Il vostro ambiente di stampa flessibile

Con la crescente domanda di ambienti di stampa affidabili, economici e di facile manutenzione, è più importante che mai identificare correttamente le esigenze della propria organizzazione.

Alcune domande importanti da porsi quando si valutano le proprie esigenze includono:

• Ho bisogno che il mio Print Server abbia un punto di controllo centrale per tutte le stampe della mia organizzazione?

• Desidero smettere di utilizzare i Print Server Windows dedicati attualmente in uso per condividere la stampa all'interno della mia organizzazione (a causa di problemi tecnici, costi di manutenzione e altri motivi)?

• Posso permettermi di inviare i lavori di stampa a una posizione centralizzata, ad esempio a causa della velocità di trasmissione della rete, o preferisco la stampa IP diretta sui dispositivi perché la mia organizzazione ha bisogno di conservare tutti i documenti all'interno dei locali della filiale locale?

• Desidero uno strumento che raccolga statistiche per me mantenendo intatto il mio attuale ambiente di Print Server dedicato, senza modifiche necessarie per ottenere la supervisione della stampa nella mia organizzazione?

• Ho bisogno di eseguire operazioni avanzate sui documenti stampati dagli utenti della mia organizzazione, come metterli in pausa, modificarli, applicare politiche ecologiche, aggiungere filigrane di sicurezza, ecc.

MyQ X offre soluzioni per ciascuno di questi scenari.

Stampa sicura con Pull Print

La funzionalità principale dei MyQ X Embedded Terminal è la stampa pull.

I documenti inviati a una coda di stampa pull possono essere rilasciati su qualsiasi dispositivo compatibile nel sistema di stampa una volta che l'utente si è autenticato su una fotocopiatrice, ad esempio digitando il proprio PIN o strisciando il proprio badge.

Ciò riduce significativamente i documenti incustoditi, offrendo agli utenti la flessibilità di stampare da qualsiasi dispositivo disponibile, anche se quello più vicino è occupato o in errore.

Scopri di più sui vantaggi delle code di stampa Pull, che consentono entrambi i metodi di stampa sicura.

Spooling del server

Se implementate un Print Server gestito da MyQ X nella vostra organizzazione, potrete sbloccare l'ampia gamma di funzionalità offerte da MyQ X. Abbiamo descritto tutte queste funzionalità nelle pagine successive di questa guida panoramica e nel resto della nostra documentazione online.

In questo scenario, i documenti che gli utenti inviano alla stampa vengono trasmessi dal computer di origine al Print Server MyQ X. Il lavoro viene elaborato, autenticato (associato al mittente del lavoro), analizzato per le proprietà di stampa impostate dal driver di stampa, vengono applicate le politiche impostate dagli amministratori e il lavoro viene contrassegnato come pronto per il rilascio.

Le condizioni di rilascio dipendono dal tipo di coda di stampa a cui è stato inviato il lavoro: coda diretta, coda Pull Print, coda Tandem o coda delegata.

Quando utilizzare lo spooling del server

• Desideri gestire il tuo ambiente in modo centralizzato e avere il controllo su tutti i dispositivi, gli utenti, la contabilità dei costi, ecc.

• Hai più sedi o siti che servono un numero considerevole di utenti e dispositivi.

• Hai bisogno o desideri monitorare e potenzialmente applicare criteri nel tuo ambiente di stampa, incoraggiare comportamenti sostenibili, offrire agli utenti report sulle loro stampe o hai bisogno di un sistema per addebitare agli utenti i costi di stampa.

• Non si desidera gestire manualmente l'implementazione, ad esempio l'installazione e la configurazione dei driver di stampa, e si preferisce che il sistema di gestione della stampa si gestisca automaticamente.

• Lavorate con documenti riservati e sapete che nella vostra organizzazione è necessario disporre di funzioni di stampa sicura o stampa su richiesta, per proteggere i documenti con filigrane, ecc.

• La vostra organizzazione ha esigenze complesse e richiede soluzioni che sono realizzabili solo utilizzando un Print Server.

Svantaggi dello spooling del server

• Software e strumenti aggiuntivi che richiedono aggiornamenti e manutenzione manuali.

• Aumento dei requisiti di stabilità e velocità della rete e, in assenza di misure di failover, creazione di un singolo punto di errore.

Quando si utilizza MyQ, alcune di queste limitazioni possono essere risolte aggiungendo al sistema il Desktop Client e gli Embedded Terminal, che forniscono funzionalità per il funzionamento offline, la stampa di fallback e alternative di spooling.

101: Stampa su code MyQ X

1. Impostare le code in MyQ, configurare le impostazioni richieste e assegnare stampanti e utenti.

2. Installare le stampanti sui computer client con porte stampante indirizzate al Print Server MyQ.

Gli utenti stampano sul server dove i lavori di stampa vengono elaborati e contabilizzati, consentendo il pieno controllo dell'ambiente di stampa. Le condizioni relative a come e quando il lavoro di stampa viene rilasciato dipendono dal tipo di coda a cui è stato inviato.

Spooling diretto (IP)

I lavori di stampa vengono inviati dal computer, laptop o smartphone dell'utente alla stampante, omettendo il Print Server. Per supervisionare tali lavori, applicare politiche e includerli nei report, è necessario introdurre una qualche forma di monitoraggio.

Con MyQ X, il monitoraggio può essere fornito da:

• Reportistica delle statistiche da parte dell'Embedded Terminal MyQ dopo l'esecuzione di una stampa diretta.

• Il contatore sul Print Server, grazie al quale è possibile rilevare le stampe al di fuori di MyQ e includerle nei report, anche senza un Embedded Terminal.

• La funzionalità di monitoraggio e contabilità del MyQ Desktop Client è installata sul computer da cui l'utente invia un lavoro.

Quando utilizzare la stampa diretta

• Se la connessione potrebbe non essere sufficientemente affidabile per inviare lavori di stampa a una posizione centralizzata. Con la stampa IP diretta, solo un utente, e non l'intera organizzazione, è interessato da un problema del driver o da un lavoro bloccato nella coda.

• Gestite un ambiente di stampa composto da un numero ridotto di dispositivi di stampa e l'installazione di un server di stampa locale per ciascuno di essi sarebbe eccessiva.

• La vostra organizzazione deve conservare tutti i dati dei documenti stampati all'interno della rete locale dell'ufficio.

Svantaggi della stampa diretta

• La necessità di gestire manualmente i driver di stampa sulle workstation degli utenti e la configurazione manuale è maggiore con la stampa diretta.

Con MyQ X, la gestione dei driver di stampa può essere risolta con il provisioning automatico delle stampanti tramite MyQ Desktop Client in modalità spooling client; ciò combina i vantaggi della distribuzione centralizzata dei driver di stampa e della stampa diretta IP.

Stampa diretta con spooling client

È possibile utilizzare MyQ Desktop Client (MDC) e le sue funzionalità di monitoraggio e contabilità per ottenere tutti i vantaggi dell'invio di lavori a un Print Server, senza effettivamente farlo. Con lo spooling client configurato, MDC raccoglie i metadati relativi al documento inviato a una stampante e riporta chi, quando e quanto è stato stampato.

Lo spooling client, insieme ad altri vantaggi come la riduzione del traffico di rete, consente l'autenticazione e la contabilità corrette dei lavori di stampa inviati ai dispositivi di stampa direttamente dal computer dell'utente.

101: Stampa con Client Spooling

1. Impostare le code in MyQ, configurare le impostazioni richieste e assegnare stampanti e utenti.

2. Distribuisci il Desktop Client MyQ sui computer con la funzione Client Spooling abilitata e collega il client al Print Server MyQ.

3. Configurare le stampanti sui computer client secondo la guida per il Client Spooling per inviare i lavori a una porta locale dove vengono presi in carico dall'MDC e inviati dove devono andare.

La parte migliore? Per l'utente finale non cambia nulla: stampa come è abituato a fare. Tuttavia, l'MDC prende in carico il lavoro, lo invia direttamente alla stampante e invia le informazioni sul documento al Print Server di MyQ X.