MyQ X fournit des flux de travail d'impression sécurisés complets qui permettent à l'utilisateur de contrôler entièrement la publication des documents tout en empêchant l'exposition d'informations sensibles dans les bacs de sortie des imprimantes. Ces flux de travail sont essentiels pour les organisations qui exigent une sécurité stricte des documents et une responsabilité des utilisateurs.
Mise en œuvre de la libération sécurisée des impressions
La fonction Hold Print garantit que les travaux d'impression ne sont jamais immédiatement transmis à l'imprimante. Les documents sont stockés en toute sécurité sur le serveur MyQ et ne sont imprimés qu'après authentification de l'utilisateur autorisé sur le périphérique d'impression, ce qui empêche que des documents sans surveillance ne soient laissés dans les bacs de sortie.
La fonction impression sécurisée va encore plus loin en permettant aux utilisateurs de libérer leurs travaux sur n'importe quel périphérique compatible du système d'impression, et pas seulement sur l'appareil auquel ils ont initialement envoyé le travail. Cette flexibilité est particulièrement utile lors de la maintenance des équipements ou lorsque les utilisateurs doivent imprimer à partir de différents endroits.
Plusieurs méthodes d'authentification prennent en charge la fonction Secure Print Release, notamment les codes PIN, les badges, les mots de passe, les codes QR avec vérification biométrique et les combinaisons d'authentification à deux facteurs. Cette flexibilité permet de répondre aux diverses exigences de sécurité des organisations.
Workflows d'impression sécurisée
Impression sécurisée offre des avantages significatifs tant pour les administrateurs que pour les utilisateurs finaux :
Avantages administratifs :
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Éliminez les piles de documents laissés sans surveillance sur les imprimantes de bureau
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Appliquez des comportements d'impression responsables et des politiques de sécurité des documents
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Gestion de toutes les impressions via une file d'impression unique et unifiée
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Réduction du gaspillage d'impression et des coûts associés grâce aux options de prévisualisation et de réglage
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Prise en charge de l'impression flexible sur plusieurs périphériques
Avantages pour l'utilisateur :
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Les documents confidentiels restent sécurisés jusqu'à leur publication explicite
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Imprimez sur n'importe quel périphérique autorisé au sein de l'organisation
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Prévisualisez les documents sur le terminal intégré avant leur publication
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Modification des options d'impression (couleur, recto verso, finition) même après l'envoi des travaux
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Modification des destinations d'impression sur les périphériques si l'imprimante d'origine n'est pas disponible
Délai d'expiration des travaux d'impression et suppression automatique
MyQ X met en œuvre des procédures de nettoyage automatique pour éviter l'exposition prolongée des documents :
Périodes de conservation configurables : les administrateurs définissent la durée de conservation des fichiers de travaux d'impression sur le serveur MyQ avant leur suppression automatique, en trouvant le juste équilibre entre les exigences opérationnelles et les besoins en matière de sécurité.
Gestion du délai d'expiration des travaux : les travaux qui ne sont pas lancés dans les délais spécifiés sont automatiquement supprimés de la file d'attente, ce qui empêche l'accumulation de documents oubliés ou abandonnés sur les serveurs.
Déconnexion automatique : les sessions sur les périphériques expirent automatiquement après des périodes définies par l'administrateur, ce qui empêche l'accès non autorisé aux documents sur les terminaux abandonnés.
Filigranes et signatures numériques
Le filigrane permet la traçabilité des documents en ajoutant des superpositions personnalisables aux pages imprimées, qui peuvent inclure :
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Des mentions de confidentialité
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Dates et horodatages d'impression
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Le nom de la personne qui imprime le document
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Informations d'identification de l'imprimante
Ces filigranes peuvent être appliqués à toutes les pages ou à certaines pages sélectionnées, créant ainsi une piste d'audit qui permet d'identifier les documents divulgués et de remonter jusqu'à leur source.
Aperçu avant impression et validation du contenu
Le moteur d'aperçu avant impression permet aux administrateurs de vérifier les travaux d'impression avant leur lancement :
Formats pris en charge : la fonctionnalité d'aperçu prend en charge les trois langages de description de page les plus courants : PCL 5, PCL 6 et PostScript.
Contrôle préventif : les administrateurs peuvent rejeter les travaux d'impression non autorisés avant qu'ils n'atteignent le périphérique d'impression, ce qui permet d'éviter les violations de politique et de protéger les informations sensibles.
Filtrage basé sur le contenu : l'intégration avec les systèmes OCR et de gestion de documents permet d'appliquer des politiques de numérisation basées sur l'analyse du contenu des documents.
Gestion des erreurs et récupération sécurisée des travaux
MyQ X met en œuvre une gestion robuste des erreurs afin de maintenir la sécurité en cas de dysfonctionnement des périphériques :
Protection contre les erreurs de périphériques : lorsqu'un périphérique d'impression entre en état d'erreur (bourrage papier, toner épuisé), les documents sont conservés plutôt que d'être automatiquement imprimés une fois l'erreur résolue, ce qui permet à l'utilisateur de contrôler le moment de la libération.
Préservation de la session : si un périphérique devient indisponible en cours de session, le système MyQ préserve la session utilisateur et permet de la poursuivre sur d'autres périphériques sans perdre l'état du document.
Déconnexion automatique du périphérique : en cas d'erreur du périphérique, la déconnexion automatique efface la mémoire du périphérique afin d'empêcher tout accès non autorisé aux documents par le personnel de maintenance ou d'autres utilisateurs.
Cette architecture complète de flux de travail d'impression sécurisée garantit aux organisations un contrôle strict de la sécurité des documents tout au long du cycle de vie de l'impression, tout en favorisant la flexibilité opérationnelle et la productivité des utilisateurs.