PINs temporários

Sua organização pode se deparar com situações em que a configuração de um código PIN de acesso temporário seja necessária ou conveniente. Os códigos PIN podem ser usados para autenticação em dispositivos, na interface web do MyQ, no cliente para desktop ou no cliente móvel para acessar funções de impressão, digitalização e outras funcionalidades do MyQ.

O MyQ permite que os administradores implementem códigos PIN temporários em seus fluxos de trabalho. Isso pode ser feito ativando a geração de todos os PINs como temporários para todos os usuários do sistema ou especificando apenas grupos selecionados de usuários cujos PINs devem ser sempre temporários, enquanto outros usuários podem manter a possibilidade de receber códigos PIN permanentes.

Caso de uso: PINs temporários para usuários convidados

Se você costuma receber usuários convidados em sua organização, como visitantes externos ou prestadores de serviços, talvez queira impedir que eles recebam um PIN permanente que possam usar sempre que voltarem ao seu escritório.

Nesse cenário, você deverá definir um ou mais grupos específicos de usuários cujos PINs serão sempre gerados como temporários. Você pode combinar isso com o recurso “Trabalhos por e-mail” para permitir também o auto-registro de seus usuários convidados e visitantes.

Configurações > Autenticação de Usuários > PIN

Configurações > Usuários

Configurações > Trabalhos > Trabalhos por e-mail

Com essa configuração, é possível o seguinte fluxo de trabalho:

1. Um usuário convidado chega ao seu escritório e ainda não possui uma conta MyQ; ele é orientado a enviar um trabalho para um endereço de e-mail dedicado à impressão por e-mail sempre que precisar imprimir.

2. Esse usuário convidado deseja imprimir e envia um documento para impressão por e-mail; uma nova conta MyQ é criada automaticamente para ele.

   1. Esse novo usuário criado automaticamente é atribuído ao grupo SELF-REGISTERED (consulte as configurações de Usuários que permitiram que um usuário desconhecido se registrasse enviando um trabalho por e-mail; essa conta passa automaticamente a ser membro do grupo SELF-REGISTERED).

3. Esse novo usuário recebe um PIN temporário válido por 24 horas em sua caixa de entrada.

   1. Ao se auto-registrar, ele se tornou membro do grupo SELF-REGISTERED; e esse grupo está configurado para receber apenas PINs temporários (consulte as configurações de PINs temporários)

4. Esse usuário pode usar o PIN temporário para imprimir em seu ambiente por um dia; no dia seguinte, seu PIN é invalidado.

5. Na próxima vez que esse usuário vier ao escritório, ele enviará outro documento para impressão por e-mail; como sua conta criada na Etapa 2 ainda está no grupo SELF-REGISTERED, o novo PIN que ele receberá será, novamente, válido apenas por 24 horas

Outros usuários regulares da sua organização, como funcionários, não serão afetados; se você gerar PINs para eles ou se eles mesmos gerarem seus próprios PINs, receberão um PIN que nunca expira automaticamente.

A tabela a seguir compara as opções de um usuário comum com as dos usuários do grupo SELF-REGISTERED.

Caso de uso: aplicar políticas para alterar códigos PIN regularmente

No MyQ – Configurações, na seção Autenticação do usuário, você encontrará opções relacionadas aos códigos PIN. Se desejar usar apenas PINs temporários para todos os usuários do seu sistema, recomenda-se configurar as seguintes opções:

• Ativar “O usuário pode alterar o PIN”

• Ativar “Enviar novo PIN por e-mail”

• Ativar “Gerar PINs como temporários”

  • Apenas para usuários: Todos os usuários

  • Validade dos PINs temporários: por exemplo, 720 horas (30 dias)

Com essas configurações, o seguinte fluxo de trabalho é estabelecido:

1. O MyQ gerará automaticamente um PIN aleatório para qualquer novo usuário, seja ele criado manualmente ou por meio da sincronização de usuários.

2. Sempre que um PIN for criado para esse usuário, ele receberá um e-mail com o novo código PIN, garantindo que os usuários sempre tenham suas credenciais disponíveis e saibam qual PIN está ativo.

3. Todos os PINs gerados para seus usuários são sempre temporários e têm validade de 30 dias; a informação sobre o prazo de validade do PIN faz parte do e-mail que o usuário recebe, de modo que os usuários sempre saibam por quanto tempo podem usar o PIN que acabaram de receber.

4. Quando o PIN do usuário expirar, ele não poderá fazer login em nenhuma interface do MyQ, mas poderá abrir a Interface Web do MyQ ou o Cliente Móvel e gerar um novo PIN para si mesmo.

5. O novo PIN recebido é enviado novamente por e-mail e também é válido por 30 dias.

Nesse cenário, espera-se que os usuários sejam orientados sobre a situação dos códigos PIN. Eles devem saber que qualquer código PIN que receberem é apenas temporário. Assim, devem estar cientes de que poderão usar seu código PIN por apenas 30 dias e que, após esse período, ele deixará de funcionar. Devem ser informados sobre como criar um novo código PIN e que os novos códigos serão enviados por e-mail.

Caso de uso nº 3: PINs de curta duração para registrar cartões de identificação

Para algumas organizações, o uso de um PIN temporário pode ser um método para permitir que os usuários se registrem posteriormente usando seu cartão de identificação, com o cartão substituindo então o PIN como método permanente de autenticação. Isso é simples tanto para os usuários quanto para os administradores. Os administradores precisam apenas gerar um PIN para o usuário uma vez, e o PIN expirará automaticamente. O usuário precisa apenas passar seu cartão em um dispositivo e digitar o PIN uma única vez para registrar o cartão.

Para utilizar essa opção, é necessário definir o comportamento “Quando um cartão de identificação desconhecido for passado” como “Permitir que o usuário existente registre o cartão”.

Nesse caso, é recomendável registrar novos usuários com um PIN temporário, válido apenas por alguns dias. Depois de receberem esse PIN, eles podem:

1. Passar seu novo cartão de identificação em um terminal integrado.

2. Será solicitado que registrem o cartão.

3. O usuário digita o PIN temporário que recebeu, e o cartão é registrado em sua conta.

4. O código PIN não será mais necessário, pois o usuário se autentica por meio do cartão; além disso, o PIN expirará em breve, minimizando os riscos de segurança.

Recomendações e avisos

Existem algumas configurações incorretas que podem dificultar que seus usuários continuem usando o MyQ. Esteja ciente dessas situações e tente evitá-las.