Um ein gescanntes Dokument an die OCR zu senden, muss die eingegebene E-Mail-Adresse des Empfängers folgendes Format haben: myqocr.*folder*@myq.local, wobei „folder“ der Ordner ist, in dem das Dokument gespeichert wird, bevor es von der OCR-Software verarbeitet wird, zum Beispiel DOC oder PDF. Falls der Ordner nicht vorhanden ist, erstellt MyQ ihn.
Die OCR-Software sollte die Dokument-Unterordner des Ordners „in“ (in\doc, in\txt, ...) überwachen, die dorthin gesendete Datei verarbeiten, das konvertierte Dokument im Ordner „out“ speichern und die Quelldatei aus dem Ordner „in*folder*“ löschen.
MyQ überwacht den Ordner „out“, sendet die konvertierte Datei an den Benutzer und löscht sie aus dem Ordner.
Die konvertierte Datei wird an den Ordner oder die E-Mail-Adresse gesendet, die im Textfeld „Scan-Speicher“ des Benutzers im Benutzer-Eigenschaftenfenster angegeben ist.
Die von der OCR-Software an den „out“-Ordner gesendete Datei muss denselben Namen haben wie die Quelldatei im „in***“-Ordner. Wenn der Name der konvertierten Datei von dem der Quelldatei abweicht, wird sie gelöscht, ohne an den Benutzer gesendet zu werden.