Su entorno de impresión flexible

Con el aumento de la demanda de entornos de impresión fiables, rentables y fáciles de mantener, es más importante que nunca identificar adecuadamente las necesidades de su organización.

Algunas preguntas importantes a la hora de evaluar sus necesidades son:

• ¿Necesito que mi Print Server tenga un punto de control central para todas las impresiones de mi organización?

• ¿Quiero dejar de utilizar los Print Server Windows dedicados que utilizo actualmente para compartir la impresión en toda mi organización (debido a problemas técnicos, gastos de mantenimiento y otras razones)?

• ¿Puedo permitirme enviar los trabajos de impresión a una ubicación centralizada, por ejemplo, debido al rendimiento de la red, o prefiero la impresión IP directa a los dispositivos porque mi organización necesita mantener todos los documentos dentro de las instalaciones de la sucursal local?

• ¿Quiero una herramienta que recopile estadísticas por mí y mantenga intacto mi entorno actual de Print Server dedicado, sin necesidad de realizar cambios para supervisar la impresión en mi organización?

• ¿Necesito realizar operaciones avanzadas en los documentos que imprimen los usuarios de mi organización, como pausarlos, modificarlos, aplicar políticas ecológicas, añadir marcas de agua de seguridad, etc.?

MyQ X ofrece soluciones para cada uno de estos escenarios.

Impresión segura con Pull Print

La principal funcionalidad de MyQ X Embedded Terminals es Pull Print.

Los documentos enviados a una cola de impresión Pull pueden liberarse en cualquier dispositivo compatible de su sistema de impresión una vez que el usuario se autentica en una copiadora, por ejemplo, introduciendo su PIN o pasando su tarjeta de identificación.

Esto reduce significativamente los documentos desatendidos, al tiempo que ofrece a los usuarios la flexibilidad de imprimir desde cualquier dispositivo disponible, incluso si el más cercano está ocupado o presenta un error.

Obtenga más información sobre las ventajas de las colas de impresión Pull, que permiten ambos métodos de impresión segura.

Cola de impresión del servidor

Si implementa un servidor de impresión operado por MyQ X en su organización, desbloqueará la amplia colección de funciones que ofrece MyQ X. Describimos todas estas funciones en las próximas páginas de esta guía general y en el resto de nuestra documentación en línea.

En este escenario, los documentos que sus usuarios envían a imprimir se transmiten desde el ordenador de origen al Print Server de MyQ X. El trabajo se procesa, se autentica (se asocia con el remitente del trabajo), se analizan las propiedades de impresión establecidas por el controlador de impresión, se aplican las políticas establecidas por los administradores y el trabajo se marca como listo para su liberación.

Las condiciones de liberación dependen del tipo de cola de impresión a la que se haya enviado el trabajo: cola directa, cola de impresión pull, cola tándem o cola delegada.

Cuándo utilizar el spooling del servidor

• Desea gestionar su entorno de forma centralizada y tener control sobre todos los dispositivos, usuarios, contabilidad de costes, etc.

• Tiene varias ubicaciones o sitios que dan servicio a un número considerable de usuarios y dispositivos.

• Necesita o desea supervisar y, potencialmente, aplicar políticas en su entorno de impresión, fomentar un comportamiento sostenible, ofrecer a los usuarios informes sobre sus propias impresiones o necesita un sistema para cobrar a los usuarios por imprimir.

• No desea gestionar manualmente la implementación, por ejemplo, instalar y configurar los controladores de impresión, y prefiere que su sistema de gestión de impresión se gestione automáticamente.

• Trabaja con documentos confidenciales y sabe que necesita una impresión segura o una impresión por extracción en su organización, para proteger los documentos con marcas de agua, etc.

• Su organización tiene necesidades complejas y requiere soluciones que solo son viables utilizando un Print Server.

Inconvenientes del spooling del servidor

• Software y herramientas adicionales que requieren actualizaciones y mantenimiento manuales.

• Un aumento de los requisitos de estabilidad y velocidad de su red y, sin medidas de conmutación por error, la creación de un único punto de fallo.

Al utilizar MyQ, algunas de estas limitaciones pueden resolverse añadiendo el Desktop Client y los Embedded Terminals a su sistema, ya que proporcionan funciones para el funcionamiento sin conexión, la impresión de reserva y alternativas de spooling.

101: Imprimir en colas MyQ X

1. Configure las colas en MyQ, establezca los ajustes necesarios y asigne impresoras y usuarios.

2. Instale impresoras en sus equipos cliente con puertos de impresora dirigidos al Print Server MyQ.

Los usuarios imprimen en el servidor, donde se procesan y contabilizan los trabajos, lo que permite un control total sobre su entorno de impresión. Las condiciones de cómo y cuándo se libera el trabajo dependen del tipo de cola al que se haya enviado.

Spooling directo (IP)

Los trabajos de impresión se envían desde el ordenador, el portátil o el smartphone del usuario a la impresora, omitiendo el Print Server. Para supervisar dichos trabajos, aplicar políticas e incluirlos en los informes, es necesario introducir algún tipo de supervisión.

Con MyQ X, la supervisión puede proporcionarse mediante:

• Informes estadísticos del Embedded Terminal MyQ después de realizar una impresión directa.

• El contador del Print Server, gracias al cual se pueden detectar las impresiones fuera de MyQ e incluirlas en los informes, incluso sin un Embedded Terminal.

• La capacidad de supervisión y contabilidad del Desktop Client MyQ se instala en el ordenador desde el que el usuario envía un trabajo.

Cuándo utilizar la impresión directa

• Si su conexión no es lo suficientemente fiable como para enviar trabajos de impresión a una ubicación centralizada. Con la impresión IP directa, solo un usuario, y no toda la organización, se ve afectado por un problema con el controlador o un trabajo atascado en la cola.

• Si gestiona un entorno de impresión que consta de un número reducido de dispositivos de impresión y la instalación de un servidor de impresión local para cada uno de ellos resultaría excesiva.

• Su organización necesita mantener todos los datos de los documentos impresos dentro de la red local de su oficina.

Inconvenientes de la impresión directa

• La necesidad de gestionar manualmente los controladores de impresión en las estaciones de trabajo de los usuarios y la configuración manual es mayor con la impresión directa.

Con MyQ X, la gestión de los controladores de impresión se puede resolver con el aprovisionamiento automático de impresoras con el Desktop Client MyQ en el modo de spooling del cliente, lo que combina las ventajas de la implementación centralizada de controladores de impresión y la impresión IP directa.

Impresión directa con spooling de cliente

Puede utilizar MyQ Desktop Client (MDC) y sus funciones de supervisión y contabilidad para obtener todas las ventajas de enviar trabajos a un Print Server, sin hacerlo realmente. Con la configuración de spooling de cliente, MDC recopila metadatos sobre el documento enviado a una impresora e informa quién, cuándo y cuánto se ha impreso.

El spooling de cliente, junto con otras ventajas como la reducción del tráfico de red, permite la autenticación y la contabilidad adecuadas de los trabajos enviados a los dispositivos de impresión directamente desde el ordenador del usuario.

101: Imprimir con Client Spooling

1. Configure las colas en MyQ, configure los ajustes necesarios y asigne impresoras y usuarios.

2. Implemente el Desktop Client MyQ en los ordenadores con la función Client Spooling habilitada y conecte el cliente al Print Server MyQ.

3. Configure las impresoras en los ordenadores cliente según la guía de Client Spooling para enviar los trabajos a un puerto local, donde son recogidos por el MDC y enviados a su destino.

¿Lo mejor de todo? Para el usuario final, nada cambia: imprimen como siempre lo han hecho. Sin embargo, el MDC se hace cargo del trabajo, lo envía directamente a la impresora y envía la información sobre el documento al servidor MyQ X Print Server.