En el mundo de la gestión de la impresión, la integridad de los datos contables —el grado de coincidencia entre el uso registrado y lo que realmente ocurre en un dispositivo— es crucial tanto para la supervisión operativa como para el control de costes. MyQ destaca por un enfoque diseñado para ofrecer una precisión inigualable en el seguimiento y la generación de informes sobre la actividad de los trabajos de impresión.
Contabilidad en tiempo real y validada por el dispositivo
La mayoría de las soluciones de gestión de impresión estiman cuántas páginas se imprimen analizando los trabajos antes de que lleguen al dispositivo y asumen que todo transcurre según lo previsto. MyQ, por el contrario, se basa en la comunicación en tiempo real con el hardware de impresión para garantizar que sus registros reflejen la realidad en lugar de suposiciones.
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Las señales del dispositivo rigen los informes
MyQ escucha directamente al dispositivo de impresión, registrando páginas solo cuando el propio dispositivo confirma su producción. El recuento de páginas no se actualiza en el momento en que se libera un trabajo, sino solo cuando el dispositivo completa cada trabajo de impresión. Si un usuario inicia un trabajo de impresión de 500 páginas y algo interrumpe el proceso, por ejemplo, una cancelación, un atasco de papel o un error del dispositivo, MyQ registra y contabiliza solo las páginas impresas físicamente, no el total solicitado. -
Embedded Terminal e integración SNMP
Al integrarse con Embedded Terminals y utilizar protocolos de comunicación de impresora estándar (como SNMP), MyQ actualiza la actividad de impresión basándose en los resultados precisos del dispositivo. Esto garantiza que los informes y la facturación estén siempre perfectamente alineados con lo que realmente salió de la impresora. -
Impresión directa desde los dispositivos: contabilidad integrada
Dado que MyQ está diseñado pensando en la comodidad del usuario, no importa cómo imprima, escanee, copie o envíe faxes: la contabilidad precisa está garantizada. Incluso si un archivo procede del almacenamiento en la nube, directamente en un dispositivo de impresión, Easy Print y otras Easy Actions están configuradas para registrar el gasto correctamente independientemente de las circunstancias. -
Sin conjeturas, sin sobrefacturación
: dado que MyQ espera la respuesta definitiva del dispositivo, nunca se cobra a los usuarios ni a las organizaciones por las páginas que no se imprimen. Tanto si un trabajo se completa según lo previsto como si se interrumpe a mitad, la base de datos de contabilidad se ajustará al resultado, eliminando la sobrefacturación, un problema frecuente en los sistemas que se basan en estimaciones o suposiciones.
Funciones que mejoran la precisión
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Análisis de trabajos y estimaciones de costes instantáneas El
robusto analizador de trabajos de MyQ proporciona a los usuarios estimaciones tempranas de costes o cuotas, pero, lo que es más importante, la contabilidad final solo se establece después de que el dispositivo confirme la finalización del trabajo. -
Supervisión continua del
estado del dispositivo MyQ no solo realiza un seguimiento de la producción de impresión, sino también de los eventosde la impresora, lo que permite a los administradores identificar interrupciones o fallos que podrían afectar al uso y a los costes reales.
¿Por qué es importante?
Una contabilidad precisa y verificada por el dispositivo tiene ventajas prácticas:
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Las organizaciones solo pagan por los recursos realmente consumidos.
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Se eliminan en gran medida las disputas o confusiones sobre las páginas facturables.
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Los datos de gestión de la impresión se convierten en una base fiable para la elaboración de presupuestos y la planificación.
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Los administradores y los usuarios tienen total transparencia y confianza en el uso registrado.
Uso no autenticado, contabilizado con precisión
Es una situación desafortunada, pero bastante común en el mundo del software de impresión, que las facturas recibidas de los proveedores de servicios no coincidan con el coste esperado indicado por contabilidad. No es raro que los departamentos de asistencia reciban reclamaciones airadas porque algo no funciona bien y las cifras no cuadran.
Sin embargo, cuando MyQ se encuentra con estos casos, llegar al fondo del problema suele ser bastante sencillo. Dependiendo del entorno y de cómo esté configurado, es posible que no todas las interacciones de los usuarios que se contabilizan estén también autenticadas. Esto suele ocurrir cuando un usuario (ya sea intencionadamente o por falta de comprensión) intenta eludir el Print Server de MyQ.
En la mayoría de las soluciones que realizan el seguimiento de la contabilidad según la cola de impresión, estos datos de costes se perderían, lo que daría lugar a una acción no autenticada y no contabilizada. Sin embargo, cuando se producen estos casos en MyQ, sugerimos incluir «usuario no autenticado» en los informes pertinentes, lo que resuelve invariablemente cualquier discrepancia contable, ya que MyQ supervisa constantemente los contadores de los dispositivos.
En esencia, incluso cuando un trabajo de impresión ha eludido MyQ y no podemos determinar exactamente a quién imputarlo, esa acción se contabiliza de todos modos en un dispositivo, lo que garantiza que, incluso con datos imperfectos, las cuentas cuadrarán tarde o temprano.
En resumen
Los métodos de contabilidad centrados en el dispositivo de MyQ eliminan las conjeturas y suposiciones que a menudo causan imprecisiones en el seguimiento de los trabajos de impresión. Al registrar solo lo que realmente ocurre en la impresora, MyQ ofrece datos de uso y costes excepcionalmente precisos y garantiza que a los usuarios solo se les cobre por las páginas realmente impresas.
Este nivel de precisión rara vez se alcanza con las soluciones tradicionales basadas en estimaciones. Además, MyQ mantiene este nivel de precisión de forma predeterminada y sin ralentizar ningún otro proceso, lo que convierte a MyQ en la opción clara para las organizaciones en las que la rendición de cuentas exacta de la impresión es una prioridad.