluide que possible. Cela inclut vos documents, qu'ils soient stockés dans le cloud ou que vous ayez besoin d'une copie papier. Il n'y a aucune raison pour que les documents que vous avez envoyés à l'impression à Dubaï ne soient pas disponibles à New York, et grâce à MyQ et à la fonctionnalité Job Roaming, c'est le cas. Envoyez vos documents à l'impression lorsqu'ils sont prêts, et imprimez-les quand et où vous le souhaitez.
Renforcement de la sécurité
Conserver vos documents dans MyQ plutôt que de les enregistrer sur un périphérique ou un emplacement de stockage externe contribue également à renforcer votre sécurité. Tout reste sur un seul serveur, sous votre contrôle, jusqu'à ce que vous soyez prêt à les imprimer. Cela réduit le risque de perte ou même de vol de documents, qu'ils soient sous forme papier, sur un périphérique de stockage externe ou sur un emplacement en ligne compromis.
Cas d'utilisation dans l'industrie
Si vous n'êtes toujours pas convaincu des avantages du Job Roaming, nous avons compilé quelques cas d'utilisation spécifiques à certains secteurs afin d'illustrer son potentiel en termes de commodité.
Fabrication
Fred travaille pour une grande entreprise manufacturière qui possède un siège social et plusieurs succursales, chacune servant principalement d'usine de production de périphériques électroniques. Il est responsable de la santé et de la sécurité, et l'une de ses responsabilités consiste à se rendre sur ces sites et à superviser la formation relative aux nouvelles initiatives en matière de sécurité.
Depuis la succursale centrale, il prépare un document unique qui doit ensuite être imprimé et distribué à des centaines d'employés dans différentes succursales lorsqu'ils reçoivent une nouvelle formation. Au lieu de prendre le train ou l'avion avec des valises remplies de ces documents, il se rend sur le site concerné avec pour seul bagage son code PIN MyQ, se connecte à un Embedded Terminal dans la succursale concernée et imprime le nombre de copies nécessaire en fonction du nombre d'employés participant à la formation du jour.
Finances
Jackie travaille pour une grande société d'investissement privée qui possède des succursales dans le monde entier. Elle se déplace fréquemment entre les différents bureaux pour coordonner les activités avec les partenaires et les clients de premier plan, bien qu'il ne soit pas toujours possible de savoir à l'avance exactement ce qui sera abordé lors des réunions.
Elle dispose à tout moment d'une variété de dossiers d'information sur différents instruments d'investissement, de sorte qu'elle a toujours les ressources nécessaires pour informer ses clients sur les options qui s'offrent à eux. Ces dossiers sont prêts à être imprimés et enregistrés sous forme de Favori travaux dans MyQ. Cela signifie qu'après une première discussion avec un investisseur potentiel, il ne lui faut que quelques minutes pour se rendre au périphérique le plus proche et obtenir des copies de trois dossiers d'information différents qui, selon elle, pourraient présenter un intérêt pour cette réunion particulière. Sa prochaine étape est San Francisco, où elle pourra répéter le processus avec les documents qui lui sembleront les plus appropriés en fonction des informations recueillies à son arrivée.
Soins de santé
Le Dr Singh exerce presque exclusivement dans un grand complexe hospitalier de Londres, une ancienne institution répartie sur plusieurs bâtiments spécialisés dans différents domaines. Alors qu'elle prépare les documents papier relatifs à un patient et les options de traitement, elle apprend que celui-ci a été transféré dans un service spécialisé situé dans un autre bâtiment.
Sachant que la famille du patient est en visite et qu'elle souhaite obtenir des informations sur son état de santé, elle se rend rapidement dans le service spécialisé, sans imprimer les documents sur l'imprimante du bureau qu'elle utilise habituellement. Heureusement, tous les périphériques du complexe sont gérés par un Central Server MyQ, ce qui signifie que les documents qu'elle n'a pas encore imprimés l'attendent dans sa file d'impression privée lorsqu'elle se connecte à l'imprimante du service spécialisé. En quelques minutes, elle peut obtenir une copie papier des informations qu'elle a soigneusement compilées et en imprimer une copie supplémentaire pour la sœur du patient afin qu'elle puisse l'emporter chez elle.
Job Roaming depuis un seul lieu
L'idée d'utiliser le Job Roaming sans se déplacer vers un autre site peut sembler contre-intuitive, et il est certain que pour de nombreuses organisations, cette solution n'est pas nécessaire. Cependant, ceux qui gèrent un parc d'imprimantes important et diversifié peuvent trouver que cette solution simplifie et rationalise leurs processus.
Si vos opérations sont suffisamment importantes pour justifier l'utilisation de plusieurs serveurs d'impression, il peut être judicieux de les connecter tous à un Central Server unique et de permettre aux utilisateurs de mettre en œuvre la fonctionnalité Job Roaming afin que leurs travaux d'impression soient prêts, quel que soit l'appareil le plus proche. Cela signifie que les travaux envoyés pour être imprimés à un étage ou dans un service utilisant le Print Server A peuvent être facilement accessibles et exécutés sur des périphériques utilisant le Print Server B, sans qu'il soit nécessaire de renvoyer les documents.