Précision de la comptabilité des travaux d’impression

Dans le domaine de la gestion d'impression, le intégrité des données comptables - La correspondance entre l'utilisation déclarée et l'utilisation réelle d'un périphérique est essentielle tant pour la supervision opérationnelle que pour le contrôle des coûts. MyQ se distingue par une approche conçue pour précision inégalée dans le suivi et la création de rapports sur les activités de travaux d'impression.

Comptabilité en temps réel et validée par les périphériques

La plupart des solutions de gestion d'impression estiment le nombre de pages imprimées en analysant les travaux avant qu'ils n'atteignent le périphérique et supposer tout se déroule comme prévu. MyQ, en revanche, s'appuie sur Communication en temps réel avec le matériel d'impression afin de garantir que ses registres reflètent la réalité plutôt que des suppositions.

Les signaux des périphériques régissent la communication des informations
MyQ est directement connecté au périphérique d'impression et n'enregistre les pages que lorsque le périphérique confirme leur production. Le nombre de pages n'est pas mis à jour au moment où la tâche est lancée, mais uniquement lorsque le périphérique termine chaque travail d'impression. Si un utilisateur lance une tâche d'impression de 500 pages et que le processus est interrompu, par exemple en raison d'une annulation, d'un bourrage papier ou d'une erreur du périphérique, MyQ enregistre et comptabilise uniquement les pages imprimées physiquement, et non le montant total demandé.
Embedded Terminal et intégration SNMP
En s'intégrant à des Embedded Terminal et en utilisant des protocoles de communication d'imprimante standard (tels que SNMP), MyQ met à jour l'activité d'impression en fonction des sorties précises des périphériques. Cela garantit que les rapports et la facturation correspondent toujours parfaitement à ce qui a réellement été imprimé.
Impression directe à partir des périphériques – Comptabilité embarquée
MyQ étant conçu pour faciliter la vie des utilisateurs, peu importe la manière dont vous imprimez, numérisez, copiez ou faxez, la comptabilité précise est garantie. Même si un fichier provient du stockage cloud, directement sur un périphérique d'impression, Easy Print et autres Actions simples sont configurés pour enregistrer correctement les dépenses, quelles que soient les circonstances.
Pas de conjectures, pas de frais excessifs
Étant donné que MyQ attend la confirmation définitive du périphérique, les utilisateurs et les organisations ne sont jamais facturés pour les pages qui n'ont pas été imprimées. Qu'un travail soit terminé comme prévu ou interrompu en cours de route, la base de données comptable correspondra au résultat, éliminant ainsi la surfacturation, un problème fréquent avec les systèmes qui reposent sur des estimations ou des présomptions.

Fonctionnalités améliorant la précision

Analyse des travaux et devis instantanés
La robustesse de MyQ analyseur de tâches fournit aux utilisateurs des estimations préliminaires des coûts ou des quotas, mais il est important de noter que le décompte final n'est établi qu'après confirmation de l'achèvement des travaux par le périphérique.
Surveillance continue de l'état des périphériques
MyQ ne se contente pas de suivre les impressions, mais également événements de l'imprimante, permettant aux administrateurs d'identifier les interruptions ou les défaillances susceptibles d'affecter l'utilisation réelle et les coûts.

Pourquoi est-ce important ?

Une comptabilité précise et vérifiée par des périphériques présente des avantages pratiques :

Les organisations ne paient que pour les ressources effectivement utilisées.
Les litiges ou les confusions concernant les pages facturables sont en grande partie éliminés.
Les données de gestion de l'impression constituent une base fiable pour l'établissement du budget et la planification.
Les administrateurs et les utilisateurs bénéficient d'une transparence totale et d'une confiance absolue dans les données d'utilisation communiquées.

Utilisation non authentifiée, comptabilisée avec précision

Il est regrettable, mais assez courant dans le domaine des logiciels d'impression, que les factures reçues des prestataires de services ne correspondent pas aux coûts prévus indiqués par la comptabilité. Il n'est pas rare que les services d'assistance reçoivent des réclamations de clients mécontents qui signalent un dysfonctionnement et des chiffres qui ne concordent pas.

Cependant, lorsque MyQ rencontre de tels cas, il est généralement assez simple d'identifier la cause du problème. En fonction de l'environnement et de sa configuration, il est possible que toutes les interactions des utilisateurs ne soient pas comptabilisé est également authentifiéCeci se produit fréquemment lorsqu'un utilisateur (intentionnellement ou par manque de compréhension) tente de contourner le Print Server MyQ.

Dans la plupart des solutions qui assurent le suivi comptable en fonction de la mise en file d'attente d'impression, ces données de coût seraient perdues, ce qui entraînerait une non authentifié et non comptabilisé action. Toutefois, lorsque de tels cas se produisent dans MyQ, nous recommandons d'inclure *utilisateur non authentifié dans les rapports pertinents, ce qui permet de résoudre systématiquement tout écart comptable, car MyQ surveille en permanence les compteurs des périphériques.

En substance, même lorsqu'un travail d'impression a contourné MyQ et que nous ne pouvons pas déterminer avec précision à qui l'attribuer, cette action est néanmoins comptabilisée sur un périphérique, garantissant ainsi que, même avec des données incomplètes, les comptes finiront par s'équilibrer.

En résumé

Les méthodes de comptabilité centrées sur les périphériques de MyQ éliminent les approximations et les hypothèses qui sont souvent à l'origine d'inexactitudes dans le suivi des travaux d'impression. En enregistrant uniquement ce qui est nécessaire, MyQ garantit une précision optimale dans le suivi des travaux d'impression. se produit effectivement À l'imprimante, MyQ offre Données d'utilisation et de coûts d'une précision exceptionnelle et garantit que les utilisateurs ne sont facturés que pour les pages effectivement imprimées.

Ce niveau de précision est rarement atteint par les solutions traditionnelles basées sur des estimations. De plus, MyQ maintient ce niveau de précision par défaut, sans ralentir aucun autre processus, ce qui en fait le choix évident pour les organisations où la responsabilité exacte en matière d'impression est une priorité.