Nel mondo della gestione della stampa, l'integrità dei dati contabili - ovvero la corrispondenza tra l'utilizzo riportato e ciò che avviene effettivamente su un dispositivo - è fondamentale sia per la supervisione operativa che per il controllo dei costi. MyQ si distingue per un approccio progettato per garantire un'accuratezza senza pari nel monitoraggio e nella rendicontazione dell'attività dei lavori di Stampa.
Contabilità in tempo reale e convalidata dal dispositivo
La maggior parte delle soluzioni di gestione della stampa stima il numero di pagine stampate analizzando i lavori di Stampa prima che raggiungano il dispositivo e presume che tutto proceda come previsto. MyQ, al contrario, si affida alla comunicazione in tempo reale con l'hardware di stampa per garantire che i propri registri riflettano la realtà piuttosto che delle supposizioni.
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I segnali del dispositivo regolano la reportistica
MyQ ascolta direttamente il dispositivo di stampa, registrando le pagine solo quando il dispositivo stesso ne conferma la produzione. Il conteggio delle pagine non viene aggiornato nel momento in cui un lavoro viene rilasciato, ma solo quando il dispositivo completa ogni lavoro di stampa. Se un utente avvia un lavoro di stampa di 500 pagine e qualcosa interrompe il processo, ad esempio una cancellazione, un inceppamento della carta o un errore del dispositivo, MyQ registra e contabilizza solo le pagine fisicamente stampate, non il totale richiesto. -
Integrazione
con Embedded Terminal e SNMP Integrandosi con Embedded Terminal e utilizzando protocolli di comunicazione standard per stampanti (come SNMP), MyQ aggiorna l’attività di stampa in base agli output precisi del dispositivo. Ciò garantisce che i report e la fatturazione siano sempre perfettamente allineati con ciò che è effettivamente uscito dalla stampante. -
Stampa direttamente dai dispositivi – Contabilità integrata
Poiché MyQ è progettato pensando alla comodità dell'utente, non importa come si stampi, si scansiona, si copia o si invia via fax: la contabilità accurata è garantita. Anche se un file proviene da un archivio cloud, direttamente su un dispositivo di stampa, Easy Print e altre Easy Actions sono configurate per registrare correttamente la spesa indipendentemente dalle circostanze. -
Nessuna approssimazione, nessun addebito eccessivo
Poiché MyQ attende il feedback definitivo del dispositivo, agli utenti e alle organizzazioni non vengono mai addebitate le pagine che non vengono stampate. Sia che un lavoro venga completato come previsto o venga interrotto a metà, il database di contabilità corrisponderà al risultato, eliminando la sovrafatturazione, un problema frequente con i sistemi che si basano su stime o supposizioni.
Funzionalità che migliorano la precisione
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Analisi dei lavori di Stampa e stime istantanee
dei costi Il robusto parserdi lavori di Stampa di MyQ fornisce agli utenti stime anticipate dei costi o delle quote, ma, cosa fondamentale, la contabilità finale viene stabilita solo dopo che il completamento del lavoro è stato confermato dal dispositivo. -
Monitoraggio continuo dello
stato del dispositivo MyQ non solo tiene traccia della produzione di stampa, ma anche degli eventidella stampante, consentendo agli amministratori di individuare interruzioni o guasti che potrebbero influire sull'utilizzo effettivo e sui costi.
Perché è importante?
Una contabilità accurata e verificata dal dispositivo offre vantaggi pratici:
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Le organizzazioni pagano solo per le risorse effettivamente consumate.
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Le controversie o la confusione sulle pagine fatturabili vengono in gran parte eliminate.
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I dati di gestione della stampa diventano una base affidabile per la definizione del budget e la pianificazione.
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Gli amministratori e gli utenti hanno completa trasparenza e fiducia nell'utilizzo riportato.
Utilizzo non autenticato, contabilizzato con precisione
È un evento spiacevole ma abbastanza comune nel mondo dei software di stampa che le fatture ricevute dai fornitori di servizi non corrispondano al costo previsto indicato dalla contabilità. Non è raro che i reparti di assistenza ricevano reclami arrabbiati perché qualcosa non funziona e i conti non tornano.
Tuttavia, quando MyQ si imbatte in casi del genere, arrivare al nocciolo del problema è di solito abbastanza semplice. A seconda dell'ambiente e di come è configurato, è possibile che non tutte le interazioni degli utenti registrate siano anche autenticate. Questo accade spesso quando un utente (intenzionalmente o per mancanza di comprensione) cerca di aggirare il MyQ Print Server.
Nella maggior parte delle soluzioni che tracciano la contabilità in base allo spooling di stampa, questi dati sui costi andrebbero persi, con il risultato di un'azione non autenticata e non contabilizzata. Tuttavia, quando si verificano casi del genere all'interno di MyQ, suggeriamo di includere *utente non autenticato nel report pertinente - il che risolve invariabilmente qualsiasi discrepanza contabile poiché MyQ monitora costantemente i contatori dei dispositivi.
In sostanza, anche quando un lavoro di stampa ha bypassato MyQ e non siamo in grado di stabilire esattamente a chi addebitarlo, tale azione viene comunque contabilizzata a livello di dispositivo, garantendo che, anche con dati imperfetti, i conti tornino prima o poi.
In sintesi
I metodi di contabilizzazione incentrati sul dispositivo di MyQ eliminano le congetture e le supposizioni che spesso causano imprecisioni nel tracciamento dei Lavori di Stampa. Registrando solo ciò che accade effettivamente sulla stampante, MyQ fornisce dati di utilizzo e di costo eccezionalmente accurati e garantisce che agli utenti vengano addebitate solo le pagine effettivamente stampate.
Questo standard di accuratezza è raramente eguagliato dalle soluzioni tradizionali basate su stime. Inoltre, MyQ mantiene questo livello di precisione di default e senza rallentare nessun altro processo, rendendo MyQ la scelta ovvia per le organizzazioni in cui la responsabilità esatta della stampa è una priorità.