Dans le domaine de la gestion de l'impression, l'intégrité des données comptables – c'est-à-dire la correspondance entre l'utilisation rapportée et ce qui se passe réellement sur un périphérique – est cruciale tant pour la supervision opérationnelle que pour le contrôle des coûts. MyQ se distingue par une approche conçue pour offrir une précision inégalée dans le suivi et le reporting de l'activité des travaux d'impression.
Comptabilité en temps réel validée par les périphériques
La plupart des solutions de gestion d'impression estiment le nombre de pages imprimées en analysant les travaux avant qu'ils n'atteignent le périphérique et partent du principe que tout se déroule comme prévu. MyQ, en revanche, s'appuie sur une communication en temps réel avec le matériel d'impression pour garantir que ses enregistrements reflètent la réalité plutôt que des hypothèses.
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Les signaux des périphériques régissent la création de rapports
MyQ écoute directement le périphérique d'impression, n'enregistrant les pages que lorsque le périphérique lui-même confirme leur production. Le nombre de pages n'est pas mis à jour au moment où un travail est lancé, mais uniquement lorsque le périphérique termine chaque travail d'impression. Si un utilisateur lance un travail d'impression de 500 pages et que quelque chose interrompt le processus, par exemple une annulation, un bourrage papier ou une erreur du périphérique, MyQ n'enregistre et ne comptabilise que les pages physiquement imprimées, et non le total demandé. -
Intégration avec les terminaux
embarqués et SNMP En s’intégrant aux terminaux embarqués et en utilisant des protocoles de communication d’imprimante standard (tels que SNMP), MyQ met à jour l’activité d’impression en fonction des sorties précises des périphériques. Cela garantit que les rapports et la facturation correspondent toujours parfaitement à ce qui est réellement sorti de l’imprimante. -
Impression directe depuis les périphériques – Comptabilité embarquée
Comme MyQ est conçu pour faciliter la vie des utilisateurs, peu importe la manière dont vous imprimez, numérisez, copiez ou faxez : une comptabilité précise est garantie. Même si un fichier provient d’un stockage cloud ou est envoyé directement à un périphérique d’impression, Easy Print et les autres Easy Actions sont configurés pour enregistrer correctement les dépenses, quelles que soient les circonstances. -
Pas de conjectures, pas de surfacturation
Comme MyQ attend le retour définitif du périphérique, les utilisateurs et les organisations ne sont jamais facturés pour les pages qui ne s’impriment pas. Qu’un travail s’achève comme prévu ou soit interrompu en cours, la base de données de comptabilité correspondra au résultat, éliminant ainsi la surfacturation, un problème fréquent avec les systèmes qui s’appuient sur des estimations ou des présomptions.
Fonctionnalités améliorant la précision
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Analyse des travaux et estimations instantanées des coûts Le puissant
analyseur de travaux de MyQ fournit aux utilisateurs des estimations précoces des coûts ou des quotas, mais surtout, la comptabilité finale n'est établie qu'après confirmation de l'achèvement du travail par le périphérique. -
Surveillance continue de l'état
des périphériques MyQ suit non seulement les impressions, mais aussi les événementsliés aux imprimantes, ce qui permet aux administrateurs d'identifier les interruptions ou les pannes susceptibles d'affecter l'utilisation et les coûts réels.
Pourquoi est-ce important ?
Une comptabilité précise et vérifiée par les périphériques présente des avantages concrets :
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Les organisations ne paient que pour les ressources réellement consommées.
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Les litiges ou la confusion concernant les pages facturables sont en grande partie éliminés.
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Les données de gestion de l'impression constituent une base fiable pour la budgétisation et la planification.
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Les administrateurs et les utilisateurs bénéficient d'une transparence totale et ont pleinement confiance dans les données d'utilisation communiquées.
Utilisation non authentifiée, comptabilisée avec précision
Il est regrettable, mais assez courant dans le monde des logiciels d'impression, que les factures reçues des prestataires de services ne correspondent pas aux coûts attendus indiqués par la comptabilité. Il n'est pas rare que les services d'assistance reçoivent des réclamations furieuses indiquant qu'un dysfonctionnement est à l'œuvre et que les chiffres ne concordent pas.
Cependant, lorsque MyQ rencontre de tels cas, il est généralement assez simple d'aller au fond du problème. En fonction de l'environnement et de sa configuration, il est possible que toutes les interactions utilisateur comptabilisées ne soient pas également authentifiées. Cela se produit souvent lorsqu'un utilisateur (intentionnellement ou par manque de compréhension) tente de contourner le Print Server MyQ.
Dans la plupart des solutions qui assurent la comptabilisation en fonction de la file d'attente d'impression, ces données de coût seraient perdues, ce qui se traduirait par une action non authentifiée et non comptabilisée. Cependant, lorsque de tels cas se produisent au sein de MyQ, nous suggérons d'inclure les « utilisateurs non authentifiés » dans les rapports concernés, ce qui résout invariablement tout écart de comptabilisation, car MyQ surveille en permanence les compteurs des périphériques.
En substance, même lorsqu’un travail d’impression a contourné MyQ et que nous ne pouvons pas déterminer exactement à qui l’imputer, cette action est néanmoins comptabilisée au niveau du périphérique, garantissant ainsi que, même avec des données imparfaites, les comptes finiront tôt ou tard par s’équilibrer.
En résumé
Les méthodes de comptabilisation centrées sur les périphériques de MyQ éliminent les conjectures et les suppositions qui sont souvent à l’origine d’inexactitudes dans le suivi des travaux d’impression. En enregistrant uniquement ce qui se passe réellement au niveau de l’imprimante, MyQ fournit des données d’utilisation et de coûts d’une précision exceptionnelle et garantit que les utilisateurs ne sont facturés que pour les pages réellement imprimées.
Ce niveau de précision est rarement égalé par les solutions traditionnelles basées sur des estimations. De plus, MyQ maintient ce niveau de précision par défaut, sans ralentir aucun autre processus, ce qui fait de MyQ le choix évident pour les organisations où la responsabilité exacte de l'impression est une priorité.