Acerca de las colas de impresión

Ejemplo 1: Impresora dedicada para un departamento

Cada departamento de una empresa tiene una impresora local dedicada que solo ellos pueden utilizar. Puede crear una cola directa que apunte a esta impresora y propagar esta cola solo a los ordenadores seleccionados. Se pueden ajustar otras configuraciones mediante los derechos de usuario por impresora o los derechos de usuario en esta cola directa.

Ejemplo 2: Imprimir sin necesidad de iniciar sesión

Se puede dedicar una impresora para «impresión rápida» a su organización. Es posible propagar la cola directa de esta impresora a todo el mundo. Los usuarios pueden entonces imprimir directamente en esta impresora; los documentos se liberan de inmediato, pero siguen siendo supervisados y contabilizados. El coste de impresión se puede reducir mediante políticas avanzadas.

Ejemplo 3: Imprimir en impresoras sin un Embedded Terminal de MyQ

Si algunas impresoras de su organización no pueden equiparse con un Embedded Terminal MyQ, sus usuarios podrán seguir utilizándolas fácilmente para la impresión directa.

Ejemplo 1: Impresión en espera segura RECOMMENDED

Los trabajos de Pull Print solo se liberan después de que un usuario inicie sesión en un dispositivo. Esto supone una gran ventaja para la seguridad de su organización. Los usuarios pueden enviar un trabajo a MyQ y liberarlo más tarde en cualquier impresora compatible (teniendo en cuenta los derechos del usuario).

Imagina una oficina ajetreada. Si los usuarios imprimen directamente, se espera que recojan su documento justo después de que se libere. Sin embargo, en la realidad, esto puede que no siempre sea posible. Si dos o más usuarios envían sus trabajos al mismo tiempo, se imprimen al instante, creando una pila de papeles con documentos mezclados sobre la impresora. Sus usuarios tendrán entonces que separar manualmente sus documentos antes de recogerlos. Esto puede ser una forma divertida de socializar con sus compañeros de trabajo, pero resulta menos divertido cuando tiene que lidiar con ello todo el tiempo, o cuando supone un riesgo de seguridad.

Con la impresión en espera, los usuarios están físicamente presentes ante el dispositivo cuando comienza la impresión. Esto evita que dejen documentos confidenciales tirados por ahí o que se mezclen entre sí.

Ejemplo 2: Pull Print: liberar un trabajo en cualquier impresora disponible

Una gran ventaja de Pull Print es que los usuarios no tienen que decidir inmediatamente dónde, cómo y cuándo quieren liberar un trabajo. Los documentos enviados a una cola de Pull Print les están esperando.

Imagina una oficina con una sola impresora principal. Es posible que esta impresora esté ocupada a menudo. Tener que esperar a que tus compañeros terminen sus tareas para poder usar el dispositivo no es nada divertido. Pero los trabajos enviados a una cola de Pull Print se pueden liberar en cualquier lugar. Solo tienes que buscar otra impresora e imprimir tu trabajo allí.

Ejemplo 3: Ver el precio del trabajo y cambiar las opciones de impresión

Si a la impresora se le ha asignado una lista de precios, un usuario que haya iniciado sesión en el Embedded Terminal MyQ puede ver el precio estimado de todos los trabajos en espera o de cada trabajo individual. Esto permite a los usuarios tomar decisiones más informadas, ya que pueden modificar cómo se imprimirá el trabajo directamente en el Embedded Terminal.

Imagina a un usuario que ha enviado su documento: 150 páginas, todas en color, configuradas para imprimirse a una cara. Solo cuando inicia sesión en el dispositivo, se da cuenta de que su saldo de crédito o su cuota no son suficientes para imprimir el trabajo tal y como lo envió. Simplemente puede cambiar el trabajo a blanco y negro e imprimir a doble cara, lo que se traduce en un menor coste, y puede imprimir el trabajo inmediatamente.

Las estimaciones de precios también están disponibles en la interfaz de usuario web de MyQ, el Desktop Client de MyQ y el cliente móvil MyQ X.

Ejemplo 1: Un empleado necesita imprimir muchos trabajos cada mes

En este caso, una cola tándem es una excelente opción. Es posible asignar derechos a esta cola solo a un usuario, a varios o a un grupo de usuarios. Estos pueden enviar trabajos a la cola tándem para agilizar de forma eficiente sus tareas de impresión.

Además, puede elegir qué impresoras se asignarán a esta cola y se utilizarán para la impresión masiva (por ejemplo, solo dispositivos en blanco y negro). Alternativamente, puede aplicar políticas en esta cola para reducir los costes de impresión de los documentos impresos en tándem.

Ejemplo 1: Un gerente delega la impresión a sus asistentes

A pesar de que imprimir con MyQ es una tarea sencilla, no todo el mundo dispone del tiempo necesario para hacerlo. Con MyQ, es posible delegar fácilmente en usuarios o grupos de usuarios seleccionados que heredarán los derechos para ejecutar los trabajos de impresión de otro usuario. Estos trabajos se contabilizan correctamente a nombre del usuario que los imprimió.

Recomendamos formar a sus usuarios sobre las colas y las opciones de impresión que tienen a su disposición. Esto les ayudará a realizar sus tareas de forma sencilla sin necesidad de aprender las mejores prácticas en el último momento. Además, se traducirá en menos llamadas, correos electrónicos y tickets al departamento de TI, garantizado.

Algunos consejos adicionales

• Organice las colas de impresión por departamento o función: agrupe las impresoras en función de las necesidades de los diferentes departamentos o funciones. Por ejemplo, cree colas de impresión separadas para RR. HH., contabilidad o marketing.

• Utilice colas directas para impresoras de alta demanda: una cola virtual permite que varios usuarios envíen trabajos de impresión a una sola impresora, lo que puede ayudar a reducir los tiempos de espera y aumentar la eficiencia.

• Priorice la impresión según la importancia: configure diferentes colas de impresión con distintos niveles de prioridad para garantizar que los documentos críticos se impriman primero. Por ejemplo, configure una cola «urgente» para trabajos de impresión urgentes y una cola «estándar» para trabajos de impresión no urgentes.

• Cree colas de impresión personalizadas para necesidades específicas: si determinados usuarios o departamentos tienen necesidades de impresión específicas, cree colas de impresión personalizadas que satisfagan esos requisitos. Por ejemplo, cree una cola «a doble cara» para los usuarios que necesiten imprimir documentos a doble cara.

• Utilice reglas para gestionar los trabajos de impresión: configure reglas para gestionar los trabajos de impresión en función de criterios como el color, el tamaño del papel o el tipo de archivo. Esto puede ayudar a reducir los costes de impresión y a optimizar el uso de las impresoras.

Más información…

Consulte el manual del Print Server MyQ sobre cómo crear y configurar colas.