Selbstregistrierung der Benutzer

Eine mühelose Benutzerverwaltung ist so etwas wie ein heiliger Gral, wenn es um die Erstellung und Pflege komplexer IT-Systeme geht. Im Idealfall sollte eine beliebige Anzahl von Nutzern gut in entsprechende Gruppen mit Richtlinien- und Rechteeinstellungen organisiert sein, die ihnen ein effizientes Arbeiten ermöglichen. Darüber hinaus sollte die Einbindung neuer Benutzer in das System problemlos sein und sich an die jeweiligen Gegebenheiten anpassen lassen.

MyQ hilft mit einer Reihe von Benutzerverwaltungslösungen, von komplexen Politik und Rechte Einstellungen auf einfache und unkomplizierte Weise neue Benutzer zu Ihrer Druckumgebung hinzufügen. Für kleinere Unternehmen stellt das manuelle Hinzufügen neuer Benutzer möglicherweise keine große Belastung dar, größere Unternehmen sind oft auf die Synchronisierung von Benutzern aus einer externen Quelle wie z. B. einer Entra ID. In vielen Fällen kann es jedoch eine enorme Zeitersparnis bedeuten, wenn die Nutzer die Möglichkeit haben, sich selbst zu registrieren (mit den erforderlichen Einschränkungen).

Administratoren können ihr MyQ-System so anpassen, dass die automatische Registrierung neuer Benutzer auf verschiedene Weise möglich ist. Diese Nutzer können automatisch zu bestimmten Gruppen hinzugefügt werden, um sicherzustellen, dass sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, und sie erhalten eine konfigurierbare E-Mail mit allen erforderlichen Informationen über ihr neues Konto.

Lesen Sie weiter, um mehr über die verfügbaren Methoden zur Selbstregistrierung von Benutzern, deren Einrichtung und zusätzliche Überlegungen zu erfahren, die je nach Ihren organisatorischen Gegebenheiten erforderlich sein können.

Methoden der Selbstregistrierung

Die zulässigen Methoden für die Selbstregistrierung können in Einstellungen, Benutzer. Es stehen vier Methoden zur Verfügung, die auch in Kombination verwendet werden können:

Registrierung in der Web-Benutzeroberfläche - ermöglicht es den Benutzern, ein neues Konto über den MyQ-Anmeldebildschirm zu erstellen.
Registrieren Sie sich, indem Sie einen Auftrag über LPR/IPPS/RAW-Protokolle empfangen - nachdem ein nicht registrierter Benutzer einen Auftrag von seinem Computer über eines dieser Protokolle gesendet hat, erkennt MyQ seinen Namen entsprechend der aktuell eingestellten Methode der Benutzererkennung und erstellt ein neues Konto.
Registrierung durch Erhalt eines Auftrags per E-Mail - wenn Aufträge per E-Mail aktiviert sind, können neue Benutzer, die auf diese Weise einen Auftrag erhalten, unter der E-Mail-Adresse registriert werden, von der der Auftrag gesendet wurde.
Registrierung durch Empfang lokaler Auftrags-Metadaten - diese Methode ermöglicht es dem MyQ Desktop Client, Aufträge zu erkennen, die über die lokale Drucküberwachung gesendet wurden, und entsprechend neue Benutzerkonten zu erstellen. Diese Methode wurde jedoch in der Version 10.2 des Desktop Client veraltet.

Jede dieser Methoden kann so konfiguriert werden, dass sie neue Benutzer zu einer bestimmten Benutzergruppe hinzufügt, und Sie können festlegen, dass neue Benutzer mit einer Methode in einer anderen Gruppe registriert werden als mit den anderen Methoden. Außerdem können Sie die automatische E-Mail bearbeiten, die an neu selbst registrierte Benutzer gesendet wird. Standardmäßig enthält diese E-Mail den Benutzernamen, die PIN und die Gültigkeit der PIN des neuen Benutzers.

Darüber hinaus werden in Einstellungen, Benutzerauthentifizierungkann eine fünfte Methode konfiguriert werden. Bei dieser Methode wird ein neuer Benutzer registriert, wenn ein unbekannter Ausweis durchgestrichen wird. Administratoren können zwischen drei Workflows wählen, wenn ein unbekannter Ausweis durchgestrichen wird:

Die Authentifizierung schlägt fehl.
Wenn ein bestehender Benutzer eine neue oder unbekannte ID-Karte durchzieht, kann er seine bestehenden Kontodaten eingeben und die Karte für dieses Konto registrieren (diese Option wird nur von Embedded Terminals ab Version 10.2 unterstützt).
Ein neuer Benutzer wird auf der Grundlage der Kartenanmeldeinformationen erstellt und kann automatisch zu der Benutzergruppe hinzugefügt werden, die von einem Administrator in Benutzerauthentifizierung Einstellungen.

Wir werden uns jede dieser Methoden im Detail ansehen und dabei die möglichen Einschränkungen jeder Methode und die besten Praktiken berücksichtigen.

Registrierung in der Webschnittstelle

In vielen Fällen ist dies die einfachste Methode, um die Selbstregistrierung für neue Benutzer zu ermöglichen. Die Benutzer klicken einfach auf Neues Konto geben Sie auf dem Anmeldebildschirm der Web-Benutzeroberfläche ihre Vollständiger Name und E-Mailund erhalten dann eine E-Mail mit ihrer PIN (sie können auch wählen, ob sie ihre PIN sofort in dem Pop-up-Fenster sehen wollen, das nach der Registrierung erscheint).

Der Hauptvorteil dieses Registrierungs-Workflows besteht darin, dass fast jeder, der das Internet regelmäßig nutzt, damit bestens vertraut ist. Außerdem sehen neue Nutzer, die sich auf der Web-Benutzeroberfläche anmelden, nach der Registrierung sofort die Möglichkeit, ihre Daten zu bearbeiten. Benutzerprofil über ihre Startseite Registerkarte. Hier können sie ihre Vollständiger Name, E-Mailund Standardsprachesetzen. Passwort für ihr Konto, und wählen Sie eine Neue PIN.

Es ist jedoch wichtig zu bedenken, dass nur bestimmte Benutzer diese Anmeldemethode finden oder verwenden werden. Sie müssen wissen, wie man zum Anmeldebildschirm der Web-Benutzerschnittstelle navigiert, um sie zu finden, und es ist unwahrscheinlich, dass sie sie ohne die Anweisung ihres unmittelbaren Vorgesetzten oder Büroverwalters verwenden.

Registrierung durch Senden eines Auftrags über das LPR/IPPS/RAW-Protokoll

Wenn diese Option aktiviert ist, können sich Benutzer selbst registrieren, indem sie einen Druckauftrag von ihrem Computer über das LPR-, IPPS- oder RAW-Protokoll senden.

Diese Option kann zwar hilfreich sein, um neuen Benutzern das direkte Drucken auf Geräten in ihrem Netzwerk zu ermöglichen, sie wird jedoch nicht als Standardmethode für die Benutzerregistrierung empfohlen. Es wird zwar ein neues Konto erstellt, da aber keine E-Mail bereitgestellt wird, kann der neu erstellte Benutzer seine Anmeldedaten nicht erhalten.

In Einzelfällen könnte ein Administrator die Anmeldedaten dieses Benutzers in MyQ suchen und die Informationen weitergeben, was jedoch einen hohen manuellen Aufwand erfordert und daher unpraktisch ist.

Registrierung durch Senden eines Auftrags per E-Mail

Diese Option erfordert ein MyQ-Konto, das bereits für den Empfang von Aufträgen per E-Mail eingerichtet ist. Die Administratoren konfigurieren diese Einstellungen in Einstellungen, Stellenangebotein der Web-Benutzeroberfläche. Sobald dies eingerichtet ist, sollte es bereits eine definierte E-Mail-Adresse und ein Verfahren für die Übermittlung von Aufträgen an MyQ geben, die den Benutzern in Ihrem Unternehmen klar mitgeteilt werden.

Sobald das Verfahren für Aufträge per E-Mail eingerichtet ist, können neue Nutzer Aufträge per E-Mail als Methode der Selbstregistrierung versenden. Der Name des neu eingerichteten Kontos ist die E-Mail-Adresse, von der die E-Mail gesendet wurde, und der Nutzer erhält eine E-Mail mit seinen Kontodaten.

In Unternehmen, in denen die Übermittlung von Aufträgen per E-Mail gängige Praxis ist, wird diese Methode vielleicht wegen ihrer Einfachheit geschätzt: Wenn Sie einen Kollegen fragen, wie er normalerweise druckt, kann dies schnell und einfach zu einer effektiven neuen Registrierung führen. Wenn Ihre Benutzer hingegen nicht regelmäßig Druckaufträge per E-Mail übermitteln, kann diese Methode kontraintuitiv erscheinen und weitgehend ungenutzt bleiben.

Unter Stellenangebote, Einstellungen ist es möglich, Aufträge per E-Mail auf bestimmte Benutzergruppen zu beschränken. Nicht registrierte Benutzer gehören per Definition keiner Benutzergruppe an und werden als neue Benutzer registriert, wenn sie einen Auftrag per E-Mail übermitteln. Wenn Ihre Benutzereinstellungen diese neu registrierten Benutzer jedoch automatisch in eine Benutzergruppe einordnen, die keine Aufträge per E-Mail übermitteln darf, können neue Benutzer, die auf diese Weise angelegt werden, keine weiteren Aufträge per E-Mail übermitteln.

Registrierung durch Einziehen einer unbekannten ID-Karte

Im Gegensatz zu den anderen hier aufgeführten Optionen wird die Registrierung neuer Benutzer beim Durchziehen eines unbekannten Ausweises in der Benutzerauthentifizierung Einstellungen der Web-Benutzeroberfläche. Unter Unbekanntes Verhalten der ID-Karte Administratoren können wählen Einen neuen Benutzer registrieren und wählen Sie optional eine Gruppe aus, der diese neuen Benutzer hinzugefügt werden können.

Das bedeutet, dass ein neues Konto erstellt wird, wenn ein Ausweis, den Ihr MyQ-System erkennt, an einem Kartenlesegerät durchgezogen wird und nicht mit einem bestehenden Konto verbunden ist. Dieses Konto wird zunächst mit dem Namen anonymX (anonym1, anonym2, usw.) und der Benutzer wird automatisch am Terminal angemeldet. Dort kann er das Konto mit der Funktion Konto bearbeiten eingebettete Aktion. Wenn die Bearbeitung von Benutzerprofilen aktivieren ist die Option auf der Benutzer Einstellungen können sie ihren vollständigen Namen, ihre E-Mail-Adresse und ihre Standardsprache ändern; ansonsten können sie nur die Standardsprache ändern.

Diese Methode eignet sich gut, wenn Unternehmen über solide Ausweisverfahren verfügen, und führt oft zur Einrichtung neuer Konten für Benutzer, die nicht unbedingt wussten, dass sie ein Konto benötigen. Diese Methode beinhaltet jedoch keine automatische E-Mail, die den Benutzer darüber informiert, dass ein Konto erstellt wurde. Aus diesem Grund ist die Aufklärung der Benutzer über diese Registrierungsmethode von entscheidender Bedeutung, ebenso wie die Aufforderung an neue Benutzer, ihre Kontodaten zu bearbeiten.

Häufige Probleme bei der Selbstregistrierung von Benutzern

Wenn sich Benutzer häufig selbst in Ihrem MyQ-Konto registrieren, sollten Sie dieses Verhalten im Auge behalten, um sicherzustellen, dass dadurch keine Komplikationen entstehen. Zu den Problemen, die durch häufige Selbstregistrierung entstehen können, gehören:

Registrierte Nutzer, die nicht wissen, dass sie ein aktives Konto haben und versuchen, ein neues zu erstellen.
Registrierte Benutzer ohne oder mit ungenauen grundlegenden Benutzerinformationen.
Mehrere Konten, die von einem Nutzer über verschiedene Registrierungsmethoden erstellt wurden.
Bestehende Nutzer, die versehentlich neue Konten anlegen (z. B. nachdem sie einen Auftrag per E-Mail von einer unbekannten E-Mail-Adresse eingereicht haben).

Um derartige Fehler zu erkennen und zu beheben, empfehlen wir, Ihre Benutzer regelmäßig in der Benutzer der Web-Benutzeroberfläche. Bei großen Organisationen kann die Bearbeitung und Sortierung der verfügbaren Spalten helfen, Benutzerkonten mit Problemen wie fehlenden Benutzerinformationen zu identifizieren. Benutzerdetails können hier manuell bearbeitet werden, aber noch wichtiger ist, dass diese Informationen Ihnen helfen zu verstehen, wie die Selbstregistrierung missbraucht werden kann.

Wenn Organisationen wissen, welche Fehler bei der Selbstregistrierung auftreten können, können sie ihre Mitglieder schulen, damit sie in Zukunft Konten richtig erstellen und verwalten. Darüber hinaus können Fehler aus der Vergangenheit als Grundlage für zukünftige Entscheidungen dienen, wenn es darum geht, wie die Benutzerregistrierung in Ihrer MyQ-Einrichtung verwaltet werden soll.