Kontingente bearbeiten

Das Fenster mit den Quoten-Eigenschaften öffnet sich unmittelbar nach der Erstellung einer neuen Quote. Um eine bereits vorhandene Quote zu öffnen, doppelklicken Sie in der Liste auf der Hauptregisterkarte „Quoten“ (MyQ, Quoten) darauf. Nachdem Sie die Eigenschaften festgelegt haben, klicken Sie auf „Speichern“, um die Änderungen zu übernehmen.

Jede Quote verfügt über die folgenden Eigenschaften:

Grundeinstellungen: Aktivieren und Benennen der Quote

• Jede Quote ist standardmäßig aktiviert. Um sie zu deaktivieren oder wieder zu aktivieren, klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktiviert“.

• Geben Sie den Namen in das Textfeld „Titel“ ein.

Zeitraum

• Wählen Sie in der Liste „Zeitraum“ den Rücksetzzeitraum für die Quote aus (Tag, Woche, Monat, Quartal, Halbjahr, Jahr, Letzte X Tage). Der Standardzeitraum ist „Monat“. Der Zeitraum „Letzte X Tage“ zählt die Anzahl der Seiten oder die Gesamtkosten der letzten X Tage. Wenn die Quote beispielsweise 10 Seiten über drei Tage beträgt und der Benutzer vorgestern 5 Seiten und gestern zwei Seiten gedruckt hat, kann er heute bis zu drei Seiten drucken.

• Wählen Sie in der Liste „Periodenbeginn“ das Datum, an dem der Zeitraum für die Zeiträume „Monat“, „Quartal“, „Halbjahr“ und „Jahr“ beginnt, den Wochentag für den Zeitraum „Woche“ oder die Anzahl der Tage für den Zeitraum „Letzte X Tage“.

  • Wenn Sie den Tageszeitraum wählen, müssen Sie im Feld „Kontingent zurücksetzen um“ auch eine Uhrzeit festlegen.

Überwachte Benutzer oder Gruppen

Sie müssen aus drei Optionen bezüglich des Geltungsbereichs der Quote wählen. Sie kann für einen Benutzer, für alle Mitglieder einer Gruppe oder für eine Kostenstelle gelten.

• Um einen Benutzer auszuwählen, für den die Quote gelten soll, wählen Sie die Option „Benutzer“ und wählen Sie dann den Benutzer aus der Liste aus.

• Um eine Gruppe auszuwählen und die Quote auf alle ihre Mitglieder anzuwenden, wählen Sie die Option „Mitglieder einer Gruppe“ und wählen Sie die Gruppe aus der Liste aus. Auf diese Weise gilt die Quote für jeden Benutzer unabhängig; wenn das Limit zehn Seiten beträgt, kann jeder Benutzer zehn Seiten drucken.

• Um eine Abrechnungsgruppe oder eine Kostenstelle auszuwählen, für die das Kontingent gilt, wählen Sie die Option „Abrechnungsgruppe“ oder „Kostenstelle“ und wählen Sie dann die Abrechnungsgruppe oder Kostenstellengruppe aus der Liste aus (diese Option hängt von den Accounting SettingsAbrechnungseinstellungen ab; die dort ausgewählte Option wird unter „Kontingent“ angezeigt). Auf diese Weise trägt jedes Mitglied zum Gesamtkontingent bei. Wenn das Limit bei zehn Seiten liegt und ein Mitglied sieben Seiten druckt, bleiben nur noch drei Seiten für die Gruppe übrig.

Überwachter Wert

• Wenn Sie „Kosten“ als überwachten Wert auswählen, wird das Kontingent anhand der ausgegebenen Geldsumme berechnet.

  • Festlegen des Kontingentkostenlimits

• Wenn Sie „Seiten“ als überwachten Wert auswählen, wird das Kontingent anhand der Anzahl der gedruckten, kopierten und/oder gescannten Seiten berechnet.

  • Legen Sie die Gesamtzahl für „Drucken & Kopieren“, „Drucken & Kopieren – Farbe“, „Drucken & Kopieren – Schwarzweiß“ (unterstützt von Terminals 8.1 oder neuer) und „Scannen“ in Seiten fest.

Wenn der überwachte Wert auf 0 gesetzt ist, ist diese Funktion für dieses Kontingent deaktiviert. Wenn beispielsweise der Wert für „Druck- und Kopierseiten in Farbe“ auf 0 gesetzt ist, können innerhalb dieses Kontingents keine Farbseiten gedruckt oder kopiert werden. Entsprechend werden keine E-Mail-Benachrichtigungen versendet, die darauf hinweisen, dass dieses Kontingentlimit erreicht wurde.

Maßnahmen bei Erreichen der Warnstufe

• Geben Sie die Warnstufe (in %) in das Textfeld „Warnstufe“ ein. Sobald der Prozentsatz des Gesamtlimits erreicht ist, wird eine Warn-E-Mail an den Benutzer gesendet.

• Wenn Sie möchten, dass auch eine andere Person (z. B. der Vorgesetzte des Benutzers) benachrichtigt wird, sobald die Warnstufe erreicht ist, wählen Sie die Benutzer oder E-Mail-Konten im Kombinationsfeld „Benachrichtigung senden an“ aus oder geben Sie diese ein.

Maßnahmen bei Erreichen der Quote

• Sie können einen oder mehrere Vorgänge deaktivieren, sobald das Kontingent erreicht oder überschritten ist.

  • Wenn der überwachte Wert „Kosten“ ist, wählen Sie diese unter „Vorgänge deaktivieren“ aus. Die Optionen sind „Drucken“, „Kopieren“, „Farbdruck“ (auf Terminals 8.1 oder neuer), „Farbkopie“ (auf Terminals 8.1 oder neuer) und „Scannen“.

  • Wenn der überwachte Wert „Seiten“ ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Vorgang deaktivieren“, und der Vorgang, der das Limit erreicht hat, wird deaktiviert.

• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Aktuellen Auftrag bei Erreichen beenden“, wenn Sie den aktuellen Auftrag unterbrechen möchten, sobald das Kontingent erreicht ist. Wenn sowohl „Vorgang deaktivieren“ als auch „Aktuellen Auftrag bei Erreichen beenden“ aktiviert sind, wird der Auftrag unterbrochen, sobald das Kontingent erreicht ist, und der Benutzer wird zum
  MyQ-Startbildschirm weitergeleitet. Wenn „Vorgang deaktivieren“ aktiviert ist und „Aktuellen Auftrag bei Erreichen beenden“ nicht, wird der aktuelle Auftrag beendet und der Benutzer wird zum MyQ-Startbildschirm weitergeleitet.

  • Die Aktion wird von der Scan-Quote nicht unterstützt

• Wenn Sie möchten, dass auch eine andere Person (z. B. der Vorgesetzte des Benutzers) benachrichtigt wird, sobald das Kontingent erreicht ist, wählen Sie die Benutzer oder E-Mail-Konten im Kombinationsfeld „Benachrichtigung senden an“ aus oder geben Sie diese ein.