Édition des quotas

Le panneau des propriétés du quota s'ouvre immédiatement après la création d'un nouveau quota. Pour ouvrir un quota existant, double-cliquez dessus dans la liste de l'onglet principal Quota (MyQ, Quota). Après avoir défini les propriétés, cliquez sur Enregistrer pour valider les modifications.

Chaque quota dispose de l'ensemble de propriétés suivant :

Paramètres de base : activation et nommage du quota

Chaque quota est activé par défaut. Pour le désactiver ou le réactiver, cliquez sur le bouton Activé.
Saisissez le nom dans la zone de texte Titre.

Période

Dans la liste Période, sélectionnez la période de réinitialisation du quota (Jour, Semaine, Mois, Trimestre, Semestre, Année, X derniers jours). La période par défaut est Mois. La période X derniers jours comptabilise le nombre de pages ou le coût total sur les X derniers jours. Par exemple, si le quota est de 10 pages sur trois jours et que l'utilisateur a imprimé 5 pages avant-hier et deux pages hier, il peut imprimer jusqu'à trois pages aujourd'hui.
Dans la liste Début de la période, sélectionnez la date de début de la période pour les périodes Mois, Trimestre, Semestre et Année, le jour de la semaine pour la période Semaine ou le nombre de jours pour la période X derniers jours.
- Si vous choisissez la période « Jour », vous devez également définir une heure dans le champ « Réinitialiser le quota à ».

Utilisateurs ou groupes surveillés

Vous devez choisir parmi trois options concernant la portée du quota. Il peut s'appliquer à un utilisateur, à tous les membres d'un groupe ou à un centre de coûts.

Pour sélectionner un utilisateur auquel le quota s'applique, sélectionnez l'option Utilisateur, puis choisissez l'utilisateur dans la liste.
Pour sélectionner un groupe et appliquer le quota à tous ses membres, sélectionnez l'option « Membres d'un groupe », puis choisissez le groupe dans la liste. De cette façon, le quota s'applique à chaque utilisateur indépendamment ; si la limite est de dix pages, chaque utilisateur peut imprimer dix pages.
Pour sélectionner un groupe comptable ou un centre de coûts auquel le quota s'applique, sélectionnez l'option Groupe comptable ou Centre de coûts, puis choisissez le groupe comptable ou le centre de coûts dans la liste (cette option dépend des paramètres de comptabilité ; l'option sélectionnée dans ces paramètres s'affiche dans Quota). De cette manière, chaque membre contribue au total. Si la limite est de dix pages et qu'un membre imprime sept pages, il ne reste plus que trois pages pour le groupe.

Valeur surveillée

Si vous sélectionnez Coût comme valeur surveillée, le quota est calculé en fonction du montant dépensé.
- Définir la limite de coût du quota
Si vous sélectionnez Pages comme valeur surveillée, le quota est calculé en fonction du nombre de pages imprimées, copiées et/ou numérisées.
- Définissez les valeurs « Total impression et copie », « Impression et copie couleur », « Impression et copie monochrome » (prise en charge par les terminaux 8.1 ou plus récents) et « Total numérisation » en pages.

Si la valeur surveillée est définie sur 0, cette opération est effectivement désactivée pour ce quota. Par exemple, si la valeur Pages d'impression et de copie couleur est définie sur 0, aucune page couleur ne peut être imprimée ou copiée dans le cadre de ce quota. En conséquence, aucune notification par e-mail n'est envoyée pour signaler que cette limite de quota est atteinte.

Actions entreprises lorsque le niveau d'alerte est atteint

Saisissez le niveau d'alerte (en %) dans la zone de texte Niveau d'alerte. Une fois le pourcentage de la limite globale atteint, un e-mail d'alerte est envoyé à l'utilisateur.
Si vous souhaitez qu'une autre personne soit également notifiée (par exemple, le responsable de l'utilisateur) une fois le niveau d'avertissement atteint, sélectionnez ou saisissez les utilisateurs ou les comptes de messagerie dans la liste déroulante Envoyer une notification à.

Actions entreprises lorsque le quota est atteint

Vous pouvez désactiver une ou plusieurs opérations une fois le quota atteint ou dépassé.
- Si la valeur surveillée est Coût, sélectionnez-les sous Désactiver les opérations. Les options disponibles sont Imprimer, Copier, Imprimer en couleur (sur les terminaux 8.1 ou plus récents), Copier en couleur (sur les terminaux 8.1 ou plus récents) et Numériser.
- Si la valeur surveillée est Pages, cochez la case Désactiver l'opération et l'opération ayant atteint la limite sera désactivée.
Cochez la case « Terminer le travail en cours lorsque la limite est atteinte » si vous souhaitez interrompre le travail en cours lorsque le quota est atteint. Si les cases « Désactiver l'opération » et « Terminer le travail en cours lorsque la limite est atteinte » sont toutes deux cochées, le travail sera interrompu lorsque le quota sera atteint et l'utilisateur sera redirigé vers l'écran d'accueil
de MyQ. Si l'option Désactiver l'opération est cochée et que l'option Terminer le travail en cours lorsque la limite est atteinte ne l'est pas, le travail en cours sera terminé et l'utilisateur sera redirigé vers l'écran d'accueil de MyQ.
- Cette action n'est pas prise en charge par le quota de numérisation
Si vous souhaitez qu'une autre personne soit également notifiée (par exemple, le responsable de l'utilisateur) une fois le quota atteint, sélectionnez ou saisissez les utilisateurs ou les comptes de messagerie dans la liste déroulante « Envoyer une notification à ».