MyQ X bietet umfassende sichere Druck-Workflows, die dem Benutzer die vollständige Kontrolle über die Freigabe von Dokumenten ermöglichen und gleichzeitig verhindern, dass vertrauliche Informationen in den Ausgabefächern der Drucker sichtbar werden. Diese Workflows sind für Unternehmen unerlässlich, die strenge Dokumentensicherheit und Benutzerverantwortlichkeit benötigen.
Implementierung der sicheren Druckfreigabe
Hold Print stellt sicher, dass Druckaufträge niemals sofort an den Drucker freigegeben werden. Die Dokumente werden sicher auf dem MyQ-Server gespeichert und erst gedruckt, nachdem sich der autorisierte Benutzer am Druckgerät authentifiziert hat, wodurch verhindert wird, dass unbeaufsichtigte Dokumente in den Ausgabefächern zurückbleiben.
Pull Print erweitert dies noch weiter, indem es Benutzern ermöglicht, ihre Aufträge auf jedem geeigneten Gerät innerhalb des Drucksystems freizugeben, nicht nur auf dem Gerät, an das sie den Auftrag ursprünglich gesendet haben. Diese Flexibilität ist besonders wertvoll während der Wartung von Geräten oder wenn Benutzer von verschiedenen Standorten aus drucken müssen.
Mehrere Authentifizierungsmethoden unterstützen die sichere Druckfreigabe, darunter PIN-Codes, ID-Karten, Passwörter, QR-Codes mit biometrischer Verifizierung und Kombinationen aus Zwei-Faktor-Authentifizierung. Diese Flexibilität wird den unterschiedlichen Sicherheitsanforderungen von Unternehmen gerecht.
Pull-Printing-Workflows
Pull Print bietet sowohl Administratoren als auch Endbenutzern erhebliche Vorteile:
Vorteile für Administratoren:
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Keine Stapel unbeaufsichtigter Dokumente auf Bürodruckern mehr
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Durchsetzung verantwortungsbewussten Druckverhaltens und von Dokumentensicherheitsrichtlinien
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Verwalten Sie alle Druckaufträge über eine einzige einheitliche Druckwarteschlange
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Reduzierung von Druckabfällen und damit verbundenen Kosten durch Vorschau- und Anpassungsoptionen
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Unterstützung flexibler Druckvorgänge auf mehreren Geräten
Vorteile für den Benutzer:
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Vertrauliche Dokumente bleiben sicher, bis sie ausdrücklich freigegeben werden
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Drucken auf jedem autorisierten Gerät im Unternehmen
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Vorschau der Dokumente auf dem Embedded Terminal vor der Freigabe
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Ändern Sie die Druckoptionen (Farbe, Duplex, Finishing) auch nach der Auftragsübermittlung
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Ändern Sie die Druckziele am Gerät, wenn der ursprüngliche Drucker nicht verfügbar ist
Zeitlimit für Druckaufträge und automatisches Löschen
MyQ X implementiert automatische Bereinigungsverfahren, um eine längere Sichtbarkeit von Dokumenten zu verhindern:
Konfigurierbare Aufbewahrungsfristen: Administratoren legen fest, wie lange Druckauftragsdateien auf dem MyQ-Server gespeichert werden, bevor sie automatisch gelöscht werden, und gleichen so betriebliche Anforderungen mit Sicherheitsanforderungen ab.
Zeitüberschreitungsmanagement für Aufträge: Aufträge, die nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums freigegeben werden, werden automatisch aus der Warteschlange entfernt, wodurch verhindert wird, dass vergessene oder zurückgelassene Dokumente sich auf den Servern ansammeln.
Automatische Abmeldung: Gerätesitzungen werden nach vom Administrator festgelegten Zeiträumen automatisch beendet, wodurch unbefugter Zugriff auf Dokumente an verlassenen Terminals verhindert wird.
Wasserzeichen und digitale Signaturen
Wasserzeichen ermöglichen die Rückverfolgbarkeit von Dokumenten, indem sie gedruckten Seiten anpassbare Überlagerungen hinzufügen, die Folgendes enthalten können:
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Vertraulichkeitskennzeichnungen
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Druckdaten und Zeitstempel
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Name der Person, die das Dokument gedruckt hat
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Informationen zur Identifizierung des Druckers
Diese Wasserzeichen können auf jede Seite oder ausgewählte Seiten angewendet werden und schaffen so einen Prüfpfad, der dabei hilft, durchgesickerte Dokumente zu identifizieren und zu ihrer Quelle zurückzuverfolgen.
Auftragsvorschau und Inhaltsvalidierung
Mit der Job-Vorschau-Engine können Administratoren Druckaufträge vor der Freigabe überprüfen:
Unterstützte Formate: Die Vorschaufunktion unterstützt die drei gängigsten Seitenbeschreibungssprachen – PCL 5, PCL 6 und PostScript.
Präventive Kontrolle: Administratoren können nicht autorisierte Druckaufträge ablehnen, bevor sie das Druckgerät erreichen, wodurch Richtlinienverstöße verhindert und sensible Informationen geschützt werden.
Inhaltsbasierte Filterung: Durch die Integration mit OCR- und Dokumentenmanagementsystemen können Scan-Richtlinien auf der Grundlage einer Analyse des Dokumentinhalts durchgesetzt werden.
Fehlerbehandlung und sichere Auftragswiederherstellung
MyQ X implementiert eine robuste Fehlerbehandlung, um die Sicherheit bei Gerätefehlfunktionen aufrechtzuerhalten:
Gerätefehlerschutz: Wenn ein Druckgerät in einen Fehlerzustand gerät (Papierstau, Tonermangel), werden Dokumente zurückgehalten und nicht automatisch gedruckt, sobald der Fehler behoben ist, sodass der Benutzer die Kontrolle über den Zeitpunkt der Freigabe behält.
Sitzungserhaltung: Wenn ein Gerät während einer Sitzung nicht mehr verfügbar ist, behält das MyQ-System die Benutzersitzung bei und ermöglicht die Fortsetzung auf alternativen Geräten, ohne dass der Dokumentstatus verloren geht.
Automatische Geräteabmeldung: Bei Gerätefehlern löscht die automatische Abmeldung den Speicher des Geräts, um einen unbefugten Zugriff auf Dokumente durch Wartungspersonal oder andere Benutzer zu verhindern.
Diese umfassende Architektur für sichere Druck-Workflows gewährleistet, dass Unternehmen während des gesamten Drucklebenszyklus eine strenge Kontrolle über die Dokumentensicherheit behalten und gleichzeitig die betriebliche Flexibilität und die Produktivität der Benutzer unterstützen.