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Benutzerrechte
Richtig konfigurierte Druckumgebungen umfassen weit mehr als nur eine Reihe von Geräten und die Verbindungen zwischen ihnen. Sie erfordern Wartung und physische Materialien wie Papier und Toner, aber auch eine Reihe von Verfahren, die vorschreiben, was wo gedruckt wird, wie Aufträge abgerechnet werden und vor allem, welche Benutzer was tun dürfen.
Wer welche Aktionen beim Drucken, Scannen usw. durchführen darf, hängt von folgenden Faktoren ab Benutzerrichtliniendie wir im Detail besprechen hier. Ebenso wichtig ist es jedoch, den Nutzern das richtige Maß an Kontrolle über die gesamte Umgebung zu geben.
Sie möchten nicht, dass ein brandneuer Büroangestellter Warteschlangen für Ihr gesamtes Unternehmen erstellt und löscht, und Sie möchten auch nicht, dass ein erfahrener Administrator daran gehindert wird, bei Bedarf Änderungen vorzunehmen. Deshalb werden wir Folgendes besprechen BenutzerrechteDie folgenden Abschnitte beschreiben, wie Sie diese verstehen, einstellen und pflegen können, sowie einige Anwendungsbeispiele, die Ihnen helfen, eine ausgewogene und funktionale Druckumgebung zu schaffen.
Verstehen der Benutzerrechte
Auf der grundlegendsten Ebene bestimmen die einem Benutzer zugewiesenen Rechte, was er in der MyQ-Web-Benutzeroberfläche sehen und tun kann. Unterschiedliche Rechte können es Benutzern ermöglichen, neue Registerkarten im Hauptmenü der Web-Benutzeroberfläche zu sehen und mit ihnen zu interagieren, oder in Einstellungen.
Hauptmenü der Webschnittstelle mit Administratorrechten
Menü Einstellungen mit Administratorrechten
Sie können Benutzern und Benutzergruppen Rechte erteilen, die es ihnen erlauben, Ihre MyQ-Einstellungen nach Bedarf zu bearbeiten. Im Allgemeinen empfehlen wir jedoch, nur die erforderlichen Rechte zu erteilen und nicht mehr, um versehentliche Systemänderungen zu vermeiden.
Welche Benutzerrechte sind verfügbar?
Nachdem wir nun die Grundlagen der Benutzerrechte verstanden haben und wissen, warum wir sie nutzen sollten, wollen wir uns genauer ansehen, welche Rechte verfügbar sind und was sie bewirken.
Rechts | Funktionen |
|---|---|
Verwalter | Gewährt volle *Admin-Rechte, diese Benutzer können fast alle möglichen Aktionen in MyQ durchführen. Ausgeschlossen sind die Karten löschen richtig. |
Quoten erhöhen | Der Benutzer hat Zugriff auf die Quotenerhöhungen Registerkarte. Ermöglicht die Erstellung von Quotenerhöhungen, aber nicht die Anzeige der Details der ursprünglichen Quoten. |
Jobs verwalten | Der Benutzer kann die Aufträge anderer Benutzer in der Stellenangebote tab. |
Lizenzen verwalten | Der Benutzer kann Lizenzen anzeigen, verwalten und aktivieren über Einstellungen. |
Zahlungen verwalten | Der Benutzer hat Zugriff auf die Zahlungen im Hauptmenü. |
Verwalten von Druckern | Der Benutzer hat Zugriff auf die Drucker Hauptregisterkarte, um Drucker zu überwachen und ihre Einstellungen zu ändern, sowie die Drucker und Terminals Einstellungen und alle Unterabschnitte, in denen sie Einstellungen ändern können. |
Projekte verwalten | Der Benutzer hat Zugriff auf die Projekte auf der sie Projekte einsehen, neue Projekte erstellen und bestehende Projekte bearbeiten können. |
Warteschlangen verwalten | Der Benutzer hat Zugriff auf die Warteschlangen Dort können sie alle Aspekte bestehender Warteschlangen einsehen und bearbeiten sowie neue Warteschlangen erstellen. Sie können Warteschlangen auch online oder offline schalten. |
Berichte verwalten | Der Benutzer hat vollen Zugriff auf die Berichte und kann auf alle Berichte zugreifen und diese bearbeiten. |
Einstellungen verwalten | Der Benutzer hat vollen Zugriff auf die Administratorebene Einstellungenmit den Ausnahmen von Server-Typ, Lizenzund Benutzerrechte Einstellungen. |
Benutzer verwalten | Der Benutzer hat Zugriff auf die Benutzer Hauptregisterkarte, die Benutzer Einstellungen und die Registerkarte Politiken Einstellungen, kann Benutzer hinzufügen und deren Einstellungen und Rechte ändern. Der Benutzer erhält außerdem Zugriff auf die Buchhaltung Registerkarte "Einstellungen", kann aber die Einstellungen dort nicht ändern. Der Zugang zum Kredit Einstellungen wird gewährt, aber der Benutzer darf nur Benutzer und Gruppen ändern. Der Zugriff auf die Registerkarte Kontingent Der Benutzer darf jedoch nur Kontingentdefinitionen ändern, nicht aber die globalen Einstellungen für Kontingente. |
Gutscheine verwalten | Der Benutzer hat Zugriff auf die Stapel von Gutscheinen auf der sie bestehende Chargen einsehen, löschen und neue Chargen hinzufügen können. |
Jobs lesen | Der Benutzer kann alle Aufträge in der Stellenangebote aber nicht bearbeiten. |
Guthaben aufladen | Der Benutzer hat Zugriff auf die Kontoauszug Registerkarte, auf der sie Guthaben aufladen können, auch ihr eigenes. |
Ansicht Log | Der Benutzer hat Zugriff auf die Protokoll und Audit-Protokoll Registerkarten, auf denen sie Protokolleinträge anzeigen, filtern und exportieren können. |
Ansicht Drucker | Der Benutzer hat Zugriff auf die Drucker Hauptregisterkarte, um Drucker zu überwachen. |
Karten löschen | Wenn sie gewährt wird, hat der Nutzer das Recht Karten löschen auf ihrer Website zur Verfügung Startseite Seite in der MyQ Web UI, wo sie die ID-Karten aller Benutzer löschen können, deren ID-Nummer sie kennen. Diese Option ist nur auf 10.2-Servern verfügbar. |
Keine Rechte zugewiesen
A Benutzer ohne zugewiesene Rechte kann immer noch auf die Web-Benutzeroberfläche zugreifen, allerdings sind die Möglichkeiten dort extrem eingeschränkt.
In ihrem Hauptmenü sehen sie nur die Startseite, Stellenangebote, Adressbuch, Berichteund Einstellungen Registerkarten. Unter Berichte sie können einfache Berichte über ihre eigenen Aktionen erstellen, sie können Kontakte zu ihren eigenen Aktionen hinzufügen Adressbuchund über Einstellungen können sie die Daten sehen und aktualisieren Aufgabenplaneraber nur Aufgaben anzeigen, ausführen oder bearbeiten, für die sie bestimmte Rechte haben.
Mit anderen Worten, die Benutzer ohne zugewiesene Rechte verfügt in MyQ nur über sehr grundlegende Optionen, die jedoch für die meisten einfachen Benutzer ohne administrative Rolle ausreichend sind.
Zuweisung von Benutzerrechten
Sobald Sie wissen, welchen Benutzern Sie welche Rechte zuweisen möchten, ist der Vorgang einfach. Bei der Zuweisung desselben Rechteprofils an mehrere Benutzer vereinfachen und beschleunigen Benutzergruppen den Prozess.
Von Einstellungennavigieren Sie zur Seite Rechte Registerkarte von Benutzer Einstellungen. Vorhandene zugewiesene Rechte werden angezeigt und können durch Doppelklick bearbeitet werden. Ein Rechteprofil (die Menge der einem Benutzer oder einer Benutzergruppe zugewiesenen Rechte) kann auch gelöscht werden, indem man es markiert und auf das Symbol Löschen Symbol.
Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen können Sie einen Benutzer oder eine Benutzergruppe auswählen und ihm/ihr entweder Rechte zuweisen oder seine/ihre bestehenden Rechte bearbeiten. Markieren Sie einfach die Kästchen der Rechte, die Sie zuweisen möchten, und klicken Sie auf OK.
Wenn einem Benutzer bestimmte Rechte individuell zugewiesen werden und er durch die Mitgliedschaft in einer bestimmten Benutzergruppe zusätzliche Rechte erhält, sind die Rechte kumulativ. Das bedeutet, dass alle Rechte, die dem Benutzer gewährt werden, gleichzeitig angewendet werden.
Tim hat zum Beispiel die Rechte erhalten für Logbuch ansehen und Jobs verwaltenund ist auch in der Benutzergruppe Büroangestelltedie das Recht erhalten hat, die Karten löschen. Infolgedessen hat Tim die Rechte an Ansicht Log, Jobs verwaltenund Karten löschen. Das gleiche Prinzip würde gelten, wenn Tim Mitglied zweier Benutzergruppen wäre, denen unterschiedliche Rechte zugestanden wurden: Tim hat alle Rechte, die jeder Gruppe zustehen.
Anwendungsfälle
Nachdem wir nun die Grundlagen der Benutzerrechte verstanden haben, was sie bewirken und wie man sie einrichtet, wollen wir nun ein paar praktische Beispiele für ihre Verwendung betrachten. In jedem dieser Szenarien werden die Einstellungen der Benutzerrechte verwendet, um allgemeine administrative Probleme zu lösen.
Büroadministrator vs. Druckadministrator
In vielen größeren Organisationen werden verschiedene Arten von Administratoren benötigt, um (manchmal sehr unterschiedliche) Rollen auszufüllen. So kann beispielsweise ein IT-Administrator die Verantwortung dafür übernehmen, dass Ihr Drucksystem funktioniert, aber andere Administratoren benötigen dennoch Zugang zu bestimmten Strukturelementen.
Ein IT-Administrator benötigt fast sicher die Verwalter Ihr Office-Administrator, der für die Benutzerverwaltung und die Buchhaltung zuständig ist, benötigt jedoch einige zusätzliche Berechtigungen. Ihrem Büroadministrator volle Rechte gewähren Verwalter Rechte ist unnötig und nicht empfehlenswert. Ohne das erforderliche Fachwissen können leicht Fehler gemacht werden.
Stattdessen kann dem Büroverwalter das Recht eingeräumt werden Benutzer verwalten Recht sowie die Rechte auf Guthaben aufladen und Projekte verwalten. So können sie bei Bedarf die Buchhaltung kontrollieren und die Richtlinien für bestehende und neue Benutzer in der Druckumgebung ändern. Beide Administratoren verfügen über die für ihre Rolle erforderlichen Rechte, ohne dass ein Übermaß an Berechtigungen zu Fehlern führen kann.
Vereinfachte Verwaltung von Berichten
Bei vielen der in diesem Artikel genannten Rechte ist es sinnvoll, sie vielen oder allen Benutzern zu gewähren. So kann es zum Beispiel sinnvoll sein, allen Benutzern Folgendes zu erlauben Jobs lesen oder Ansicht Drucker.
Bestimmte Funktionen in MyQ können jedoch von einem eingeschränkten Zugang profitieren, und aus vielen Gründen ist die Berichte verwalten Recht ist eines davon. MyQ bietet eine riesige Anzahl von Berichten, die in buchstäblich endlosen Iterationen konfiguriert werden können. Wenn alle Benutzer Zugang zu Berichten haben und diese erstellen können, kann dies schnell zu einem Chaos führen.
Beauftragen Sie stattdessen nur eine oder eine kleine Anzahl von Vertretern mit der Erstellung und Pflege von Berichten für Ihr gesamtes Unternehmen. Von diesen Personen wird erwartet, dass sie sowohl die Verwendung von Berichten als auch die Informationen, die Sie zu sammeln versuchen, genau verstehen. Sie können dieses Wissen nutzen, um eine Ordnerstruktur in Ihren Berichten zu erstellen und durchzusetzen, so dass die neuesten Zahlen immer leicht zugänglich sind.
Ihre anderen Benutzer können weiterhin grundlegende Berichte über ihre eigenen Ausdrucke erstellen und die Widget für Umweltauswirkungen den Überblick über ihren eigenen Verbrauch zu behalten, während fortgeschrittene Berichte und Organisation den Profis überlassen werden.
Ermöglicht die Verwaltung bei gleichzeitigem Schutz der Daten
Viele große Organisationen haben täglich mit Daten zu tun, die streng geschützt sind, und die Verwendung von Rechten in MyQ kann eine großartige Möglichkeit sein, um sicherzustellen, dass alle vertraulichen Daten nur bei Bedarf eingesehen werden können.
Die Gewährung der Einstellungen verwalten Recht, sondern die Verwalter kann eine effektive Methode sein, um einem Fachmann die Einrichtung Ihres MyQ-Systems zu ermöglichen, ohne dass er alle Auftragsdaten, die es durchläuft, einsehen kann. Einstellungen verwalten ermöglicht es einem Benutzer, die Netzwerke, Drucker und Warteschlangen für Ihre Druckumgebung einzurichten und dabei die Inhalte zu schützen, die von demselben Benutzer gedruckt werden.
Ähnlich verhält es sich mit Rechten wie Warteschlangen verwalten oder Ansicht Log können gewährt werden, um dem IT-Administrationspersonal die Erledigung seiner Aufgaben zu ermöglichen, während die Vorenthaltung von Rechten wie Jobs lesen hält alle Ihre vertraulichen Daten sicher.