MyQ X proporciona flujos de trabajo de impresión seguros y completos que mantienen el control total del usuario sobre la liberación de documentos, al tiempo que evitan que la información confidencial quede expuesta en las bandejas de salida de la impresora. Estos flujos de trabajo son esenciales para las organizaciones que requieren una estricta seguridad de los documentos y la responsabilidad de los usuarios.
Implementación de la liberación segura de impresiones
Hold Print garantiza que los trabajos de impresión nunca se envíen inmediatamente a la impresora. Los documentos se almacenan de forma segura en el servidor MyQ y solo se imprimen después de que el usuario autorizado se autentique en el dispositivo de impresión, lo que evita que se dejen documentos sin supervisar en las bandejas de salida.
Pull Print amplía aún más esta función al permitir a los usuarios liberar sus trabajos en cualquier dispositivo compatible dentro del sistema de impresión, no solo en el dispositivo al que enviaron originalmente el trabajo. Esta flexibilidad es especialmente valiosa durante el mantenimiento de los equipos o cuando los usuarios necesitan imprimir desde diferentes ubicaciones.
Los métodos de autenticación múltiples son compatibles con Secure Print Release, incluidos los códigos PIN, las tarjetas de identificación, las contraseñas, los códigos QR con verificación biométrica y las combinaciones de autenticación de dos factores. Esta flexibilidad se adapta a los diversos requisitos de seguridad de las organizaciones.
Flujos de trabajo de Pull Printing
Pull Print ofrece importantes ventajas tanto para los administradores como para los usuarios finales:
Ventajas administrativas:
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Elimina las pilas de documentos desatendidos en las impresoras de la oficina.
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Aplica un comportamiento de impresión responsable y políticas de seguridad de documentos.
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Gestionar todas las impresiones a través de una única cola de impresión unificada.
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Reducir el desperdicio de impresión y los costes asociados mediante opciones de vista previa y ajuste.
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Admite la impresión flexible en múltiples dispositivos
Ventajas para el usuario:
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Los documentos confidenciales permanecen seguros hasta que se liberan explícitamente
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Imprima en cualquier dispositivo autorizado de la organización
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Previsualice los documentos en el Embedded Terminal antes de liberarlos.
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Modifique las opciones de impresión (color, dúplex, acabado) incluso después de enviar el trabajo
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Cambiar los destinos de impresión en el dispositivo si la impresora original no está disponible.
Tiempo de espera del trabajo de impresión y eliminación automática
MyQ X implementa procedimientos de limpieza automática para evitar la exposición prolongada de los documentos:
Periodos de retención configurables: los administradores definen cuánto tiempo se almacenan los archivos de trabajos de impresión en el servidor MyQ antes de su eliminación automática, equilibrando los requisitos operativos con las necesidades de seguridad.
Gestión del tiempo de espera de los trabajos: los trabajos que no se liberan en los plazos especificados se eliminan automáticamente de la cola de espera, lo que evita que los documentos olvidados o abandonados se acumulen en los servidores.
Cierre de sesión automático: las sesiones del dispositivo caducan automáticamente tras los periodos definidos por el administrador, lo que evita el acceso no autorizado a los documentos en terminales abandonados.
Marcas de agua y firmas digitales
Las marcas de agua permiten la trazabilidad de los documentos añadiendo superposiciones personalizables a las páginas impresas que pueden incluir:
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Designaciones de confidencialidad
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Fechas de impresión y marcas de tiempo
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Nombre de la persona que imprime el documento
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Información de identificación de la impresora
Estas marcas de agua se pueden aplicar a todas las páginas o a páginas seleccionadas, creando un registro de auditoría que ayuda a identificar los documentos filtrados y rastrearlos hasta su origen.
Vista previa del trabajo y validación del contenido
El motor de vista previa de trabajos permite a los administradores revisar los trabajos de impresión antes de su liberación:
Formatos compatibles: la función de vista previa es compatible con los tres lenguajes de descripción de páginas más comunes: PCL 5, PCL 6 y PostScript.
Control preventivo: los administradores pueden rechazar los trabajos de impresión no autorizados antes de que lleguen al dispositivo de impresión, lo que evita el incumplimiento de las políticas y protege la información confidencial.
Filtrado basado en el contenido: la integración con sistemas de OCR y gestión de documentos permite aplicar políticas de escaneo basadas en el análisis del contenido de los documentos.
Gestión de errores y recuperación segura de trabajos
MyQ X implementa un sólido manejo de errores para mantener la seguridad durante los fallos del dispositivo:
Protección contra errores del dispositivo: cuando un dispositivo de impresión entra en estado de error (atascos de papel, falta de tóner), los documentos se retienen en lugar de imprimirse automáticamente cuando se resuelve el error, lo que mantiene el control del usuario sobre el momento de la liberación.
Conservación de la sesión: si un dispositivo deja de estar disponible en mitad de una sesión, el sistema MyQ conserva la sesión del usuario y permite continuar en dispositivos alternativos sin perder el estado del documento.
Cierre de sesión automático del dispositivo: cuando se producen errores en el dispositivo, el cierre de sesión automático borra la memoria del dispositivo para evitar el acceso no autorizado a los documentos por parte del personal de mantenimiento u otros usuarios.
Esta completa arquitectura de flujo de trabajo de impresión segura garantiza que las organizaciones mantengan un control estricto sobre la seguridad de los documentos a lo largo de todo el ciclo de vida de la impresión, al tiempo que favorece la flexibilidad operativa y la productividad de los usuarios.