MyQ X fornisce flussi di lavoro di stampa sicuri e completi che mantengono il pieno controllo dell'utente sul rilascio dei documenti, impedendo al contempo che le informazioni sensibili vengano esposte nei vassoi di uscita della stampante. Questi flussi di lavoro sono essenziali per le organizzazioni che richiedono una rigorosa sicurezza dei documenti e la responsabilità degli utenti.
Implementazione del rilascio sicuro della stampa
Hold Print garantisce che i lavori di stampa non vengano mai rilasciati immediatamente alla stampante. I documenti vengono archiviati in modo sicuro sul server MyQ e stampati solo dopo che l'utente autorizzato ha effettuato l'autenticazione sul dispositivo di stampa, impedendo che documenti incustoditi vengano lasciati nei vassoi di uscita.
Pull Print estende ulteriormente questa funzionalità consentendo agli utenti di rilasciare i propri lavori su qualsiasi dispositivo compatibile all'interno del sistema di stampa, non solo sul dispositivo a cui hanno originariamente inviato il lavoro. Questa flessibilità è particolarmente preziosa durante la manutenzione delle apparecchiature o quando gli utenti devono stampare da luoghi diversi.
I metodi di autenticazione multipli supportano il rilascio sicuro della stampa, inclusi codici PIN, tessere identificative, password, codici QR con verifica biometrica e combinazioni di autenticazione a due fattori. Questa flessibilità soddisfa i diversi requisiti di sicurezza delle organizzazioni.
Flussi di lavoro di Pull Printing
Pull Print offre vantaggi significativi sia per gli amministratori che per gli utenti finali:
Vantaggi amministrativi:
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Eliminazione delle pile di documenti incustoditi sulle stampanti dell'ufficio
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Applicazione di comportamenti di stampa responsabili e politiche di sicurezza dei documenti
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Gestione di tutte le stampe tramite un'unica coda di stampa unificata
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Riduzione degli sprechi di stampa e dei costi associati grazie alle opzioni di anteprima e regolazione
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Supporta la stampa flessibile su più dispositivi
Vantaggi per l'utente:
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I documenti riservati rimangono protetti fino al momento dell'esplicita autorizzazione alla stampa
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Stampa su qualsiasi dispositivo autorizzato nell'organizzazione
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Anteprima dei documenti sull'Embedded Terminal prima del rilascio
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Modifica delle opzioni di stampa (colore, fronte/retro, finitura) anche dopo l'invio del lavoro
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Modifica delle destinazioni di stampa sul dispositivo se la stampante originale non è disponibile
Timeout del lavoro di stampa ed eliminazione automatica
MyQ X implementa procedure di pulizia automatica per impedire l'esposizione prolungata dei documenti:
Periodi di conservazione configurabili: gli amministratori definiscono per quanto tempo i file dei lavori di stampa vengono conservati sul server MyQ prima della cancellazione automatica, bilanciando le esigenze operative con quelle di sicurezza.
Gestione del timeout dei lavori di stampa: i lavori di stampa non rilasciati entro i tempi specificati vengono automaticamente rimossi dalla coda di attesa, impedendo l'accumulo di documenti dimenticati o abbandonati sui server.
Logout automatico: le sessioni dei dispositivi scadono automaticamente dopo periodi definiti dall'amministratore, impedendo l'accesso non autorizzato ai documenti sui terminali abbandonati.
Filigrane e firme digitali
La filigrana consente la tracciabilità dei documenti aggiungendo sovrapposizioni personalizzabili alle pagine stampate che possono includere:
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Indicazioni di riservatezza
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Date di stampa e timestamp
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Nome della persona che stampa il documento
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Informazioni di identificazione della stampante
Queste filigrane possono essere applicate a tutte le pagine o solo a quelle selezionate, creando una traccia di controllo che aiuta a identificare i documenti trapelati e a risalire alla loro fonte.
Anteprima di stampa e convalida dei contenuti
Il motore di anteprima del lavoro consente agli amministratori di rivedere i lavori di stampa prima del rilascio:
Formati supportati: la funzionalità di anteprima supporta i tre linguaggi di descrizione pagina più comuni: PCL 5, PCL 6 e PostScript.
Controllo preventivo: gli amministratori possono rifiutare i lavori di stampa non autorizzati prima che raggiungano il dispositivo di stampa, prevenendo violazioni delle politiche e proteggendo le informazioni sensibili.
Filtraggio basato sul contenuto: l'integrazione con i sistemi OCR e di gestione dei documenti consente di applicare le politiche di scansione in base all'analisi del contenuto dei documenti.
Gestione degli errori e ripristino sicuro dei lavori di stampa
MyQ X implementa una solida gestione degli errori per mantenere la sicurezza durante i malfunzionamenti del dispositivo:
Protezione dagli errori del dispositivo: quando un dispositivo di stampa entra in uno stato di errore (inceppamento della carta, toner esaurito), i documenti vengono trattenuti anziché stampati automaticamente una volta risolto l'errore, mantenendo il controllo dell'utente sui tempi di rilascio.
Conservazione della sessione: se un dispositivo diventa indisponibile durante una sessione, il sistema MyQ conserva la sessione dell'utente e consente di continuare su dispositivi alternativi senza perdere lo stato del documento.
Logout automatico dal dispositivo: quando si verificano errori del dispositivo, il logout automatico cancella la memoria del dispositivo per impedire l'accesso non autorizzato ai documenti da parte del personale di manutenzione o di altri utenti.
Questa architettura completa e sicura del flusso di lavoro di stampa garantisce alle organizzazioni un controllo rigoroso sulla sicurezza dei documenti durante l'intero ciclo di vita della stampa, supportando al contempo la flessibilità operativa e la produttività degli utenti.