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Le pouvoir caché des actions simples
De plus en plus, la vie professionnelle quotidienne est occupée par des actions répétitives. Ce problème peut être résolu par Mise en place de processus de numérisationL'un des points d'appui ici peut être la rationalisation. La conversion de documents papier en format numérique.
La plupart des entreprises cherchent inévitablement à poursuivre leur transition numérique. Actuellement, 91 % des entreprises ont déjà entrepris au moins une partie de la mise en œuvre de la numérisation. (1).
Cependant, comme dans tout marché, la numérisation compte des leaders et des suiveurs. Les secteurs les plus numérisés établissent les tendances et les meilleures pratiques pour les autres. (8).
Numérique Flux de travail
«Un flux de travail numérique désigne l'automatisation de tout processus utilisé par une organisation pour accomplir ses tâches. Il comprend les procédures, les outils et le plan nécessaires à la réalisation d'une série de tâches. S'il existe une série d'étapes à suivre et que ce processus est numérisé, il s'agit alors d'un flux de travail numérique.« (7)
Les flux de travail numériques doivent être considérés comme des outils apportant des avantages tangibles et non comme une dépense budgétaire. De plus, une fois mis en place, un flux de travail numérique peut devenir un partie de votre routine de production, ce qui réduit la charge pesant sur les particuliers.
Quelle que soit la taille de votre entreprise, la mise en place de flux de travail numériques peut faciliter votre développement sous divers aspects (5).
Avantages de la numérisation des données dans la pratique
Leaders dans le domaine de la numérisation bénéficier de multiples avantages:
Plus de la moitié des PDG interrogés par Gartner affirment que grâce à la numérisation, ils ont réussi à améliorer les bénéfices de leur entreprise. (2).
Le secteur de la vente au détail améliore son efficacité, réduit ses coûts de 69 % et augmente son chiffre d'affaires de 67 %. (3).
La numérisation favorise la transparence et le traitement des données, les rendant ainsi plus accessibles au public, ce qui améliore l'analyse des données et contribue à la prise de décisions plus précises. (4).
L'amélioration de la numérisation aide les entreprises à devenir plus agiles et prêtes au changement. (9).
Matrice de numérisation des secteurs. Harvard Business Review, avril 2016
En numérisant vos documents, vous pouvez les trier par client, période et secteur d'activité, ou par utilisation codes-barres, codes QRou types de documents. De plus, vous pouvez configurer les processus de manière à ce que les documents numérisés provenant de différents ensembles de flux de travail de numérisation soient stockés aux emplacements correspondants, ce qui élimine les risques de perte et permet de tout stocker de manière organisée.
Suppression des processus manuels
Réduction des transactions papier
Réduction des erreurs humaines
Réduction des doublons
Simplification des processus opérationnels
Mise en place de processus efficaces
Gain de temps et réduction des coûts
Automatisation des processus d'approbation
Audit des processus
Normalisation des processus
Augmentation de la productivité
Meilleure compréhension des processus de bout en bout
Responsabilité accrue
Flux de travail numériques avec Actions simples
Toutes les tâches simplifiées
Les actions simples comprennent Easy Scan, Easy Copy, Easy Print, et Easy FaxCes actions vous permettent de tirer pleinement parti d'une imprimante multifonction (MFP).
Les actions simplifiées contribuent à simplifier et à accélérer les tâches quotidiennes tout en offrant une grande flexibilité grâce à divers paramètres disponibles, personnalisables ou prédéfinis.
Exemples:
Veuillez configurer une tâche de numérisation de livret en niveaux de gris au format A4 au format HCPDF.
Séparer chaque page lors de la numérisation d'une pile de documents de formats variés avec Ignorer les pages vierges activée, afin que vous n'ayez pas à gérer des pages inutiles.
Agrafez vos travaux d'impression de lettres directement sur l'appareil.
Veuillez terminer un travail de copie en agrandissant le format A5 au format A3 en une seule opération.
Flux de travail intuitifs
Les actions simplifiées regroupent tous les paramètres nécessaires pour la numérisation, la copie et la télécopie sur un seul écran. Les applications natives des imprimantes multifonctions proposent des options de ce type, mais elles sont souvent encombrées ou mal organisées.
Il existe aucune étape supplémentaire ni onglet caché avec des champs à remplir qui ne sont pas clairs. Veuillez simplement sélectionner les paramètres requis et Lancez un travail de copie ou de numérisation en un seul clic..
Exemples:
Veuillez configurer une Easy Scan intitulée « Déclaration fiscale » pour votre service financier. Cette fonction numérisera toutes les pages à partir du chargeur automatique de documents, les séparera par page et enverra tous les documents directement dans un dossier où ils pourront être récupérés par un autre logiciel pour un traitement ultérieur.
Veuillez créer une Easy Copy intitulée « Copie de classe » pour un enseignant qui effectuera 25 copies d'un document, une pour chaque élève de sa classe.
Centralisé et Destinations de numérisation personnelles
Numériser vers un point de données centralisé - La destination peut être configurée comme un dossier partagé ou, si nécessaire, les numérisations peuvent être envoyées à une adresse e-mail. destination cloud ou le SharePoint d'un service.
Dans les cas où la numérisation doit rester personnalisée, la destination peut être configurée comme un adresse électronique, dossier personnelou lien sécurisé.
Exemples:
Configurez des Easy Scan vers des destinations telles que OneDrive, Google Drive et Dropbox, et permettez aux utilisateurs de connecter leurs comptes personnels dans MyQ. Ainsi, si les utilisateurs ont besoin de numériser des documents personnels au bureau, ils peuvent le faire facilement.
Configurez une Easy Scan qui envoie un document vers un dossier cloud ou local partagé par l'ensemble d'un service, afin que chacun puisse y accéder instantanément.
Rentabilité
Une action simple simplifie essentiellement l'interaction entre un utilisateur final et une imprimante, mais peut également Assistance dans la comptabilisation des dépenses d'impression.
Des modules complémentaires sont disponibles pour les actions faciles afin que le travail soit ajouté à une entité comptable telle qu'un projet. De plus, un flux de travail intuitif pour les actions faciles évite aux utilisateurs de commettre des erreurs lors de la configuration des paramètres d'impression ou de copie.
Exemples:
Sur le serveur, en tant qu'administrateur, veuillez activer Interdire la modification de la valeur pour favoriser une utilisation réfléchie des ressources.
Générez un rapport pour visualiser l'utilisation de tous les périphériques ou de certains périphériques de votre parc afin de déterminer les emplacements préférés pour l'impression et de vous assurer que l'imprimante installée à cet endroit est aussi économe en énergie que possible.
Efficacité temporelle
Les actions simples visent à décrire uniquement les étapes importantes et nécessaires lorsque quelqu'un souhaite Commencer une copie, scanner, ou faxer rapidementVeuillez les utiliser pour réduire le temps passé à déterminer où trouver un paramètre nécessaire ou comment décocher un champ caché.
De plus, il n'est pas nécessaire d'attendre, par exemple, la fin d'une longue numérisation pour lancer un travail d'impression, les deux travaux pouvant être effectués simultanément.
Exemple:
Si votre organisation effectue par défaut des analyses avec l'option Analyse continue activée et ne modifie pas les autres paramètres, veuillez activer l'option Analyse continue et verrouiller toutes les autres valeurs. L'analyse continue sera alors toujours activée et il ne sera pas nécessaire de cliquer sur d'autres paramètres du périphérique pour lancer l'analyse.
Veuillez activer l'impression à partir d'une destination cloud dans Easy Print (Easy Print → Stockages) et la numérisation vers une destination cloud dans Easy Scan (Easy Scan → Destinations → Ajouter → Stockage cloud → Paramètres) afin de pouvoir effectuer ces deux types de travaux simultanément.
Évolutivité
Il est possible de configurer autant d'actions simplifiées que nécessaire. Elles peuvent être organisé en dossiers, les dossiers peuvent être présenté à différents groupes d'utilisateurs, et les flux de travail internes peuvent être configurés pour lancer un travail spécifique de numérisation, de copie ou de télécopie sans aucune intervention supplémentaire de la part de l'utilisateur final.
Des actions simples peuvent être mises en place pour répondre aux besoins des petites équipes comme des grands services, quelle que soit leur taille. Il suffit d'identifier les tâches répétitives qui peuvent être rationalisées et de configurer les actions nécessaires.
Exemples:
Veuillez regrouper les Easy Scans dans un dossier accessible uniquement à certains utilisateurs.
Configurez Easy Fax avec une liste de contacts prédéfinie pour une sélection plus rapide.
Créez différents profils Easy Copy, attribuez-leur des titres explicites, puis cliquez sur « Interdire la modification de la valeur » pour commencer la copie en un seul clic.
Intégrations avec des applications tierces
Easy Scan peut être associé à Solutions tierces tels que :
ERP (Planification des ressources de l'entreprise),
Système de gestion des ressources humaines (Système de gestion des ressources humaines),
ECM (Gestion de contenu d'entreprise),
et d'autres systèmes.
De plus, les données comptables et d'utilisation collectées sont facilement accessibles pour créer des rapports avec Logiciel de veille économique.
Exemples:
Lorsque vous utilisez ScannerVision, veuillez configurer différents flux de travail qui permettront aux utilisateurs de personnaliser leur travail de numérisation, par exemple en sélectionnant un type de fichier.
Configurez une fonctionnalité de lecture de codes-barres et classez vos documents par code-barres.
Optimisez la puissance des imprimantes multifonctions
Si vous craignez que certaines des fonctionnalités les plus utiles d'un multifonction soient perdues lorsque vous utilisez MyQ, soyez rassuré : les actions faciles ont été conçues pour préserver les meilleures capacités de la machine.
L'onglet Paramètres des actions faciles affiche uniquement les paramètres pris en charge par la machine.
Exemples:
Les périphériques prenant en charge l'orientation du contenu continuent à l'utiliser.
Les périphériques capables de stocker ou d'archiver des travaux à l'intérieur conserveront cette fonctionnalité.
Références:
(1) https://quixy.com/blog/top-digital-transformation-statistics-trends-forecasts/
(3) https://www.fujitsu.com/global/solutions/industry/retail/digital-transformation-trends-retail.html
(4)https://www.adobe.com/acrobat/resources/important-documents-to-digitize.html
(5) https://www.walkme.com/glossary/digital-workflow/
(6) https://www.mckinsey.com/industries/retail/our-insights/the-how-of-transformation#/
(7) https://www.adobe.com/acrobat/resources/what-is-a-digital-workflow.html
(8) https://hbr.org/2016/04/a-chart-that-shows-which-industries-are-the-most-digital-and-why