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Precisión de la contabilidad de trabajos de impresión
En el mundo de la gestión de impresión, el integridad de los datos contables - La precisión con la que el uso registrado coincide con lo que realmente ocurre en un dispositivo es fundamental tanto para la supervisión operativa como para el control de costes. MyQ destaca por su enfoque diseñado para precisión inigualable en el seguimiento y la notificación de la actividad de los trabajos de impresión.
Contabilidad en tiempo real y validada por dispositivos
La mayoría de las soluciones de gestión de impresión calculan cuántas páginas se imprimen analizando los trabajos antes de que lleguen al dispositivo y suponer todo sale según lo previsto. MyQ, por el contrario, se basa en Comunicación en tiempo real con el hardware de impresión. para garantizar que sus registros reflejen la realidad y no suposiciones.
Las señales del dispositivo controlan la generación de informes
MyQ escucha directamente al dispositivo de impresión y registra las páginas solo cuando el propio dispositivo confirma su producción. El recuento de páginas no se actualiza en el momento en que se envía el trabajo, sino solo cuando el dispositivo completa cada trabajo de impresión. Si un usuario inicia un trabajo de impresión de 500 páginas y algo interrumpe el proceso, por ejemplo, una cancelación, un atasco de papel o un error del dispositivo, MyQ registra y contabiliza solo las páginas impresas físicamente, no el total solicitado.Embedded Terminal e integración SNMP
Al integrarse con Embedded Terminal y utilizar protocolos de comunicación de impresoras estándar (como SNMP), MyQ actualiza la actividad de impresión basándose en los resultados precisos de los dispositivos. Esto garantiza que los informes y la facturación estén siempre perfectamente alineados con lo que realmente ha salido de la impresora.Impresión directa desde dispositivos – Contabilidad integrada
Dado que MyQ está diseñado pensando en la comodidad del usuario, no importa cómo imprima, escanee, copie o envíe faxes, ya que se garantiza una contabilidad precisa. Incluso si un archivo procede del almacenamiento en la nube, directamente en un dispositivo de impresión, Easy Print y otros Acciones sencillas están configurados para registrar los gastos correctamente independientemente de las circunstancias.Sin conjeturas, sin sobrecostos
Dado que MyQ espera la respuesta definitiva del dispositivo, nunca se cobra a los usuarios ni a las organizaciones por las páginas que no se imprimen. Tanto si un trabajo se completa según lo previsto como si se interrumpe a mitad, la base de datos contable coincidirá con el resultado, lo que elimina el sobrefacturación, un problema frecuente en los sistemas que se basan en estimaciones o suposiciones.
Funciones que mejoran la precisión
Análisis de trabajos y estimaciones de costes instantáneas
La solidez de MyQ analizador de trabajos proporciona a los usuarios estimaciones preliminares de costes o cuotas, pero lo más importante es que la facturación final solo se establece después de que el dispositivo confirme la finalización del trabajo.Supervisión continua del estado de los dispositivos
MyQ no solo realiza un seguimiento de los trabajos de impresión, sino que también eventos de impresora, lo que permite a los administradores identificar interrupciones o fallos que podrían afectar al uso real y a los costes.
¿Por qué es importante?
Una contabilidad precisa y verificada por dispositivos tiene ventajas prácticas:
Las organizaciones solo pagan por los recursos que realmente consumen.
Se eliminan en gran medida las disputas o confusiones sobre las páginas facturables.
Los datos de gestión de impresión se convierten en una base fiable para la elaboración de presupuestos y la planificación.
Los administradores y usuarios tienen total transparencia y confianza en el uso informado.
Uso no autenticado, contabilizado con precisión
En el mundo del software de impresión, es lamentable, pero bastante habitual, que las facturas recibidas de los proveedores de servicios no coincidan con el coste previsto indicado por contabilidad. No es raro que los departamentos de asistencia técnica reciban quejas airadas por algún fallo en el funcionamiento y porque las cuentas no cuadran.
Sin embargo, cuando MyQ se encuentra con casos de este tipo, normalmente es bastante sencillo llegar al fondo del problema. Dependiendo del entorno y de cómo esté configurado, es posible que no todas las interacciones de los usuarios que son contabilizado también es autenticadoEsto suele ocurrir cuando un usuario (ya sea intencionadamente o por desconocimiento) intenta eludir el Print Server.
En la mayoría de las soluciones que realizan un seguimiento de la contabilidad según el spooling de impresión, estos datos de costes se perderían, lo que daría lugar a un sin autenticar y sin contabilizar acción. Sin embargo, cuando se producen casos de este tipo en MyQ, sugerimos incluir usuario no autenticado en los informes pertinentes, lo que resuelve invariablemente cualquier discrepancia contable, ya que MyQ supervisa constantemente los contadores de los dispositivos.
Básicamente, incluso cuando un trabajo de impresión ha omitido MyQ y no podemos determinar exactamente a quién atribuirlo, esa acción se contabiliza en un dispositivo, lo que garantiza que, aunque los datos sean imperfectos, las cuentas cuadrarán tarde o temprano.
En resumen
Los métodos de contabilidad centrados en los dispositivos de MyQ eliminan las conjeturas y suposiciones que a menudo provocan imprecisiones en el seguimiento de los trabajos de impresión. Al registrar únicamente lo que lo que realmente sucede En la impresora, MyQ ofrece Datos de uso y costes excepcionalmente precisos. y garantiza que a ustedes solo se les cobre por las páginas que realmente impriman.
Este nivel de precisión rara vez se alcanza con las soluciones tradicionales basadas en estimaciones. Además, MyQ mantiene este nivel de precisión de forma predeterminada y sin ralentizar ningún otro proceso, lo que lo convierte en la opción ideal para las organizaciones en las que la responsabilidad exacta de la impresión es una prioridad.