Comptabilité et suivi des coûts

Organisation cible

Situation

Mode comptable recommandé

Avantages

Environnement de bureau moderne avec différents niveaux d'utilisation des imprimantes

Je souhaite exercer un contrôle plus rigoureux concernant les dépenses en ressources de bureau.

Je n'ont pas besoin justifier comptes partagés.

Groupes comptables

+ Pages de suivi des quotas personnels.

Lorsque vous établissez des limites plus transparentes et plus strictes pour l'utilisation des ressources au bureau, il est plus facile de les optimiser.

Selon des études, 45 % du papier imprimé dans un bureau est finalement jeté à la poubelle. ^[4].

Salles de photocopie

Je souhaite allouer une somme spécifique de ressources et autoriser mon personnel à utiliser ce montant par période pour imprimer sur un ou plusieurs périphériques.

Groupes comptables

+ Coût de suivi des quotas individuels.

L'attribution d'un budget pour les imprimantes multifonctions prédéfinies dans les salles de photocopie, avec des paramètres configurés pour une utilisation plus économique et uniforme, contribue à réduire les dépenses. ^[6].

Impression pour les invités

Espaces clients, établissements hospitaliers, espaces de travail partagés

Je souhaite permettre aux utilisateurs enregistrés d'effectuer des travaux d'impression occasionnels de petite ou moyenne taille.

Groupes comptables

Quotas individuels par personne, sans quotas de groupe.

Le fait de rediriger les impressions occasionnelles des visiteurs vers les employés d'un bureau peut ralentir le rythme de travail. Il est beaucoup plus simple de donner accès aux visiteurs eux-mêmes et de leur permettre d'utiliser les imprimantes et les scanners de manière contrôlée, ce qui peut réduire la charge de travail du personnel.

Entreprise disposant de plusieurs départements répartis sur différents sites

Je souhaite mettre en place un large éventail de comptes avec différentes méthodes comptables et permettre aux utilisateurs de partager des quotas ou de disposer uniquement de comptes personnels avec des quotas individuels.

Centres de coûts

+ Suivi des quotas individuels ou collectifs, que ce soit en termes de pages ou de coûts.

Le temps perdu à tenter de réparer une imprimante bloquée a un coût. En configurant vos périphériques avec les flux de travail les plus courants et les plus utilisés, ainsi qu'un système de comptes flexible, vous constaterez probablement une augmentation de la productivité. ^[3].

Enseignement primaire

Je recherche une solution simple permettant aux élèves plus jeunes d'imprimer leurs travaux tout en gardant le contrôle des dépenses.

Centres de coûts

Groupe de quotas partagé.

La mise en place de services partagés peut vous permettre de réduire vos dépenses de 25 %.^[1].

Enseignement supérieur

Je souhaite que le personnel scolaire puisse imprimer et photocopier rapidement les documents avant les cours et adapter la consommation de papier en fonction du niveau de la classe (en utilisant l'impression recto verso, le noir et blanc, l'agrafage pendant l'impression).

Centres de coûts

+ Plusieurs comptes avec quota.

Lorsque votre organisation est de grande taille, la gestion des dépenses devient plus complexe, car les circonstances individuelles d'utilisation peuvent être très diverses. Certaines organisations adoptent une approche privilégiant le cloud et standardisent l'utilisation d'autres applications. Cela leur permet de profiter des avantages d'un environnement flexible tout en conservant une comptabilité précise. Si de nombreuses organisations des secteurs privé et public choisissent les services cloud pour gagner en agilité, en flexibilité et en évolutivité, elles bénéficient également d'économies à long terme. Pour réaliser des économies, il est essentiel de mettre en place une gouvernance cloud stricte, sous peine de voir les coûts d'infrastructure et d'application augmenter. ^[5].

Formation universitaire

Je souhaite une solution dans laquelle différentes catégories de personnel et étudiants peut :

• Imprimer ou copier avec une sortie standardisée.

• Numérisez des documents vers le cloud.

• Obtenir des informations statistiques sur les étudiants ou les départements qui utilisent le plus certains périphériques.

Centres de coûts

1. Centre de coûts avec quotas personnels définis pour le suivi des options plus coûteuses (par exemple, la couleur).

2. Centre de coûts dédié à la surveillance des scans ou faisant partie de quotas personnels multiples.

3. Quotas multiples pour les centres de coûts sans restrictions appliquées lorsque le quota maximal est épuisé.

Vous pouvez associer divers systèmes comptables à d'autres services tels que l'automatisation robotisée des processus (RPA). Si votre service informatique interne a besoin d'informations statistiques, vous pouvez configurer des comptes qui surveillent qui a utilisé quel compte et ajouter la RPA aux processus :

• Extraction d'informations à partir de factures.

• Envoi de communications automatisées.

• Soumettre des rapports aux cadres supérieurs.

• Traitement des stocks.

Cela permet de consacrer davantage de temps aux tâches nécessitant une réflexion approfondie. Les entreprises qui tirent parti de cette initiative de réduction des coûts devront investir moins dans le recrutement futur de personnel pour accomplir des tâches que la RPA peut facilement réaliser. ^[2].

Organisation cible

Situation

Mode comptable recommandé

Avantages

Impression non autorisée par un invité

Gares ferroviaires, aéroports, bureaux municipaux

Je souhaite informer utilisateurs non enregistrés pouvoir imprimer occasionnellement et être facturé immédiatement.

Groupes comptables

Crédit avec paiement par bons d'achat

Il est essentiel de faire gagner du temps à vos clients dans un environnement très fréquenté tel qu'un aéroport ou une mairie.

Par conséquent, l'impression devrait être une partie facile de l'expérience, et non une partie intimidante.

Il est possible de configurer des bornes d'impression pour imprimer les travaux des utilisateurs non enregistrés et les facturer immédiatement.

Le temps est un facteur essentiel et peut contribuer à augmenter le taux de satisfaction global de votre organisation jusqu'à 60 %. ^[9].

Employé du ministère dans son bureau

Je souhaiterais attribuer un certain nombre de pages par personne pendant un certain temps et chaque personne dans le système doit Veuillez utiliser un seul compte pour tous les services. occasions de réduire le délai entre la mise en file d'attente des travaux et la récupération des travaux prêts à l'emploi depuis les périphériques.

Groupes comptables

+ Pages de suivi du compte de quota personnel

Une comptabilité précise est essentielle pour gérer une grande organisation multi-départements.

L'unification d'un portefeuille de services tiers permettant de suivre et d'allouer des ressources par personne peut contribuer à réduire les coûts et à améliorer la recherche et la maintenance des données. 95 % des informations d'entreprise sont disponibles sur papier.^[8].