Il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) è un servizio che converte i documenti scansionati in un formato ricercabile e modificabile, come un documento MS Word o un PDF. Se si desidera utilizzare questa funzionalità, è possibile ricorrere al server MyQ Optical Character Recognition (OCR), acquistabile come parte della soluzione MyQ, oppure a un'applicazione di terze parti.
Gli utenti possono inviare il file scansionato all'OCR senza utilizzare la funzione Easy Scan, semplicemente inviando il file a indirizzi e-mail predefiniti. Tuttavia, l'utilizzo di Easy Scan semplifica il processo di selezione dell'opzione OCR corretta e di invio del file.
Per abilitare l'uso dell'OCR insieme a Easy Scan, è necessario creare profili OCR e consentire agli utenti di selezionarli sull'Embedded Terminal. Impostando i profili, si definiscono le cartelle di input per il software OCR. Il nome del profilo deve essere correlato all'azione OCR definita per questa cartella di input. Ad esempio, se si desidera convertire i documenti nella cartella in formato DOC, è possibile denominare il profilo OCRDOC e istruire il software a convertire ogni documento scansionato in questo profilo (memorizzato nella cartella OCRDOC) in formato Microsoft Word.
Per configurare la funzione OCR:
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Creare un profilo OCR: andare su MyQ, Impostazioni, Scansione e OCR. Nella sezione OCR, fare clic su Aggiungi accanto a Profili e inserire il nome del profilo.
I profili OCR vengono aggiunti ai valori del parametro Formato dell'azione Easy Scan.
Nel campo Cartella di lavoro OCR, è possibile modificare la cartella in cui vengono inviati i dati scansionati. Tuttavia, non è consigliabile modificare la cartella predefinita (C:\ProgramData\MyQ\OCR).
La cartella OCR contiene tre sottocartelle: in, out, profiles. Nella cartella in vengono archiviati i documenti scansionati prima dell'elaborazione. Nella cartella out vengono salvati i documenti elaborati dal software OCR, pronti per essere inviati. Nella cartella profiles vengono archiviati i profili OCR.
Per consentire agli utenti di selezionare la cartella OCR appropriata sull'Embedded Terminal:
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Nel pannello delle proprietà del nodo di azione Easy Scan, nella scheda Parametri, fare doppio clic sul parametro Formato. Deselezionare l'opzione Impedisci modifica del valore, quindi fare clic su Salva.
Elaborazione OCR
Il software OCR deve monitorare le sottocartelle dei documenti della cartella "in" (in\OCRDOC, in\OCRTXT, ...), elaborare il file inviato in tali cartelle, salvare il documento convertito nella cartella "out" ed eliminare il file di origine dalla cartella "in***".
MyQ monitora la cartella out, invia il file convertito alle destinazioni definite nella scheda Destinazioni e lo elimina dalla cartella.
Il file inviato alla cartella out dal software OCR deve avere lo stesso nome del file di origine nella cartella in***. Se il nome del file convertito differisce da quello del file di origine, viene eliminato senza essere inviato all'utente.