Per inviare un documento scansionato all'OCR, l'indirizzo e-mail del destinatario inserito deve essere nel formato: myqocr.*folder*@myq.local, dove folder è la cartella in cui il documento viene salvato prima di essere elaborato dal software OCR, ad esempio DOC o PDF. Se la cartella non esiste, MyQ la creerà.
Il software OCR dovrebbe monitorare le sottocartelle dei documenti della cartella in (in\doc, in\txt,...), elaborare il file che vi è stato inviato, salvare il documento convertito nella cartella out ed eliminare il file sorgente dalla cartella in*folder*.
MyQ monitora la cartella out, invia il file convertito all'utente e lo elimina dalla cartella.
Il file convertito viene inviato alla cartella o all'indirizzo e-mail indicato nella casella di testo "Archiviazione scansioni utente", nel pannello delle proprietà utente.
Il file inviato alla cartella "out" dal software OCR deve avere lo stesso nome del file sorgente nella cartella "in***". Se il nome del file convertito differisce da quello del file sorgente, viene eliminato senza essere inviato all'utente.