Autoregistrazione dell’utente

La gestione agevole degli utenti è una sorta di Santo Graal quando si tratta di creare e mantenere sistemi IT complessi. Idealmente, qualsiasi numero di utenti dovrebbe essere ben organizzato in gruppi pertinenti, con impostazioni di policy e diritti che consentano loro di lavorare in modo efficiente. Inoltre, l'inserimento di nuovi utenti nel sistema dovrebbe essere indolore e adattabile alle circostanze.

MyQ vi aiuta fornendo una serie di soluzioni per la gestione degli utenti, dalle più complesse politica e diritti per aggiungere nuovi utenti all'ambiente di stampa in modo semplice e a basso costo. Per le organizzazioni più piccole, l'aggiunta manuale di nuovi utenti potrebbe non rappresentare un grosso onere, mentre le aziende più grandi spesso si affidano alla sincronizzazione degli utenti da un'origine esterna, come ad esempio una ID Entra. Tuttavia, in molti scenari, dare agli utenti la possibilità di registrarsi da soli (con le dovute restrizioni) può far risparmiare molto tempo.

Gli amministratori possono modificare il loro sistema MyQ per consentire la registrazione automatica di nuovi utenti in vari modi. Questi utenti possono essere aggiunti automaticamente a gruppi particolari per garantire che abbiano i permessi appropriati e ricevere un'e-mail configurabile che fornisce loro tutte le informazioni necessarie sul nuovo account.

Continuate a leggere per scoprire i metodi disponibili per l'autoregistrazione degli utenti, come impostarli e ulteriori considerazioni che potrebbero essere necessarie a seconda delle circostanze organizzative.

Metodi di autoregistrazione

I metodi consentiti per l'autoregistrazione possono essere configurati in Impostazioni, Utenti. Sono disponibili quattro metodi che possono essere utilizzati in combinazione:

Registrazione nell'interfaccia utente Web: consente agli utenti di creare un nuovo account dalla schermata di accesso a MyQ.
Registrarsi ricevendo un lavoro tramite i protocolli LPR/IPPS/RAW - dopo che un utente non registrato invia un lavoro dal proprio computer utilizzando uno di questi protocolli, MyQ ne rileva il nome in base al metodo di rilevamento dell'utente attualmente impostato e crea un nuovo account.
Registrarsi ricevendo un lavoro via e-mail - se i lavori via e-mail sono abilitati, i nuovi utenti che inviano un lavoro in questo modo possono registrarsi con l'indirizzo e-mail da cui è stato inviato il lavoro.
Registrazione tramite la ricezione dei meta-dati del lavoro locale - questo metodo consente a MyQ Desktop Client di rilevare i lavori inviati tramite il monitoraggio della stampa locale e di creare nuovi account utente di conseguenza, ma è stato deprecato nella versione 10.2 di Desktop Client.

Ognuno di questi metodi può essere configurato per aggiungere nuovi utenti a un particolare gruppo di utenti, e si può scegliere di registrare nuovi utenti da un metodo a un gruppo diverso da quello selezionato per altri metodi. Inoltre, è possibile modificare l'e-mail automatica che viene inviata ai nuovi utenti autoregistrati; per impostazione predefinita, questa e-mail contiene il nome utente, il PIN e la validità del PIN del nuovo utente.

Inoltre, in Impostazioni, Autenticazione utenteÈ possibile configurare un quinto metodo. Questo metodo prevede la registrazione di un nuovo utente quando viene strisciata una carta d'identità sconosciuta. Gli amministratori possono scegliere tra tre flussi di lavoro in caso di strisciamento di una carta d'identità sconosciuta:

L'autenticazione non riesce.
Se un utente esistente striscia una carta d'identità nuova o sconosciuta, può inserire le credenziali dell'account esistente e registrare la carta in quell'account (questa opzione è supportata solo su Embedded Terminal versione 10.2+).
Un nuovo utente viene creato in base alle credenziali della carta e può essere aggiunto automaticamente al gruppo di utenti specificato da un amministratore in Autenticazione utente impostazioni.

Analizzeremo ciascuno di questi metodi in dettaglio, tenendo conto delle possibili limitazioni di ciascuno e delle migliori pratiche.

Registrazione nell'interfaccia web

In molti casi questo è il metodo più semplice per consentire l'autoregistrazione di nuovi utenti. Gli utenti devono semplicemente fare clic su Nuovo account nella schermata di accesso dell'interfaccia utente Web, immettere il proprio nome e cognome. Nome e cognome e Emaile riceveranno un'e-mail contenente il PIN (possono anche scegliere di visualizzare immediatamente il PIN nel pop-up che appare dopo la registrazione.

Il vantaggio principale di questo flusso di registrazione è che quasi tutti coloro che utilizzano regolarmente Internet lo conoscono perfettamente. Inoltre, dopo aver effettuato la registrazione in questo modo, i nuovi utenti che accedono all'interfaccia utente Web vedranno immediatamente l'opzione per modificare i propri dati. Profilo utente sul loro Casa scheda. Qui possono modificare i loro Nome e cognome, Email, e Lingua predefinita, impostare un Password per il proprio account e scegliere di generare un Nuovo PIN.

Tuttavia, è importante tenere presente che solo alcuni utenti troveranno o utilizzeranno questo metodo di registrazione. Questi devono sapere come navigare nella schermata di accesso dell'interfaccia utente Web per trovarlo ed è improbabile che lo usino senza le istruzioni del loro manager diretto o dell'amministratore dell'ufficio.

Registrazione mediante l'invio di un lavoro tramite il protocollo LPR/IPPS/RAW

Selezionando questa opzione, gli utenti possono registrarsi inviando un lavoro di stampa dal proprio computer tramite il protocollo LPR, IPPS o RAW.

Sebbene questa opzione possa essere utile per consentire ai nuovi utenti di stampare direttamente sui dispositivi della propria rete, non è consigliata come metodo standard di registrazione degli utenti. Sebbene venga creato un nuovo account, non viene fornita alcuna e-mail e quindi l'utente appena creato non può ricevere i dettagli di accesso.

In casi isolati, un amministratore potrebbe individuare le credenziali dell'utente in MyQ e trasmettere le informazioni, ma ciò richiede un notevole intervento manuale ed è quindi poco pratico.

Registrati inviando il lavoro via e-mail

Questa opzione richiede un account MyQ già impostato per ricevere i lavori via e-mail; gli amministratori configurano queste impostazioni in Impostazioni, Offerte di lavoronell'interfaccia web utente. Una volta impostati, dovrebbero già esistere un indirizzo e-mail e una procedura definiti per l'invio dei lavori a MyQ, comunicati chiaramente agli utenti dell'organizzazione.

Una volta stabilita la procedura di invio di lavori via e-mail, i nuovi utenti possono inviare lavori via e-mail come metodo di autoregistrazione. Il nome dell'account appena creato è l'indirizzo e-mail da cui è stata inviata l'e-mail e l'utente riceverà un'e-mail con i dettagli dell'account.

Nelle organizzazioni in cui l'invio di lavori via e-mail è una pratica comune, questo metodo può essere apprezzato per la sua semplicità: chiedere a un collega come stampa normalmente può portare rapidamente e facilmente a una nuova registrazione efficace. Al contrario, se gli utenti non inviano regolarmente lavori di stampa via e-mail, questo metodo può sembrare controintuitivo e rimanere largamente inutilizzato.

In Offerte di lavoro, Impostazioni è possibile limitare i lavori via e-mail a determinati gruppi di utenti. Gli utenti non registrati non fanno parte di alcun gruppo di utenti (per definizione) e saranno registrati come nuovi utenti quando inviano un lavoro via e-mail. Tuttavia, se le impostazioni utente inseriscono automaticamente questi nuovi utenti registrati in un gruppo di utenti che non possono inviare lavori via e-mail, i nuovi utenti creati in questo modo non potranno inviare altri lavori via e-mail.

Registrarsi strisciando una carta d'identità sconosciuta

A differenza delle altre opzioni qui elencate, la registrazione di nuovi utenti quando si striscia una carta d'identità sconosciuta è configurata nell'opzione Autenticazione utente dell'interfaccia utente Web. Sotto Comportamento sconosciuto della carta d'identità Gli amministratori possono selezionare Registrazione di un nuovo utente e, facoltativamente, selezionare un gruppo a cui aggiungere i nuovi utenti.

Ciò significa che se una carta d'identità riconosciuta dal sistema MyQ viene strisciata su un lettore di carte e non è collegata a un account esistente, viene creato un nuovo account. Questo account viene inizialmente creato con il nome anonimoX (anonym1, anonym2, ecc.) e l'utente viene automaticamente collegato al terminale. A questo punto, può modificare l'account utilizzando l'opzione Modifica dell'account azione incorporata. Se l'azione Abilita la modifica del profilo utente è abilitata sul sistema Utenti possono modificare il proprio nome completo, l'e-mail e la lingua predefinita; altrimenti, possono modificare solo la lingua predefinita.

Questo metodo funziona bene in situazioni in cui le organizzazioni dispongono di solide procedure per la carta d'identità e può spesso portare alla creazione di nuovi account per utenti che non erano necessariamente consapevoli di averne bisogno. Tuttavia, questo metodo non prevede un'e-mail automatica che informi l'utente della creazione di un account. Per questo motivo, la formazione degli utenti su questo metodo di registrazione è fondamentale, così come la richiesta ai nuovi utenti di modificare i dettagli del proprio account.

Problemi comuni con l'autoregistrazione degli utenti

Se gli utenti si autoregistrano spesso nel vostro account MyQ, è bene tenere sotto controllo questo comportamento per assicurarsi che non sorgano complicazioni. I problemi che possono nascere da una frequente autoregistrazione sono:

Gli utenti registrati che non sono consapevoli di avere un account attivo e potrebbero tentare di crearne un altro.
Utenti registrati privi di informazioni di base sull'utente o con informazioni imprecise.
Account multipli creati da un utente con metodi di registrazione diversi.
Utenti esistenti che creano accidentalmente nuovi account (ad esempio dopo aver inviato un lavoro via e-mail da un indirizzo e-mail sconosciuto).

Per identificare e correggere errori di questo tipo, si consiglia di controllare regolarmente i propri utenti nel file Utenti dell'interfaccia utente web. Per le grandi organizzazioni, la modifica e l'ordinamento delle colonne disponibili può aiutare a identificare gli account utente che presentano problemi, come la mancanza di informazioni sull'utente. I dettagli dell'utente possono essere modificati manualmente, ma soprattutto queste informazioni possono aiutare a capire come l'autoregistrazione possa essere utilizzata in modo improprio.

Grazie alla comprensione degli errori che possono verificarsi durante l'autoregistrazione, le organizzazioni possono educare i propri membri per aiutarli a creare e gestire gli account in modo appropriato in futuro. Inoltre, gli errori commessi in passato possono essere utili per le decisioni future, quando si tratta di scegliere come gestire la registrazione degli utenti nell'ambito della configurazione di MyQ.