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Diritti dell’utente
Gli ambienti di stampa, se correttamente configurati, comportano molto di più di un insieme di dispositivi e di connessioni tra di essi. Richiedono manutenzione e materiali fisici come carta e toner, ma anche una serie di procedure che stabiliscono cosa stampare e dove, come contabilizzare i lavori e, soprattutto, quali utenti possono fare cosa.
Per quanto riguarda la stampa, la scansione e così via, chi può eseguire quali azioni è dettato da Politiche dell'utente, che discutiamo in dettaglio qui. Tuttavia, è altrettanto importante assegnare agli utenti il giusto grado di controllo sull'ambiente nel suo complesso.
Non si vuole che un impiegato nuovo di zecca crei e cancelli le code per l'intera organizzazione, né che un amministratore esperto sia impossibilitato ad apportare modifiche quando necessario. Ecco perché discuteremo di Diritti dell'utenteLa comprensione, l'impostazione e la manutenzione, oltre ad alcuni esempi di casi d'uso, vi aiuteranno a creare un ambiente di stampa equilibrato e funzionale.
Comprendere i diritti dell'utente
Al livello più elementare, i diritti assegnati a un utente determinano ciò che può vedere e fare nell'interfaccia utente Web di MyQ. Diversi diritti possono consentire agli utenti di vedere e interagire con nuove schede nel menu principale dell'interfaccia utente Web, oppure in Impostazioni.
Menu principale dell'interfaccia web con diritti di amministratore
Menu Impostazioni con diritti di amministratore
È possibile concedere agli utenti e ai gruppi di utenti diritti che consentano loro di modificare le impostazioni di MyQ secondo necessità, anche se in genere si consiglia di concedere solo i diritti necessari e non di più, per evitare modifiche accidentali al sistema.
Quali diritti utente sono disponibili?
Ora che abbiamo compreso le basi di cosa sono i diritti dell'utente e il motivo per cui si desidera utilizzarli, facciamo un'immersione profonda in quali diritti sono disponibili e a cosa servono.
Diritto | Funzioni |
|---|---|
Amministratore | Concede i pieni diritti di *Admin, questi utenti possono completare quasi tutte le azioni possibili in MyQ. Esclude il Cancellare le carte destra. |
Aumentare le quote | L'utente ha accesso all'area Aumenti di quota scheda. Consente di creare aumenti di quota, ma non di visualizzare i dettagli delle quote originali. |
Gestire i lavori | L'utente può visualizzare e modificare i lavori di altri utenti nella cartella Offerte di lavoro scheda. |
Gestione delle licenze | L'utente può visualizzare, gestire e attivare le licenze tramite Impostazioni. |
Gestione dei pagamenti | L'utente ha accesso all'area Pagamenti nel menu principale. |
Gestione delle stampanti | L'utente ha accesso all'area Stampanti scheda principale, per monitorare le stampanti e modificarne le impostazioni, nonché la scheda Stampanti e terminali e tutte le sue sottosezioni, dove possono modificare le impostazioni. |
Gestire i progetti | L'utente ha accesso all'area Progetti dove possono visualizzare i progetti, creare nuovi progetti e modificare quelli esistenti. |
Gestire le code | L'utente ha accesso all'area Code dove possono visualizzare e modificare tutti gli aspetti delle code esistenti e crearne di nuove. Possono anche attivare o disattivare le code. |
Gestione dei rapporti | L'utente ha pieno accesso al Rapporti ed è in grado di accedere e modificare tutti i report. |
Gestione delle impostazioni | L'utente ha accesso completo al livello amministratore Impostazioni, con le eccezioni di Tipo di server, Licenza, e Diritti dell'utente impostazioni. |
Gestione degli utenti | L'utente ha accesso all'area Utenti scheda principale, la scheda Utenti e la scheda Impostazioni Politiche La scheda Impostazioni può aggiungere utenti e modificarne le impostazioni e i diritti. L'utente ha inoltre accesso alla scheda Contabilità ma non è possibile modificare le impostazioni. L'accesso alla scheda Credito La scheda Impostazioni viene concessa, ma l'utente è autorizzato a modificare solo Utenti e Gruppi. L'accesso alla scheda Quota ma l'utente può modificare solo le definizioni di Quota e non le impostazioni globali di Quota. |
Gestire i voucher | L'utente ha accesso all'area Lotti di voucher dove possono visualizzare o eliminare i lotti esistenti e aggiungerne di nuovi. |
Leggi le offerte di lavoro | L'utente può vedere tutti i lavori nella cartella Offerte di lavoro ma non di modificarle. |
Credito di ricarica | L'utente ha accesso all'area Dichiarazione di credito scheda in cui possono ricaricare il credito, compreso il proprio. |
Visualizza registro | L'utente ha accesso all'area Log e Registro di controllo schede in cui è possibile visualizzare e filtrare le voci di registro ed esportarle. |
Visualizza le stampanti | L'utente ha accesso all'area Stampanti scheda principale, per monitorare le stampanti. |
Cancellare le carte | Se concesso, l'utente ha la possibilità di Eliminare le carte disponibile sul loro Casa nell'interfaccia web di MyQ, dove possono eliminare le carte d'identità di tutti gli utenti di cui conoscono il numero d'identificazione. Questa opzione è disponibile solo sui server 10.2. |
Nessun diritto assegnato
A utente senza diritti assegnati è ancora in grado di accedere all'interfaccia utente Web, anche se le operazioni che può compiere sono estremamente limitate.
Nel loro Menu principale vedranno solo il Casa, Offerte di lavoro, Rubrica, Rapporti, e Impostazioni schede. In Rapporti possono creare report di base sulle loro azioni, possono aggiungere contatti alle loro Rubricae tramite Impostazioni possono vedere e aggiornare il Programmatore di attivitàma solo per visualizzare, eseguire o modificare le attività per le quali hanno diritti specifici.
In altre parole, il utente senza diritti assegnati ha solo opzioni di base in MyQ, ma sono sufficienti per la maggior parte degli utenti di base senza ruolo amministrativo.
Assegnazione dei diritti utente
Una volta che si conoscono gli utenti a cui si desidera assegnare i diritti, la procedura è semplice. Quando si assegna lo stesso profilo di diritti a più utenti, i gruppi di utenti semplificano e velocizzano il processo.
Da Impostazioni, navigare verso la cartella Diritti scheda di Utenti impostazioni. I diritti assegnati vengono visualizzati e possono essere modificati con un doppio clic. Un profilo di diritti (l'insieme dei diritti assegnati a un utente o a un gruppo di utenti) può anche essere eliminato evidenziando e facendo clic sul tasto Cancellare icona.
Cliccando Aggiungi utente consente di selezionare un utente o un gruppo di utenti e di assegnare loro dei diritti o di modificare quelli esistenti. È sufficiente spuntare le caselle dei diritti che si desidera assegnare e fare clic su OK.
Se a un utente vengono assegnati determinati diritti a titolo individuale e ne ha di aggiuntivi grazie all'appartenenza a un particolare gruppo di utenti, i diritti sono cumulativi. Ciò significa che tutti i diritti concessi all'utente vengono applicati contemporaneamente.
Per esempio, a Tim sono stati concessi i diritti di Visualizza il log e Gestire i lavoried è anche nel gruppo di utenti Lavoratori d'ufficio, a cui è stato concesso il diritto di Eliminare le carte. Di conseguenza, Tim ha i diritti di Visualizza registro, Gestire i lavori, e Cancellare le carte. Lo stesso principio si applicherebbe se Tim fosse membro di due gruppi di utenti a cui sono stati concessi diritti diversi: Tim ha tutti i diritti concessi a ciascun gruppo.
Casi d'uso
Ora che abbiamo compreso le basi dei diritti utente, le loro funzioni e la loro impostazione, vediamo alcuni esempi reali del loro utilizzo. Ognuno di questi scenari utilizza le impostazioni dei diritti utente per risolvere problemi amministrativi comuni.
Amministratore d'ufficio vs. Amministratore di stampa
In molte grandi organizzazioni, diversi tipi di amministratori sono chiamati a ricoprire ruoli (a volte selvaggiamente diversi). Ad esempio, un amministratore IT può assumersi la responsabilità di mantenere in funzione il sistema di stampa, ma altri amministratori devono comunque accedere a determinati elementi strutturali.
Un amministratore IT richiede quasi certamente la Amministratore mentre l'amministratore dell'ufficio, responsabile della gestione degli utenti e della contabilità, richiede alcuni permessi aggiuntivi. Concedere all'amministratore dell'ufficio Amministratore diritti non è necessario e non è raccomandabile. Senza la necessaria esperienza, è facile che si commettano errori.
All'amministratore dell'ufficio può invece essere concessa la Gestione degli utenti diritto, e i diritti di Credito di ricarica e Gestire i progetti. Ciò consente loro di tenere sotto controllo la contabilità e di modificare i criteri degli utenti esistenti e nuovi nell'ambiente di stampa. Entrambi gli amministratori dispongono dei diritti necessari per i loro ruoli, senza che un eccesso di autorizzazioni possa creare problemi.
Gestione semplificata dei rapporti
Per molti dei diritti menzionati in questo articolo, è opportuno che siano concessi a molti o a tutti gli utenti. Ad esempio, può essere utile permettere a tutti gli utenti di Leggi le offerte di lavoro o Visualizza le stampanti.
Tuttavia, alcune funzioni di MyQ possono trarre vantaggio da un accesso limitato e, per molte ragioni, la Gestione dei rapporti è uno di questi. MyQ offre un numero enorme di report che possono essere configurati letteralmente all'infinito; consentire a tutti gli utenti di accedere e creare report può portare rapidamente al caos.
Invece, consentite a una sola persona o a un numero ristretto di persone delegate di impostare e gestire i report per l'intera organizzazione. Queste persone dovranno comprendere appieno sia l'uso dei report sia le informazioni che si sta cercando di raccogliere. Possono usare questa conoscenza per creare e applicare una struttura di cartelle nei report, in modo che i numeri più recenti siano sempre facilmente accessibili.
Gli altri utenti potranno comunque eseguire i report di base sulle proprie stampe e utilizzare le funzioni di Widget dell'impatto ambientale per tenere sotto controllo i propri consumi, mentre la reportistica avanzata e l'organizzazione sono lasciate ai professionisti.
Consentire l'amministrazione proteggendo i dati
Molte grandi organizzazioni trattano quotidianamente dati strettamente protetti e l'uso dei diritti in MyQ può essere un ottimo modo per garantire che tutto ciò che è riservato sia tenuto sotto controllo.
Concedere il Gestione delle impostazioni diritto, piuttosto che il Amministratore può essere un metodo efficace per consentire a uno specialista di configurare il sistema MyQ, senza visualizzare tutti i dati dei lavori che vi transitano. Gestione delle impostazioni consente a un utente di impostare le reti, le stampanti e le code dell'ambiente di stampa, proteggendo il contenuto stampato dallo stesso utente.
Allo stesso modo, diritti come Gestire le code o Visualizza registro possono essere concessi per consentire al personale di amministrazione IT di svolgere il proprio lavoro; mentre il rifiuto di diritti quali Leggi le offerte di lavoro mantiene al sicuro tutti i dati riservati.