Una coda di stampa è un'area di archiviazione dedicata ai lavori di stampa pronti per essere stampati su un dispositivo. In MyQ esistono diversi tipi di code. Ogni tipo ha un proprio comportamento e uno scopo specifici. In un ambiente di stampa, è comune propagare più code di diversi tipi e impostazioni, in modo che gli utenti possano decidere esattamente come desiderano stampare il proprio documento.
Tipi di coda
Coda diretta
A una coda diretta può essere assegnato un solo dispositivo di stampa. I lavori di stampa in questa coda vengono inviati direttamente al dispositivo di stampa e vengono stampati immediatamente.
Esempio 1: stampante dedicata per un reparto
Ogni reparto di un'azienda dispone di una stampante locale dedicata che solo i suoi membri sono autorizzati a utilizzare. È possibile creare una coda diretta che punti a questa stampante e propagare questa coda solo a computer selezionati. Ulteriori impostazioni possono essere regolate tramite i diritti utente per stampante o i diritti utente su questa coda diretta.
Esempio 2: Stampa senza necessità di effettuare il login
È possibile dedicare alla propria organizzazione una stampante per la "stampa rapida". È possibile estendere la coda diretta di questa stampante a tutti. Gli utenti possono quindi stampare direttamente su questa stampante; i documenti vengono rilasciati immediatamente, ma continuano a essere monitorati e contabilizzati. Il costo di stampa può essere ridotto tramite criteri avanzati.
Esempio 3: Stampa su stampanti senza un Embedded Terminal MyQ
Se alcune stampanti della vostra organizzazione non possono essere dotate di un Embedded Terminal MyQ, queste stampanti possono comunque essere facilmente utilizzate dai vostri utenti per la stampa diretta.
Coda di stampa pull
Con questa coda, gli utenti possono inviare tutti i lavori di Stampa che desiderano e stamparli quando vogliono su una qualsiasi delle stampanti assegnate alla coda. I lavori di Stampa inviati a una coda Pull Print vengono elaborati dal sistema e salvati per un uso successivo.
Alla coda possono essere assegnati pochi o molti dispositivi di stampa. Se le stampanti sono dotate di Embedded Terminals MyQ, gli utenti possono effettuare l'accesso sul dispositivo e stampare tutti o solo i lavori di stampa selezionati dal proprio elenco "I miei lavori di stampa".
Voi e i vostri utenti potete comunque trarre vantaggio dall'utilizzo di Pull Print su dispositivi legacy che non possono utilizzare l'Embedded Terminal. Tutto ciò che serve è applicare un codice QR stampato sul dispositivo e far sì che gli utenti utilizzino l'app MyQ X Mobile Client App per effettuare l'accesso al dispositivo dall'app leggendo il codice. Avranno inoltre accesso ai loro Lavori di Stampa, con la possibilità di selezionarne uno o più e stamparli immediatamente.
Esempio 1: Stampa in attesa sicura RECOMMENDED
I lavori Pull Print vengono rilasciati solo dopo che un utente ha effettuato l'accesso su un dispositivo. Questo rappresenta un enorme vantaggio per la sicurezza della vostra organizzazione. Gli utenti possono inviare un lavoro a MyQ e poi rilasciarlo in un secondo momento su qualsiasi stampante compatibile (tenendo conto dei diritti dell'utente).
Immaginate un ufficio affollato. Se gli utenti stampano direttamente, ci si aspetta che ritirino il loro documento subito dopo che è stato rilasciato. Tuttavia, in realtà, questo potrebbe non essere sempre possibile. Se due o più utenti inviano i loro lavori di stampa contemporaneamente, questi vengono stampati all’istante, creando una pila di fogli con documenti misti sulla stampante. I vostri utenti dovranno quindi separare manualmente i propri documenti prima di ritirarli. Questo può essere un modo divertente per socializzare con i colleghi, ma lo è meno quando si deve affrontare questa situazione continuamente o quando rappresenta un rischio per la sicurezza.
Con la stampa in attesa, gli utenti sono fisicamente presenti presso il dispositivo quando inizia la stampa. Ciò impedisce loro di lasciare documenti riservati in giro o di mescolarli tra loro.
Esempio 2: Pull Print – rilascio di un lavoro di Stampa su qualsiasi stampante disponibile
Un grande vantaggio della Pull Print è che gli utenti non devono decidere immediatamente dove, come e quando vogliono rilasciare un lavoro. I documenti inviati a una coda Pull Print li stanno aspettando.
Immaginate un ufficio con una sola stampante principale. Questa stampante potrebbe essere spesso occupata. Dover aspettare che i colleghi finiscano le loro attività per poter utilizzare il dispositivo non è piacevole. Ma i lavori di Stampa inviati a una coda Pull Print possono essere rilasciati ovunque. Basta trovare un'altra stampante e stampare lì il proprio lavoro.
Esempio 3: Visualizzare il prezzo del lavoro e modificare le opzioni di stampa
Se alla stampante è assegnato un listino prezzi, un utente connesso al terminale MyQ Embedded può vedere il prezzo previsto di tutti i lavori di stampa in attesa o di ogni singolo lavoro di stampa. Ciò consente agli utenti di prendere decisioni più informate perché sono in grado di modificare le impostazioni di stampa del lavoro direttamente dall'Embedded Terminal.
Immaginate un utente che ha inviato il proprio documento: 150 pagine, tutte a colori, impostate per la stampa su un solo lato. Solo quando accede al dispositivo, si rende conto che il suo credito o la sua quota non sono sufficienti per stampare il lavoro così come lo ha inviato. Può semplicemente impostare il lavoro in bianco e nero e stampare in fronte-retro; questo comporta un costo inferiore e gli consente di stampare il lavoro immediatamente.
Le stime dei prezzi sono disponibili anche nell'interfaccia utente web MyQ, nel Desktop Client MyQ e nel client mobile MyQ X.
Code in tandem
Una coda in tandem può essere utilizzata in luoghi con un volume di stampa elevato. I lavori di Stampa inviati a questa coda vengono distribuiti uniformemente tra i dispositivi e non devono attendere una stampante in particolare. In questo modo, un grande volume di lavori di Stampa può essere distribuito tra le stampanti e stampato in un tempo significativamente più breve.
Esempio 1: un dipendente deve stampare molti lavori di stampa ogni mese
In questo scenario, una coda tandem è un'ottima opzione. È possibile assegnare i diritti a questa coda solo a uno, a più o a un gruppo di utenti. Questi possono inviare lavori di Stampa alla coda tandem per velocizzare in modo efficiente le loro operazioni di stampa.
Inoltre, è possibile scegliere quali stampanti saranno assegnate a questa coda e utilizzate per la stampa di massa (ad esempio, solo dispositivi in bianco e nero). In alternativa, è possibile applicare criteri a questa coda per ridurre i costi di stampa dei documenti stampati in tandem.
Code delegate
La funzione di stampa delegata consente agli utenti e ai gruppi di utenti di scegliere dei delegati che possano stampare i loro lavori di Stampa. Dopo che l'utente (o il gruppo di utenti) che delega ha inviato un lavoro alla coda di stampa delegata, tutti i delegati possono vedere i lavori di Stampa e stamparli. Per ulteriori informazioni sulla funzione di stampa delegata, vedere Stampadelegata.
Esempio 1: Il manager delega la stampa agli assistenti
Nonostante la stampa con MyQ sia un'operazione semplice, non tutti hanno il tempo di farlo. Con MyQ è possibile delegare semplicemente a utenti o gruppi di utenti selezionati i diritti di eseguire i Lavori di Stampa di un altro utente. Questi Lavori di Stampa vengono quindi correttamente contabilizzati a nome dell'utente che li ha stampati.
Come utilizzare le code in modo efficace
La chiave per configurare code di stampa efficaci è comprendere le esigenze della propria organizzazione e dei suoi utenti. Organizzando le code di stampa in modo sensato per i diversi reparti o funzioni, dando priorità alla stampa in base all'importanza e utilizzando code di stampa personalizzate per esigenze specifiche, le organizzazioni possono creare un ambiente di stampa efficiente, conveniente e su misura per le loro esigenze specifiche.
Best practice: istruire e dimostrare
Si consiglia di istruire gli utenti sulle code e sulle opzioni di stampa a loro disposizione. Questo li aiuterà a svolgere le loro attività in modo semplice, senza la necessità di apprendere le migliori pratiche all'ultimo minuto. Inoltre, ciò si tradurrà in un minor numero di chiamate, e-mail e ticket al reparto IT, garantito.
Come aiutare i propri utenti
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Una buona idea è quella di creare una Guida alla stampa e renderla pubblica all'interno della vostra organizzazione, in modo che gli utenti possano sfruttare al meglio le impostazioni del vostro ambiente di stampa.
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Posizionate banner o adesivi con le istruzioni vicino alle postazioni di stampa o alle stampanti. In quel punto potete anche menzionare tutte le code standard a disposizione degli utenti, con una descrizione del loro utilizzo previsto e di come le relative politiche influiscano sulla stampa.
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Inoltre, potete tenere conto del fatto che alcuni utenti selezionati potrebbero avere a disposizione code esclusive: potete includere informazioni sulla stampa nel vostro processo di onboarding.
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Comunicate chiaramente come segnalare quando una stampa non appare come previsto o quando si verifica un problema con un dispositivo e la stampa non è possibile.
Alcuni consigli extra
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Organizza le code di stampa per reparto o funzione: raggruppa le stampanti in base alle esigenze dei diversi reparti o funzioni. Ad esempio, crea code di stampa separate per le risorse umane, la contabilità o il marketing.
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Utilizza code dirette per le stampanti molto richieste: una coda virtuale consente a più utenti di inviare lavori di stampa a una singola stampante, il che può aiutare a ridurre i tempi di attesa e aumentare l'efficienza.
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Dare priorità alla stampa in base all'importanza: impostare diverse code di stampa con livelli di priorità variabili per garantire che i documenti critici vengano stampati per primi. Ad esempio, impostare una coda "urgente" per i lavori di stampa urgenti e una coda "standard" per quelli non urgenti.
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Crea code di stampa personalizzate per esigenze specifiche: se determinati utenti o reparti hanno esigenze di stampa specifiche, crea code di stampa personalizzate che soddisfino tali requisiti. Ad esempio, crea una coda "fronte-retro" per gli utenti che devono stampare documenti su entrambi i lati.
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Utilizza le regole per gestire i lavori di stampa: imposta regole per gestire i lavori di stampa in base a criteri quali colore, formato della carta o tipo di file. Ciò può aiutare a ridurre i costi di stampa e ottimizzare l'utilizzo delle stampanti.
Gestire e distribuire le code
Per saperne di più…
Consulta il manuale di MyQ Print Server sulla creazione e la configurazione delle code.