Pour envoyer un document numérisé vers l'OCR, l'adresse e-mail du destinataire saisie doit être au format : myqocr.*dossier*@myq.local, où dossier correspond au dossier dans lequel le document est enregistré avant d'être traité par le logiciel OCR, par exemple DOC ou PDF. Si le dossier n'existe pas, MyQ le créera.
Le logiciel OCR doit surveiller les sous-dossiers de documents du dossier « in » (in\doc, in\txt, etc.), traiter le fichier qui y a été envoyé, enregistrer le document converti dans le dossier « out » et supprimer le fichier source du dossier « in*folder* ».
MyQ surveille le dossier « out », envoie le fichier converti à l'utilisateur et le supprime du dossier.
Le fichier converti est envoyé vers le dossier ou l'adresse e-mail indiqué(e) dans la zone de texte « Stockage des numérisations de l'utilisateur », dans le panneau des propriétés de l'utilisateur.
Le fichier envoyé vers le dossier « out » par le logiciel OCR doit porter le même nom que le fichier source dans le dossier « in*** ». Si le nom du fichier converti diffère de celui du fichier source, il est supprimé sans être envoyé à l'utilisateur.