La reconnaissance optique de caractères (OCR) est un service qui convertit les documents numérisés en un format consultable et modifiable, tel qu'un document MS Word ou un PDF. Si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité, vous pouvez soit utiliser le serveur de reconnaissance optique de caractères (OCR) MyQ, disponible à l'achat dans le cadre de la solution MyQ, soit une application tierce.
Les utilisateurs peuvent envoyer le fichier numérisé vers l'OCR sans utiliser la fonctionnalité Easy Scan, simplement en envoyant le fichier à des adresses e-mail prédéfinies. Cependant, l'utilisation d'Easy Scan simplifie le processus de sélection de la bonne option OCR et d'envoi du fichier.
Pour activer l'utilisation de l'OCR avec Easy Scan, vous devez créer des profils OCR et permettre aux utilisateurs de les sélectionner sur le terminal intégré. En configurant les profils, vous définissez les dossiers d'entrée pour le logiciel OCR. Le nom du profil doit être en rapport avec l'action OCR définie pour ce dossier d'entrée. Par exemple, si vous souhaitez convertir les documents du dossier au format DOC, vous pouvez nommer le profil OCRDOC et demander au logiciel de convertir chaque document numérisé vers ce profil (stocké dans le dossier OCRDOC) au format Microsoft Word.
Pour configurer la fonctionnalité OCR :
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Créez un profil OCR : accédez à MyQ, Paramètres, Numérisation et OCR. Dans la section OCR, cliquez sur Ajouter à côté de Profils et saisissez le nom du profil.
Les profils OCR sont ajoutés aux valeurs du paramètre Format de l'action Easy Scan.
Dans le champ Dossier de travail OCR, vous pouvez modifier le dossier dans lequel les données numérisées sont envoyées. Cependant, il n'est pas recommandé de modifier le dossier par défaut (C:\ProgramData\MyQ\OCR).
Le dossier OCR contient trois sous-dossiers : in, out, profiles. Dans le dossier in, les documents numérisés sont stockés avant d'être traités. Dans le dossier out, les documents traités sont enregistrés par le logiciel OCR et sont prêts à être envoyés. Dans le dossier profiles, vos profils OCR sont stockés.
Pour permettre aux utilisateurs de sélectionner le dossier OCR approprié sur le terminal intégré :
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Dans le panneau des propriétés du nœud d'action Easy Scan, sous l'onglet Paramètres, double-cliquez sur le paramètre Format. Décochez la case Interdire la modification de la valeur, puis cliquez sur Enregistrer.
Traitement OCR
Le logiciel OCR doit surveiller les sous-dossiers de documents du dossier « in » (in\OCRDOC, in\OCRTXT, etc.), traiter le fichier qui y est envoyé, enregistrer le document converti dans le dossier « out » et supprimer le fichier source du dossier « in*** ».
MyQ surveille le dossier « out », envoie le fichier converti vers les destinations définies dans l'onglet Destinations et le supprime du dossier.
Le fichier envoyé dans le dossier « out » par le logiciel OCR doit porter le même nom que le fichier source dans le dossier « in*** ». Si le nom du fichier converti diffère de celui du fichier source, il est supprimé sans être envoyé à l'utilisateur.