Quotas erstellen

So fügen Sie ein neues Kontingent hinzu:

Klicken Sie in der Leiste im unteren Bereich der Registerkarte „Kontingenteinstellungen“ auf „+Kontingent hinzufügen“.
Wählen Sie aus, ob das Kontingent auf einen Benutzer, Mitglieder einer Gruppe oder eine Abrechnungsgruppe angewendet werden soll. Das Fenster zur Bearbeitung des Kontingents wird geöffnet.
Geben Sie im Fenster den Namen der Quote ein, legen Sie die Parameter fest und klicken Sie anschließend auf „Speichern“.

Das neue Kontingent wird aktiviert und erscheint in der Kontingent-Übersichtsliste (MyQ, Einstellungen, Kontingent).

Einem Benutzer kann nur eine direkte Quote zugewiesen werden. Das bedeutet, dass Sie eine Quote speziell für einen einzelnen Benutzer und eine weitere für eine übergeordnete Kategorie wie eine Buchhaltungsgruppe oder eine Kostenstelle erstellen können. Wenn der Benutzer einer Buchhaltungsgruppe oder einer Kostenstelle angehört, erbt er die dieser Gruppe zugewiesene gemeinsame Quote. Wenn ein Benutzer jedoch bereits über eine individuelle Quote verfügt, ist es nicht möglich, ihm über die Kategorie „Mitglieder der Gruppe“ eine zusätzliche Quote zuzuweisen, sofern er Teil dieser Gruppe ist.

Beispiel:

John ist Mitglied der Finanzgruppe und verfügt über ein individuelles Druckkontingent (sein Benutzerkontingent). Darüber hinaus teilt er sich ein monatliches Drucklimit, das seiner Abteilung über das Kontingent „Buchhaltungsgruppe: Finanzen“ zugewiesen wurde. Es ist jedoch nicht möglich, ein separates Kontingent „Gruppenmitglieder: Finanzen“ zu erstellen, da dies dazu führen würde, dass John über zwei persönliche Kontingentkonten verfügt, was nicht zulässig ist.

Massenimport von Kontingenten über CSV

Eine Beispiel-CSV-Datei namens Quota_example ist verfügbar unter ProgramData\MyQ\Data\Import. Diese CSV-Datei kann mit den entsprechenden Informationen ausgefüllt und importiert werden.

Sie können mehrere Kontingente gleichzeitig erstellen, indem Sie sie aus einer CSV-Datei importieren. Klicken Sie auf „Tools“ und wählen Sie „Importieren“; anschließend können Sie eine CSV-Datei zum Importieren auswählen.

Zähler und Limits in einer einzigen Zeile festlegen

Sie können eine Quote mit mehreren Zählern und Limits für eine Entität in einer einzigen Zeile festlegen. Trennen Sie diese durch das Pipe-Zeichen (|) und halten Sie die gleiche Reihenfolge in den Abschnitten für Zähler und Limits ein. Beispiel:

CODE

NAME;MONITOR;ENTITY;COUNTER;PERIOD;LIMIT
QUOTA1;user;timcanterbury;mono|color|total|scan;day;20|30|50|10

Diese Zeile erstellt vier Kontingente für den Benutzer timcanterbury:

Mono: 20 pro Tag
Farbe: 30 pro Tag
Gesamt: 50 pro Tag
Scan: 10 pro Tag

Die Informationen in der folgenden Tabelle sollten verwendet werden, um die CSV-Datei korrekt zu formatieren. Die Reihenfolge der Spalten spielt keine Rolle, und nicht erforderliche Spalten können weggelassen werden.

Spalte	Typ	Erforderlich	Beschreibung
name	Zeichenkette	Ja	Name der Quote
monitor	Zeichenkette `user` `group` `members`	Ja	Zu überwachende Entität.
Entität	Zeichenkette	Ja	Benutzer oder Gruppe Bei Verwendung einer Gruppe muss der vollständige Pfad angegeben werden. Beispiel: `group level 1\|target group`. Verwenden Sie dasselbe Trennzeichen wie beim Import/Export von Benutzern.
Zähler	Eindeutige Liste von durch Kommas getrennten Werten (mindestens einer) aus: `cost` Kosten `mono` Drucken & Kopieren (mono) `color` Drucken & Kopieren Farbe `total` Druck & Kopie gesamt `scan` Scan gesamt	Ja	Überwachter Wert. Die Anzahl und Reihenfolge der Werte für `counter` müssen mit den Werten in `limit`. Beispiele: Einzelwert: `counter=cost` und `limit=50` Mehrere Werte: `counter=cost,color,scan` und `limit=50,20,200`
Zeitraum	Zeichenkette `week` `month` `quarter` `half year` `year` `day` `last x days`	Ja	Kontingentzeitraum.
Zeitraum-Start	Eine Zahl, zwei Zahlen mit Komma oder Uhrzeit. Das genaue Format hängt vom Typ des Kontingentzeitraums ab.	Nein	Anpassung des Zeitraumbeginns. Die Werte und Standardwerte unterscheiden sich je nach ausgewähltem Quotenzeitraum. Tag: Uhrzeit, 00:00 – 23:59 oder 00:00 – 11:59 Uhr (vormittags/nachmittags). Beispiele: `00:00` (Standard), `09:08 AM`, `11:25`, `1:23pm`, `23:59`. Web-UI im Format HH:MM. Web-UI im Format HH:MM am/pm. Woche: Wochentag 1–7. Beispiele: `1` = Montag (Standard), `7` = Sonntag Monat: Tag des Monats, 1–28, Standard ist `1`. Quartal, Halbjahr und Jahr: Zwei durch `,` (Komma). Die erste Zahl ist der Tag des Monats, 1–28, Standard ist `1`. Die zweite Zahl ist der Monat, 1–12. Beispiele: `1` = Januar (Standard), `12` = Dezember Beispiel `20,11` wird als 20. November importiert. Letzte X Tage: Wie viele Tage ab dem „aktuellen Zeitpunkt“ werden auf das Kontingent angerechnet, 1–365, Standardwert ist 30.
limit	Liste von durch Kommas getrennten positiven Zahlen (mindestens eine).	Ja	Wenn `counter` vom Typ `cost`, kann ein Dezimalwert verwendet werden, um einen Währungsbetrag darzustellen. In anderen Fällen `limit` steht für Seiten. Die Liste der Werte in `limit` entspricht den Werten in `counter`. Beispiele: Einzelwert: `counter=cost` und `limit=50` Mehrere Werte: `counter=cost,color,scan` und `limit=50,20,200`
aktiviert	`0`/`1`	Nein	Kontingent aktivieren oder deaktivieren Standard: 1
Warnung	Zahl (0–100)	Nein	Warnstufe. Wenn die Quote diese Stufe erreicht, wird eine E-Mail an die Entität gesendet. Standard: 80
Vorgänge deaktivieren	`0`/`1`	Nein	Aktivieren oder deaktivieren Sie Vorgänge, nachdem die Quote erreicht wurde. Standard: 0
Gültig ab	Datumszeichenfolge	Nein	Legt fest, ab welchem Tag die Quote gültig ist, in der Form `YYYY-MM-DD`. Beispiel: `2024-07-25`
Auftrag beenden	`0`/`1`	Nein	Den aktuellen Job beenden, wenn erreicht. Standard: 0
Warnungsempfänger	Liste der Empfänger, die aus Benutzernamen oder E-Mail-Adressen bestehen können, durch Kommas getrennt `,`.	Nein	Wenn die Warnstufe der Quote erreicht ist, werden diese Empfänger per E-Mail benachrichtigt. Um eine Benachrichtigung an den aktuellen Benutzer zu senden, der diese Benachrichtigung auslöst, verwenden Sie `%MONITORED_USER%` Platzhalter. Nur verfügbar, wenn der Typ „Zu überwachende Personen“ auf „Benutzer“ oder „Mitglieder einer Gruppe“ gesetzt ist. Standard: leer, es wird keine Warn-E-Mail an jemanden gesendet.
Empfänger bei Erreichen des Limits	Liste der Empfänger, die aus Benutzernamen oder E-Mail-Adressen bestehen können, durch Kommas getrennt `,`.	Nein	Wenn das Kontingent erreicht ist, werden diese Empfänger per E-Mail benachrichtigt. Um eine Benachrichtigung an den aktuellen Benutzer zu senden, der diese Benachrichtigung auslöst, verwenden Sie `%MONITORED_USER%` Platzhalter. Nur verfügbar, wenn der Typ „Zu überwachende Personen“ auf „Benutzer“ oder „Mitglieder einer Gruppe“ gesetzt ist. Standard: leer, es wird keine E-Mail an niemanden gesendet.